İmza Süreci Aydınlatma Metni

Bu metin, size iletilen bir sözleşmeyi imzalarken veya onaylarken (imzalayan, onaylayan veya taraf sıfatıyla) kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini açıklar. Onaylayan sıfatıyla katılıyorsanız belgeye imza eklemezsiniz; "Onayla" eyleminiz, zamanı ve bağlantı bilgileriniz aynı şekilde kaydedilir. İmza ekranındaki onay adımından bu metne erişebilirsiniz; genel KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası ile birlikte uygulanır.

1. Veri Sorumlusu (Katmanlı)

İmza sürecinde iki ayrı sorumluluk katmanı vardır:

• Sözleşmeyi size gönderen taraf (kişi veya organizasyon), sözleşmedeki kişisel verileriniz (ad-soyad, e-posta, telefon, varsa T.C. Kimlik No, sözleşme içeriği) bakımından bağımsız veri sorumlusudur. imzala.org, bu veriler bakımından gönderen taraf adına veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Bu kişisel verilerin hukuka uygunluğundan ve KVKK m.10 aydınlatmasından gönderen taraf sorumludur; gönderenin kendi aydınlatma metni varsa size onun tarafından da sunulur.
• Codeck Yazılım A.Ş. (imzala.org), imza sürecinin güvenliği ve delil bütünlüğü için kendi hesabına eklediği verilerde (IP adresi, cihaz bilgisi, imza zaman damgası, telefon doğrulama sonucu, bildirim teslim ve tıklama kayıtları, elektronik mühür, TÜBİTAK zaman damgası, gönderen açtıysa AB nitelikli zaman damgası, bütünlük özeti ve varsa biyometrik doğrulama) bağımsız veri sorumlusudur.

İletişim / veri sorumlusu başvuruları: [email protected] - DPO: [email protected].

2. İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon; sözleşme gerektiriyorsa doğum tarihi ve T.C. Kimlik Numarası (kimlik doğrulama ve ispat değeri için).
• İşlem güvenliği / imza delili: bağlantı IP adresiniz, cihaz ve tarayıcı bilgisi, sözleşmeyi görüntüleme ve imzalama zaman damgaları, imza görseli (el yazısı), imzanın bütünlük özeti ve zaman damgası; size gönderilen e-posta bildiriminin teslim ve bağlantı tıklama zamanı ile SMS bildiriminin gönderim zamanı ve (sağlayıcı bildirdiğinde) teslim durumu.
• Telefon doğrulaması (opsiyonel): Sözleşmeyi gönderen taraf bu adımı açtıysa, sözleşmeyi görüntülemeden önce telefon numaranıza SMS ile gönderilen tek kullanımlık doğrulama kodu, doğrulama sonucu ve zamanı işlenir. Kod 5 dakika geçerlidir ve doğrulamanın ardından silinir; doğrulama sonucu ve zamanı sözleşme kaydıyla birlikte saklanır. Bu adım kimliğinizi değil, belgeyi açan kişinin gönderenin girdiği telefon numarasına o anda erişimi olduğunu kaydeder.
• Coğrafi konum (opsiyonel): yalnızca açık rızanızla tam konum (GPS); rıza vermezseniz yalnızca IP'den türetilen yaklaşık konum işlenebilir ve imzayı yine tamamlayabilirsiniz.
• Biyometrik doğrulama (opsiyonel, özel nitelikli): gönderen taraf talep ederse ve yalnızca ayrı açık rızanızla yüz/canlılık doğrulaması veya kimlik kartınızın NFC çipini okuma. Ayrıntı: KVKK Aydınlatma Metni.
• T.C. Kimlik Doğrulama (opsiyonel): Sözleşmeyi gönderen taraf bu adımı açtıysa, ad-soyad, T.C. kimlik numarası ve doğum tarihi bilgilerinizin birbiriyle uyumu Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ/KPS) kayıtları üzerinden yalnızca doğrulama sorgusuyla kontrol edilir; NVİ'ye yeni veri kaydedilmez. Sisteme yalnızca doğrulama sonucu ve tarihi yazılır.
• Kimlik Fotoğrafı Doğrulama (opsiyonel): Sözleşmeyi gönderen taraf bu adımı açtıysa, kimlik kartınızın ön ve arka yüzünü cihazınızın kamerasıyla çekersiniz. Görüntüdeki bilgiler (ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi) optik karakter tanıma (OCR) ve makine tarafından okunabilir alan (MRZ) üzerinden okunarak sözleşmedeki imzacı bilgileriyle eşleştirilir. Yüz tanıma yapılmaz; görüntüden biyometrik şablon çıkarılmaz. Kimlik görüntüleri şifreli olarak saklanır; kimlik kontrolü, sözleşme sürecinin kanıtlanması ve hizmetin işletilmesi (hata giderme, uyuşmazlık incelemesi ve denetim) amaçlarıyla işlenir. Görüntülere yalnızca sınırlı sayıda yetkili personel, kayıt altına alınan erişimle ulaşabilir. Kimlik görüntüsü doğrulamanın tamamlanmasından sonra 90 gün, sonuçsuz kalan denemelerde 30 gün içinde silinir; doğrulamanın yapıldığını gösteren maskeli özet ve eşleşme sonucu sözleşme kaydıyla birlikte saklanmaya devam eder. Ayrıntı: KVKK Aydınlatma Metni.

3. İşleme Amaçları

Sözleşmeyi görüntülemenizi ve imzalamanızı sağlamak; imzanın kime, ne zaman ve hangi koşullarda atıldığını delillendirmek (inkâr edilemezlik); imza sürecinin güvenliğini ve bütünlüğünü sağlamak; kötüye kullanımı önlemek; ilgili mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek.

4. Hukuki Sebep

Veri	Hukuki sebep (KVKK)
Ad-soyad, e-posta, telefon, T.C. Kimlik No, doğum tarihi	m.5/2-c, sözleşmenin ifası (imzalayan taraf)
IP, cihaz/tarayıcı, görüntüleme/imza zaman damgaları, imza görseli, bütünlük özeti	m.5/2-f, meşru menfaat (delil değeri) ve m.5/2-ç, hukuki yükümlülük (5070)
Tam konum (GPS)	m.5/1, açık rıza (opsiyonel)
Biyometrik yüz/canlılık doğrulama	m.6/2, açık rıza (opsiyonel, özel nitelikli)
T.C. kimlik doğrulama sorgusu (NVİ/KPS eşleştirmesi)	m.5/2-f meşru menfaat (kimlik doğruluğu ve delil değeri); m.5/2-ç (5070)
Kimlik belgesi görüntüsü (ön+arka), OCR/MRZ ile okunan bilgilerin eşleşme sonucu	m.5/2-f, meşru menfaat (kimlik doğrulama ve delil değeri) (opsiyonel)
Telefon doğrulama kodu (SMS OTP) ve doğrulama sonucu/zamanı; bildirim e-postası teslim ve tıklama zamanı, SMS gönderim zamanı	m.5/2-f, meşru menfaat (işlem güvenliği ve delil değeri)

İmza sürecinin çekirdek verileri (kimlik, IP, cihaz, imza görseli, zaman damgası) yukarıdaki sebeplere dayandığından bunlar için açık rıza alınmaz. İmza ekranında onayladığınız kutucuk, Kullanım Koşulları'nın kabulü ile bu aydınlatmanın okunduğunun teyididir; KVKK kapsamında bir açık rıza değildir. Açık rıza yalnızca yukarıda opsiyonel olarak işaretli konum ve biyometrik adımlarda ayrıca alınır; Kimlik Fotoğrafı Doğrulama adımı ise meşru menfaat kapsamında işlenir, ayrıca açık rıza gerektirmez, ancak yalnızca gönderen tarafın tercihiyle etkinleşir.

5. Saklama Süreleri

• İmza ve delil verileri (kimlik, IP, cihaz, imza görseli, zaman damgası, onay kaydı, bildirim teslim ve tıklama zamanları): imzalanan sözleşmeyle birlikte, delil değeri ve yasal saklama yükümlülükleri kapsamında 10 yıla kadar (5070, TTK m.82, TBK m.146, HMK m.199).
• Telefon doğrulama kodu: 5 dakika; doğrulama, süre dolumu veya deneme sınırı aşımında silinir, kullanılmayan kodlar en geç ertesi gün otomatik temizlenir. Doğrulama sonucu ve zamanı, imza ve delil verileriyle birlikte 10 yıla kadar saklanır.
• Kimlik belgesi görüntüsü (ön+arka): doğrulama tamamlandıktan sonra 90 gün, sonuçsuz kalan denemelerde 30 gün içinde silinir; kabul edilmeyen belge türüyle yapılan denemelerde görüntü ret üzerine silinir. Bir uyuşmazlık, talep veya yasal inceleme nedeniyle gerekli olması hâlinde görüntü, yalnızca bu ihtiyaç sürdüğü süreyle sınırlı olarak, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla (KVKK m.5/2-e) saklanabilir.
• Kimlik doğrulama kaydı (okunan bilgilerin maskeli özeti, eşleşme sonucu ve doğrulama zaman damgası): imza deliliyle birlikte 10 yıla kadar (5070, TTK m.82 (tacir tarafında), TBK m.146, HMK m.199).
• Biyometrik veriler: en fazla 1 yıl, sonra otomatik silinir/anonimleştirilir.
• Tamamlanmayan/terk edilen imza talepleri: ilgili sözleşme silindiğinde bağlı tüm kayıtlar birlikte silinir.

6. Aktarımlar

• Bildirim iletimi: e-posta için Mailgun (Frankfurt/AB); SMS için gönderen tarafın seçtiği sağlayıcı (NetGSM, Kobikom veya Twilio).
• Zaman damgası: TÜBİTAK KamuSM zaman damgası hizmeti (yurt içi). Sözleşmeyi gönderen taraf Avrupa Birliği geçerli nitelikli zaman damgası (eIDAS) seçeneğini açtıysa, belgenin yalnızca geri döndürülemez özet değeri (SHA-256) ayrıca Avrupa Birliği'nde yerleşik nitelikli bir zaman damgası hizmetine (Sectigo (Europe) SL, İspanya) iletilir; belge içeriği, kimlik bilgileriniz ve IP adresiniz iletilmez.
• Kimlik doğrulama: Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ/KPS) - yurt içi, kamu kurumu; yalnızca ad-soyad/T.C. no/doğum yılı eşleşme sorgusu.
• Altyapı/güvenlik: Cloudflare (bağlantı meta verisi/proxy).
• Sözleşmeyi gönderen tarafa ve sözleşmenin diğer taraflarına aktarım (gösterim yoluyla): Sözleşmeyi görüntüleme ve imzalama/onaylama/reddetme zamanınız, bağlantı IP adresiniz (Tamamlanma Sertifikası'nda son bölümü maskelenmiş), cihaz türünüz, telefon doğrulama sonucu ile e-posta teslim ve bağlantı tıklama zamanı ve SMS gönderim zamanı, sözleşmenin ispatı amacıyla sözleşmeyi size gönderen tarafa kontrol paneli ve Tamamlanma Sertifikası üzerinden; sözleşmenin diğer taraflarına ise sonuç sayfası ve kendilerine verilen Tamamlanma Sertifikası üzerinden gösterilir. Bu taraflar alt-işleyen değil, §1'de açıklanan bağımsız veri sorumlusu katmanıdır.

Güncel tam liste: Alt-İşleyenler. Yurt dışı aktarımlar mevcut sözleşmesel güvenceler kapsamında yapılır.

7. Haklarınız (KVKK m.11)

Kişisel verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeye itiraz ve (varsa) açık rızayı geri çekme haklarınızı [email protected] üzerinden kullanabilirsiniz. Sözleşmedeki kişisel verilerinizle ilgili talepleri, ilgili katmanda sözleşmeyi size gönderen tarafa da iletmeniz gerekebilir.

8. Belgenizin Bir Örneğini Alma ve İmzayı Reddetme

Bu süreç elektronik ortamda yürütülür; attığınız dijital imza, 5070 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde geçerli bir imzadır.

İmzaladığınız belgeyi ve imza/denetim kaydını görüntüleyebilir, indirip yazdırabilirsiniz. İmza tamamlandığında imzalı belgenin bir örneği tarafınıza sağlanır ve bu örneğe daha sonra da erişebilirsiniz; ek bir ücret alınmaz.

İmzalamak zorunda değilsiniz. Devam etmek istemiyorsanız imzayı reddedebilirsiniz; bu durumda süreç durur ve belge imzalanmamış sayılır.

Versiyon: 1.4 - Yürürlük: 29 Ağustos 2026

Sürüm kimliği: 2026-08-29.1

Önceki sürüm: 1.3 (29 Ağustos 2026). Değişiklik: kapsam cümlesine onaylayan sıfatı eklendi (§1: onaylayan belgeye imza eklemez, "Onayla" eylemi, zamanı ve bağlantı bilgisi kaydedilir); §6 gösterim kalemine onaylama eylemi eklendi. Yeni veri kategorisi, amaç veya saklama süresi yoktur.

Sürüm 1.3 (29 Ağustos 2026, kimlik 2026-08-29): Önceki sürüm 1.2 (6 Ağustos 2026). Değişiklik: Telefon doğrulaması (SMS tek kullanımlık kod) ile e-posta teslim/tıklama ve SMS gönderim zamanları işlenen veri, hukuki sebep ve saklama kalemi olarak; görüntüleme, IP, cihaz ve doğrulama kayıtlarının sözleşmeyi gönderen tarafa gösterimi §6'ya eklendi (§1, §2, §4, §5, §6). Bu kalemler mevcut "işlem güvenliği / imza delili" amacı ve 10 yıla kadar saklama süresi kapsamındadır; yeni bir işleme amacı veya saklama süresi getirilmemiştir.

Sürüm 1.2 (6 Ağustos 2026): T.C. Kimlik Doğrulama (NVİ/KPS eşleştirmesi) işlenen veri, hukuki sebep ve aktarım kalemi olarak eklendi (§2, §4, §6).