KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve AB Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak aşağıdaki hususları bilgilerinize sunarız.

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Codeck Yazılım A.Ş. ("Şirket", "imzala.org") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

1.1 Veri Sorumlusu / Veri İşleyen İlişkisi

Platform Kullanıcıları, sözleşme tarafları ve imzacılar gibi üçüncü kişilerin kişisel verilerini Platform'a girdiklerinde, bu veriler bakımından KVKK kapsamında bağımsız Veri Sorumlusu statüsündedir. imzala.org bu verileri, Kullanıcı adına Veri İşleyen sıfatıyla işlemektedir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Aşağıda işlenebilecek kişisel veri kategorileri detaylı şekilde listelenmiştir:

2.1 Kimlik Verileri

• Ad, soyad
• Doğum tarihi
• TC kimlik numarası (imza süreçlerinde kimlik doğrulaması ve imza sürecinin güvenilirliği ile ispat değerinin desteklenmesi için; ayrıca kurumsal faturalandırma ve fatura sözleşmesi tarafı tanımlama için)
• Kimlik kartı seri numarası (T.C. Kimlik Doğrulama adımında toplanabilir)

2.2 İletişim Verileri

• E-posta adresi
• Telefon numarası
• Posta adresi (fatura için)

2.3 Hesap ve Kimlik Doğrulama Verileri

• Şifre (bcrypt hash, asla düz metin değil)
• Doğrulama kodları (OTP, 5 dakika içinde otomatik silinir)
• OAuth üçüncü taraf kimlikleri (Google / Apple / Facebook / Twitter): dış kimlik doğrulayıcının sağladığı kullanıcı kimliği ve giriş sırasında ilettiği bilgiler. Google'dan ve Facebook'tan kullanıcı kimliği, e-posta adresi, ad-soyad ve profil fotoğrafı adresi; Twitter'dan kullanıcı kimliği, ad-soyad ve profil fotoğrafı adresi (e-posta adresi alınmaz); Apple'dan Apple kullanıcı kimliği, e-posta adresi (tercih ederseniz Apple'ın sağladığı gizli aktarma adresi) ve paylaşırsanız ad-soyad alınır. Apple ile giriş mobil uygulamada sunulur.
• Şifre sıfırlama tokenları (e-posta bağlantısıyla sıfırlamada 1 saat, telefonla sıfırlamada 15 dakika geçerlidir; süre sonunda otomatik silinir)
• Magic link tokenları (süre sonu sonrası otomatik silinir)
• Oturum kaydı (refresh token): oturum anahtarı, cihaz/tarayıcı bilgisi, IP adresi, oluşturulma / son kullanım / geçerlilik zamanı; İmzala Masaüstü uygulamasında kullanıcının seçtiği oturum süresi boyunca (7, 30, 90 veya 365 gün, varsayılan 30 gün) saklanır, iptal edilen veya yenilenen (rotate) kayıtlar en geç 30 gün içinde silinir (ayrıntı: §2.14)
• İki adımlı doğrulama kayıtları: yöntemin türü ve durumu; kimlik doğrulama uygulaması (TOTP) için şifrelenmiş gizli anahtar ve son kullanılan kod sayacı; geçiş anahtarı (passkey) için kimlik bilgisi kimliği, açık anahtar, kullanım sayacı, doğrulayıcı model tanımlayıcısı (AAGUID), bağlantı türleri ve eşitlenebilirlik bilgisi (parmak izi, yüz gibi biyometrik veriniz cihazınızda kalır, bize iletilmez); yöntemin etiketi ve son kullanım zamanı. Kaldırdığınız yöntemin gizli anahtarı veya açık anahtarı silinir; kayıtlar hesabınız silindiğinde silinir.
• Yedek kurtarma kodları: kodların kendisi değil, yalnızca geri döndürülemez özetleri (bcrypt hash), her kodun kullanım zamanı ve kullanıldığı IP adresi; kodlar yeniden oluşturulduğunda önceki kodlar geçersiz kılınır, kayıtlar hesabınız silindiğinde silinir.
• Güvenilir cihaz kaydı ("bu bilgisayarı hatırla"): cihaz tokenının geri döndürülemez özeti (hash), platform ve uygulama sürümünden türetilen bir etiket, oluşturulma / son kullanım / geçerlilik zamanı ve iptal durumu; cihazın adı (hostname) toplanmaz (ayrıntı: §2.14)

2.4 Sözleşme ve İmza Verileri

• Sözleşme metadatası (başlık, taraflar, tarih)
• İmza görseli (S3 referansı)
• Dijital imza hash (KMS imza)
• İmza zaman damgası (TÜBİTAK KAMU SM RFC 3161; seçenek açıksa ayrıca AB nitelikli zaman damgası)
• İmza IP adresi, görüntüleme IP adresi
• İmza coğrafi konum verisi (tarayıcı/GPS tam konumu açık rıza ile; IP adresinden türetilen il/ülke düzeyinde yaklaşık konum meşru menfaat ile; ayrıntı §2.12)
• İmza cihaz bilgisi (tarayıcı user-agent)
• İmza sayfası etkileşim kaydı (sayfa açılışı, görüntülenen bölüm oranları ve sayfalar, adım düğmeleri, alan penceresi açma: alan türü; alan değeri kaydedilmez)

2.5 Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Biyometrik (KVKK m.6)

2.6 Ödeme Verileri

• Fatura bilgileri (ad, adres, vergi no; kurumsal müşteriler için)
• Ödeme servis sağlayıcısı (PayTR) kullanıcı tokenı (kart numarası DEĞİLDİR)
• Tekrarlı ödeme tokenı: Abonelik yenilemesi ve ücretsiz deneme sonunda otomatik tahsilat yapabilmek için, PayTR tarafından üretilen ödeme tokenı (kart referansı) ile birlikte kartınızın yalnızca son 4 hanesi, kart markası (Visa / Mastercard vb.) ve son kullanma ay/yılı
• Ödeme ve işlem geçmişi metadatası (tutar, tarih, durum)
• Ücretsiz deneme verileri: deneme başlangıç / bitiş tarihi, otomatik tahsilat tarihi, doğrulama provizyonu kaydı ve iptal durumu

2.7 İşlem Güvenliği Verileri

• IP adresi, son giriş IP'si
• Cihaz bilgisi ve tarayıcı sürümü
• Audit log (KMS, K8s, uygulama)
• Oturum bilgileri

2.8 Davranış ve Tercih Verileri

• Kullanıcı aktivite geçmişi (UserActivity)
• Bildirim tercihleri (UserPreferences)
• Pazarlama e-postaları opt-in durumu
• Kullanım amacı beyanı: kayıtta ve profil ayarlarında belirttiğiniz, imzala.org'u hangi işler için kullanacağınıza ilişkin seçimleriniz (imza atmak, imza toplamak gibi). Hizmetin hangi işler için kullanıldığının anlaşılması ve müşteri ilişkilerinin yürütülmesi amacıyla işlenir; yalnızca ekibimizin eriştiği yönetim panelinde görüntülenir ve kullanıcılar bu beyana göre gruplandırılabilir (bkz. §2.20). Hukuki sebep meşru menfaattir (KVKK m.5/2-f). Seçiminizi profil ayarlarından değiştirebilirsiniz; beyan, hesabınız kalıcı olarak silindiğinde (30 günlük geri alma süresinin sonunda) silinir. Bu beyan tek başına size tanıtım iletisi gönderilmesine dayanak oluşturmaz.
• Mobil cihaz bildirim jetonu (push gönderimi için cihaz tanımlayıcısı, FcmToken); hesap silindiğinde otomatik silinir

2.9 Pazarlama ve Analitik Verileri (Çerez tabanlı, açık rıza ile; consent reddi hâlinde Consent Mode Advanced anonim sinyali)

• Çerez kimliği (cookie ID) - yalnızca consent verildiğinde
• Anonim kullanıcı kimliği (GA4 client ID, Clarity ID, Meta browser ID) - yalnızca consent verildiğinde
• Sayfa görüntülemeleri, tıklamalar
• Coğrafi konum (il/ülke seviyesinde)
• Enhanced Conversions kapsamında SHA-256 hashlenmiş e-posta / telefon / ad-soyad - yalnızca pazarlama consent verildiğinde
• Satın alma dönüşümünün ölçümünde (ör. e-imza siparişi) IP adresi, tarayıcı bilgisi (user-agent) ve takma ad kullanıcı kimliği (external_id, kullanıcı kimliğinin SHA-256 özeti) - yalnızca pazarlama consent verildiğinde

Consent reddi hâlinde: Google Consent Mode Advanced yapılandırması gereği tarayıcınızdan Google'a IP adresi ve sayfa yolu içeren, çerezsiz/anonim bir ölçüm sinyali (redacted ping) iletilir. Bu sinyalde tanımlayıcı çerez yazılmaz, kimliğinizle eşleştirilmez; yalnızca toplu istatistik ve modellenmiş dönüşüm hesabında kullanılır. Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).

Detay: Çerez Politikası

2.10 Bilgilendirilecek Kişiler (CC) Verileri

Kullanıcı, oluşturduğu sözleşmeye, imza sürecinden bilgilendirilmek üzere üçüncü kişilerin e-posta adreslerini ("Bilgilendirilecek Kişiler") ekleyebilir. Bu kişilere yalnızca sözleşmenin gönderim ve tamamlanma aşamalarında bilgilendirme e-postası iletilir; bu kişiler imza atmaz.

• İşlenen veri: e-posta adresi, varsa ad; "gizli" işaretlenmemişse diğer taraflara görünür ad / e-posta.
• Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c) ve meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
• Sorumluluk: Bu kişileri ekleyen kullanıcı, eklemeye yetkili olduğunu beyan eder (uygulama içi onay). imzala.org veri işleyen sıfatıyla yalnızca iletimi gerçekleştirir.
• Alıcı hakları: Her bilgilendirme e-postasında bilgilendirmeyi durdurma (opt-out) bağlantısı ve bu aydınlatma metnine erişim sunulur. Opt-out talebi anında uygulanır.
• Saklama: Bilgilendirilecek Kişi kaydı ilgili sözleşmeyle birlikte saklanır; sözleşme silindiğinde otomatik silinir. Bağımsız saklama üst sınırı 3 yıldır (sonra otomatik anonimleştirme / silme).
• Aktarım: E-posta iletimi, varsayılan olarak mevcut DPA kapsamındaki alt işleyen Mailgun (Frankfurt / AB) üzerinden gerçekleştirilir. Sözleşmeyi gönderen organizasyon kendi e-posta sağlayıcısını (SMTP veya e-posta API) bağladıysa bilgilendirme e-postası o sağlayıcı üzerinden iletilir; imzalı kopya gönderimi kapatılmadıysa (görünür alıcılarda varsayılan olarak açıktır) tamamlanma e-postasına imzalı sözleşmenin PDF kopyası eklenir. Bu sağlayıcı yurt dışında bulunabilir; sağlayıcı seçimi ve aktarımın hukuki dayanağı öncelikle gönderen kuruluşun sorumluluğundadır (bkz. §5.2).

2.10a Belgedeki İsme Göre İmzacı Eşleştirme

Alan Şablonu ile toplu gönderimde kullanıcı, şablondaki bir role kendi rehberinden kişiler tanımlayabilir. Gönderim öncesi önizlemede, o rolün imza alanının düştüğü sayfanın metninde yalnızca bu tanımlı kişilerin adları aranır ve eşleşen kişi o rolün alıcısı olarak önerilir. Sonuç kullanıcıya gösterilir; gönderim kullanıcının onayıyla başlar.

• İşlenen veri: kullanıcının tanımladığı kişilerin ad-soyadı (rehber kaydından); belge sayfasının metni (yalnızca arama sırasında, geçici); eşleşme sonucu (hangi rol hangi kişiyle eşleşti, eşleşmenin bulunduğu sayfa numarası) ve varsa kullanıcının elle yaptığı seçim.
• Belgeden çıkarım sınırı: Belge metninden e-posta, telefon, kimlik numarası gibi veriler çıkarılmaz. Alıcının iletişim bilgisi daima rehberdeki kişi kaydından okunur.
• İşlemenin niteliği: Eşleşme sonucu bir kimlik atfıdır ("bu belge, kayıtlardaki şu kişiye ilişkindir"); bir kimlik veya yetki doğrulaması değildir.
• Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c) ve veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f: toplu gönderimde alıcının doğru belirlenmesi).
• İnsan denetimi: Eşleşme kesin değilse belge gönderilmez; kullanıcı önizlemede her belgeyi görür, seçimi değiştirebilir veya belgeyi gönderimden çıkarabilir. Bu nedenle sonuç, tek başına otomatik sistemle analiz edilerek aleyhe sonuç doğuran bir karar üretmez (KVKK m.11/1-g).
• İtiraz: Kendisine ait olmayan bir belgeyi alan kişi, imza sayfasındaki "Bu kişi ben değilim" seçeneğiyle itiraz edebilir; itiraz eşleştirmeyi geri alır ve gönderene bildirilir.
• Sorumluluk: Kişi listesini tanımlayan kullanıcı, listenin doğruluğundan ve güncelliğinden (örneğin kurumdan ayrılan kişilerin çıkarılmasından) sorumludur; bu akışta kullanıcı veri sorumlusu, imzala.org veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
• Saklama: Sayfa metni yalnızca arama sırasında geçici olarak işlenir, saklanmaz. Eşleşme sonucu ve varsa elle yapılan seçim, ilgili toplu gönderim taslağıyla birlikte saklanır ve taslak silindiğinde silinir; sözleşme oluşturulduysa alıcı bilgisi, o sözleşmenin kendi saklama süresine tabi olur.
• Aktarım: Bu işleme tamamen kendi altyapımızda gerçekleşir; belge metni bu amaçla üçüncü bir tarafa aktarılmaz ve yurt dışına çıkarılmaz.

2.11 Organizasyon Davet Verileri

Bir organizasyon sahibi/yöneticisi, ekibine üye eklemek için davet gönderdiğinde davet edilen kişinin iletişim bilgisi işlenir. Davet edilen kişi, kendi kişisel hesabıyla daveti kabul eder ("İmza Kişiye Özeldir").

• İşlenen veri (davet): e-posta ve/veya telefon (en az biri), varsa ad. Bu veriler daveti gönderen organizasyon tarafından girilir.
• Hesap bulma sorgusu (isteğe bağlı, ayrı işleme): Karşılama ekranında, hâlihazırda bir hesabınızın olup olmadığını öğrenmek için telefon numaranızı veya T.C. kimlik numaranızı isteğe bağlı olarak girebilirsiniz. Girdiğiniz bu bilgi yalnızca o anki eşleştirme sorgusunda kullanılır. Gizliliğinizi korumak için sonuç size ekranda gösterilmez; bunun yerine, eşleşen bir hesap bulunursa daveti tamamlamanız için o hesabın kendi kayıtlı e-posta adresine (e-posta yoksa telefon numarasına) bir bilgilendirme ve bağlantı gönderilir. Böylece başka birinin bilgilerini giren biri hiçbir şey öğrenemez. Girdiğiniz telefon/T.C. kimlik numarası hiçbir yerde saklanmaz ve içeriği kayıt altına alınmaz. Bu bilgiyi girmek zorunda değilsiniz.
• Hukuki sebep: Davet iletimi ve ekip kurma bakımından meşru menfaat (KVKK m.5/2-f: organizasyonun ekip kurma ihtiyacı). Karşılama ekranındaki isteğe bağlı hesap bulma sorgusu bakımından, talebiniz üzerine hesabınızın/üyeliğinizin kurulmasıyla ilgili olması (KVKK m.5/2-c) ve buna ilişkin meşru menfaat (KVKK m.5/2-f: doğru/mevcut hesaba yönlendirme ve "İmza Kişiye Özeldir" ilkesinin korunması). Bu sorgu için açık rıza aranmaz.
• Veri sorumlusu: Davet iletiminde davet eden organizasyon veri sorumlusu, imzala.org veri işleyen sıfatıyla yalnızca daveti iletir. Karşılama ekranındaki hesap bulma sorgusunda ise imzala.org veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder (davet eden organizasyon değil).
• Alıcı hakları: Daveti tek tıkla reddedebilirsiniz; her davet e-posta/SMS'inde bu aydınlatmaya erişim ve [email protected] başvuru adresi yer alır. Davet ticari ileti değildir (pazarlama içermez).
• Saklama: Yanıtlanmayan davet 7 gün sonra silinir; reddedilen/iptal edilen/süresi dolan davetlerin kişisel verisi en geç 8 gün içinde silinir (her gün çalışan otomatik silme görevi); kabul edilen davette iletişim verisi kabul anında temizlenir.
• GDPR (AB'de ikamet edenler için): Davet verileriniz sizden değil organizasyondan alındığından GDPR Art.14 uyarınca bu bildirim yapılmaktadır; hukuki sebep Art.6(1)(f) meşru menfaattir. Karşılama ekranında hesap bulma için doğrudan sizin girdiğiniz telefon/T.C. kimlik bilgisi bakımından ise GDPR Art.13 uygulanır; hukuki sebep Art.6(1)(b) (talebiniz üzerine) ve Art.6(1)(f) meşru menfaattir.
• Aktarım: Yalnız davet iletimi için e-posta (Mailgun, Frankfurt/AB) ve/veya SMS sağlayıcısı; başka aktarım yoktur.

2.12 İmza Konum Verisi (Coğrafi Konum)

İmza ekranında, imzanın atıldığı yerin doğrulanması ve imza sürecinin güvenilirliği ve delil değerinin desteklenmesi amacıyla konum verisi işlenebilir. Konum paylaşımı zorunlu değildir; izin vermeseniz dahi imzayı tamamlayabilirsiniz.

• İşlenen veri: (1) tarayıcınızın sağladığı tam konum (GPS enlem/boylam koordinatları ve doğruluk değeri); (2) bunu paylaşmadığınızda, IP adresinizden türetilen il/ülke düzeyinde yaklaşık konum. GPS iznini vermemeniz hâlinde yalnızca IP'den türetilen yaklaşık konum işlenir; "Konum olmadan devam et" ile açıkça reddederseniz hiçbir konum işlenmez.
• Hukuki sebep (tam konum / GPS): açık rıza (KVKK m.5/1, GDPR Art.6(1)(a)). İmza ekranında konum izni istenir; yalnızca "İzin ver" seçtiğinizde tarayıcınızın tam konumu kaydedilir.
• Hukuki sebep (IP tabanlı yaklaşık konum): meşru menfaat (KVKK m.5/2-f, GDPR Art.6(1)(f)); imza IP adresinizle aynı çerçevede, güvenlik, dolandırıcılık önleme ve delil bütünlüğü amacıyla.
• Reddetme ve özgür irade: Konumu "Konum olmadan devam et" ile açıkça reddederseniz ne tam ne de yaklaşık konum saklanır; yalnızca zaten açıklanan imza IP adresiniz tutulur. Konum, hizmetin ön koşulu değildir. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz (bkz. §13).
• Saklama: Konum verisi, ilgili imza/sözleşme kaydıyla birlikte ve onunla aynı süreyle (10 yıl) saklanır; saklama, uyuşmazlık hâlinde delil değerinin korunması (meşru menfaat), tacir tarafında TTK m.82 ve genel zamanaşımı süresi (TBK m.146) çerçevesindedir.
• Aktarım: IP tabanlı yaklaşık konum, mevcut DPA kapsamındaki altyapı sağlayıcımız Cloudflare tarafından IP adresinden türetilir; tam konum (GPS) yalnızca tarayıcınızdan alınır. Konum verisi için yeni veya ayrı bir alıcı yoktur.

2.13 Anonim İmza Doğrulama Aracı Verileri

Herkese açık İmza Doğrulama Aracı'nda işlenenler: yüklediğiniz imzalı belge (ve gerektiğinde orijinal belge) içeriği (belge imzacıya/üçüncü kişilere ait kişisel veri içerebilir); işlem güvenliği verileri (son okteti maskelenmiş IP, istek zamanı, dosya biçimi/uzantısı/boyutu, doğrulama sonucu, bot/anti-virüs sonucu). Sonuç ekranında T.C. Kimlik No varsa maskelenir; denetim kaydına imzacı adı, sertifika içeriği veya ham dosya adı yazılmaz. Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).

2.14 İmza Aracı (Masaüstü Uygulama) Cihaz ve Kullanım Verileri

Ayrıca satın alınabilen İmzala Masaüstü masaüstü uygulaması, USB token veya akıllı kartınızdaki Nitelikli Elektronik İmza (QES) sertifikasıyla PDF belgelerinizi dijital imza ile imzalamanızı sağlar. Bu ürüne özgü lisans; belirli sayıda cihaza ve yıllık bir imza kotasına bağlıdır. Lisansın cihaza bağlanması ve kota takibi için aşağıdaki veriler işlenir.

2.15 Kimlik Fotoğrafı Doğrulama (KYC) Verileri

Sözleşmeyi gönderen taraf, imza öncesi ek bir doğrulama adımı olarak Kimlik Fotoğrafı Doğrulama'yı etkinleştirebilir. Bu adım açıldığında imzacı, kimlik kartının ön ve arka yüzünü cihaz kamerasıyla (masaüstündeyse QR ile telefonuna geçerek) çeker.

2.16 Bülten ve E-posta İletişimi Verileri

Kullanıcılara, kullandıkları hizmete ilişkin belirli aralıklarla bilgilendirme e-postası ("bülten") gönderilebilir. Bülten kategorileri, hukuki dayanakları ve rıza modeli aşağıda ayrı ayrı belirtilmiştir.

2.17 Yapay Zeka Destekli Özellik Verileri (AI Sözleşme Analizi, Alan Tespiti, Şablon Hazırlama)

Üç yapay zeka destekli özellik isteğe bağlıdır: sözleşme editöründeki AI Sözleşme Analizi, editördeki "Yapay zekâ ile alanları tespit et" (imza, ad, tarih gibi alanların belge üzerine otomatik yerleştirilmesi) ve şablon listesindeki "Yapay Zeka ile Hazırla" (yüklenen belgeden şablon taslağı hazırlanması). Her biri yalnızca kullanıcı işlemi kendisi başlatıp açık onay verdiğinde çalışır. Onay verilmedikçe hiçbir belge içeriği yapay zeka altyapısına iletilmez (Belge Toplama'daki imza sirküleri yorumlaması için bkz. §2.21). Kurum yöneticileri bu özellikleri çalışma alanı genelinde kapatabilir. Kapatma ileriye dönüktür: o andan sonra kurum çalışma alanındaki belgeler için yeni işlem başlatılamaz; daha önce üretilmiş sonuçlar kendiliğinden silinmez. Kapatma, kişisel çalışma alanınızdaki işlemleri kapsamaz.

2.18 Kişi ve Firma Kayıt Defteri Verileri

Kullanıcı, kendi çalışma alanında sözleşme taraflarını ve iş ilişkisi içinde olduğu kişi ve firmaları bir kayıt defterinde tutabilir. Bu defterdeki kişisel veriler, kullanıcının kendisinin girdiği veya sözleşme oluştururken sisteme yazdığı verilerdir; bu veriler bakımından kullanıcı veri sorumlusu, imzala.org ise veri işleyendir.

• Kayıt verileri: ad-soyad, görev unvanı, e-posta, telefon, adres, T.C. kimlik numarası (girildiyse), firma bilgileri (firma unvanı, vergi numarası, vergi dairesi, adres), notlar ve etiketler.
• Özel alanlar: çalışma alanı yöneticisinin tanımladığı ek alanlar (metin, sayı, tarih, seçim listesi) ve bu alanlara girilen değerler. Alan tanımlamak yöneticiye, alanın değerini girmek kaydı düzenleyebilen her üyeye açıktır.
• Değişiklik geçmişi: kayıttaki alanların ne zaman, hangi kullanıcı tarafından, hangi değerden hangi değere değiştirildiği. Bu kayıt 3 yıl saklanır, sonra otomatik silinir (bkz. §9).

2.19 Kayıt Defteri Erişim Kaydı

Bir kişi veya firma kaydının detayına, sözleşmelerine, doğrulamalarına veya değişiklik geçmişine kimin eriştiği kayıt altına alınır. Bu kayıt, defterdeki kişinin değil, platformu kullanan ekip üyesinin kişisel verisidir ve bu kayıt bakımından imzala.org veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder: kaydın kapsamını, kime gösterileceğini ve saklama süresini imzala.org belirler.

• İşlenen veri: erişen kullanıcının kimliği, erişilen kaydın tanımlayıcısı ve açılan sekme, erişim zamanı, tarayıcı bilgisi ve son okteti maskelenmiş IP adresi. Kaydın içeriği (ad, kimlik numarası, telefon, adres gibi bilgiler) bu kayda yazılmaz.
• Amaç: bir kayda kimlerin eriştiğinin sonradan incelenebilmesi, olağandışı toplu erişimin araştırılabilmesi ve kişisel veriye erişimin denetlenebilir kalması: kimin, hangi kayda, ne zaman eriştiğinin bir inceleme hâlinde, yasal bir talep üzerine §5'te sayılan yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve kaydın ilgili kişisi olan ekip üyesine kendi başvurusu üzerine (KVKK m.11) ortaya konabilmesi.
• Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f). Bu menfaat, veri sorumlusunun kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önleme ve uygun güvenlik düzeyini sağlama yükümlülüğünden (KVKK m.12/1) doğar; erişimin kayıt altına alınması, bu yükümlülüğün yerine getirildiğinin gösterilebilmesini sağlar. Bu kayıt için açık rızanıza dayanılmaz.
• Gösterim: organizasyon çalışma alanlarında bu kayıtlar yalnızca organizasyonun sahibine ve yöneticilerine uygulama içinde gösterilir; diğer üyelere gösterilmez. Bu bir alt işleyene aktarım değil, aynı çalışma alanı içinde yetkilendirilmiş kişilere sunulan bir görünümdür. Bu kayda ilişkin aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatıyla imzala.org'a aittir ve işbu metinle yerine getirilir; organizasyonun işveren sıfatıyla kendi çalışanlarına karşı iş mevzuatından doğan bilgilendirme yükümlülüğü ise ayrıca devam eder. Bu kayıtlar uygulama içinde yalnızca yukarıda belirtilen kişilere gösterilir; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına yalnızca yasal bir talep üzerine, ilgili kişiye ise KVKK m.11 kapsamındaki başvurusu üzerine sunulur.
• Saklama: 5 yıl; süre sonunda günlük otomatik süpürme ile silinir (bkz. §9). Süre, erişimin sonradan denetlenebilir kalması ihtiyacı ile kaydın ekip üyesinin de kişisel verisi olması arasında dengelenerek belirlenmiştir ve imzala.org'un diğer denetim kayıtları (uygulama, KMS ve Kubernetes audit log'ları) için uyguladığı süreyle aynıdır. Süre süresiz değil tanımlıdır (KVKK m.4/2-d ve m.7). Kayıt bu süre boyunca içerik taşımaz: yalnızca kimin, hangi kayda, ne zaman eriştiği tutulur, IP adresinin son okteti maskelidir. Bir kullanıcının hesabı kalıcı olarak silindiğinde, o kullanıcıya ait erişim kayıtları da silinir.

2.20 Satış Takibi (Müşteri Adayı Yönetimi) Verileri

Bize ulaşan veya hizmetimize kayıt olan kişilerin satış görüşmelerini takip edebilmek için yalnızca kendi ekibimizin erişebildiği bir kayıt tutarız. Bu kayıt bakımından imzala.org veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder ve kayıt yalnızca imzala.org yöneticilerine görünür; müşteri panelinde gösterilmez.

• İşlenen veri: ad-soyad, e-posta, telefon, varsa bağlı olduğunuz organizasyonun adı, iletişim izin durumunuz, hangi ürün için başvurduğunuz, görüşme aşaması, sorumlu temsilci, planlanan sonraki iletişim tarihi ve son iletişim tarihi. Ayrıca temsilcilerin yazdığı satış notları, aşama değişikliğine düşülen açıklama notu ve ekibimizin kaydınıza iliştirdiği iç etiketler. Ekibimiz kayda ayrıca 1 ile 5 arasında bir satış önceliği verebilir; bu değeri temsilci elle verir, otomatik puanlama yapılmaz ve size hukuki ya da benzeri bir sonuç doğurmaz. Demo veya teklif formu doldurduysanız formda belirttiğiniz sektör ve mesajınız da bu kayıtla ilişkilendirilir.
• Kaydın kaynağı: (a) hizmete kayıt olmanız, (b) web sitesindeki demo/teklif formunu doldurmanız, (c) canlı destek veya WhatsApp üzerinden bize yazmanız, (d) doğrudan e-posta veya telefonla ulaşmanız hâlinde temsilcimizin kaydı elle oluşturması. (b), (c) ve (d) hâllerinde e-posta adresi doğrulanmamıştır; kaydın oluşturulması, adresin beyan eden kişiye ait olduğunun teyidi anlamına gelmez. (d) hâlinde kayıt sizin doğrudan girişinizle değil, temsilcimizin sizinle kurduğu temas üzerine oluşur: bu hâlde işbu aydınlatma metnine sizinle kurulan ilk yazılı iletişimde bağlantı verilir; iletişim telefonla kurulmuşsa bilgilendirme görüşme sırasında yapılır ve ardından yazılı olarak iletilir.
• Form güvenliği: Demo ve teklif formları ile web sitesindeki iletişim formu (iletişim formu satış takibi kaydı oluşturmaz), otomatik (bot) gönderimleri ve başka kişilere ait e-posta adreslerinin bu kişilerin bilgisi dışında forma yazılarak bu adreslere toplu e-posta gönderilmesini önlemek için Cloudflare Turnstile ile korunur. Doğrulama, formla ilk etkileşiminizde başlar; bu sırada IP adresiniz ile doğrulama için gereken tarayıcı ve cihaz bilgileriniz Cloudflare'e iletilir (bkz. §5.2). imzala.org doğrulama sonucunu ve doğrulama belirtecini saklamaz; bunları yalnızca gönderimin kabul edilip edilmeyeceğine karar vermek için kullanır. Formda ayrıca insanların görmediği bir denetim alanı bulunur; bu alanı doldurulmuş gönderimler kaydedilmez ve bunlara e-posta gönderilmez. Doğrulama tamamlanamazsa talebinizi canlı destek üzerinden veya [email protected] adresine yazarak iletebilirsiniz. Hukuki sebep meşru menfaattir (KVKK m.5/2-f).
• Mesaj içeriği kopyalanmaz: canlı destek ve WhatsApp görüşmelerinde yazışmanızın metni bu kayda aktarılmaz; yalnızca görüşmeye giden bir bağlantı tutulur. Destek yazışmalarının içeriği bu kayda değil, kullandığınız destek kanalının kendi kaydında tutulur.
• Kapsam sınırı: Satış kaydı yalnızca canlı destek ve WhatsApp kutularından beslenir. Bize gönderdiğiniz e-postalar bu kayda otomatik olarak dönüştürülmez; bir e-postanın içinde yer alabilecek üçüncü kişilerin verisinin satış kuyruğuna girmemesi için bu kanal bilinçli olarak kapalı tutulmuştur.
• Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f). Meşru menfaat, kendi talebiniz veya kaydınız üzerine başlayan bir ilişkinin takip edilebilmesi ve tekrar eden ya da yanıtsız kalan taleplerin önlenmesidir. Bu kayıt için açık rızanıza dayanılmaz; bu nedenle KVKK m.11 kapsamında işlemeye itiraz edebilir ve kaydınızın silinmesini talep edebilirsiniz. Talebiniz üzerine kayıt, saklamayı gerektiren başka bir hukuki sebep yoksa silinir. Hesabınız olmasa da bu yol açıktır: [email protected].
• İletişim izni: Kayıtta görünen izin durumu yalnızca mevcut iznin temsilciye gösterilmesini sağlar; ticari elektronik ileti bakımından esas olan, İYS kaydınız ve §2.16'da belirtilen rıza kaydınızdır.
• Ticari elektronik ileti: Bu kaydın varlığı size tanıtım amaçlı e-posta, SMS veya arama yapılacağı anlamına gelmez. Tanıtım niteliğindeki iletiler yalnızca 6563 sayılı Kanunun aradığı koşullar sağlandığında gönderilir: kural olarak İleti Yönetim Sistemine (İYS) kayıtlı onayınız bulunduğunda, tacir ve esnaflara yönelik iletilerde ise Kanunun öngördüğü istisna çerçevesinde. Her hâlde iletiyi hiçbir gerekçe göstermeksizin reddetme hakkınız saklıdır ve reddiniz İYS'ye kaydedilir; onay vermişseniz onayınızı her zaman geri çekebilirsiniz. Buna karşılık, kendi talebiniz veya başvurunuz üzerine sizinle iletişime geçilmesi (talebinizin yanıtlanması, demo veya teklif görüşmesi) tanıtım amaçlı ileti değildir; bu kayıt tam olarak bu amaçla tutulur.
• Satış notları ve haklarınız: Notlar ve öncelik değerlendirmesi iç kullanım içindir, ancak KVKK m.11 kapsamındaki erişim talebinizde size verilebilir. Bu nedenle temsilcilerimizin bu alanlara yalnızca olgusal ve ölçülü bilgi yazması, üçüncü kişilere ait bilgi girmemesi kuralı uygulanır.
• Saklama: Hesabınız varsa kayıt hesabınıza bağlıdır ve hesabınız silindiğinde birlikte silinir. Hesabı olmayan kişilerin kayıtları, sizinle son temastan (temas yoksa kaydın son güncellenmesinden) itibaren 12 ay içinde yeni bir temas kurulmazsa otomatik olarak silinir; kayda bağlı demo veya teklif talebi de aynı anda silinir. Aşama değişim geçmişi en fazla 3 yıl saklanır; kayıt daha önce silinirse geçmiş de onunla birlikte gider (bkz. §9).
• Aktarım: Bu kayıt satış takibi dışında bir amaçla üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam veya veri pazarlaması amacıyla aktarılmaz. Tek istisna, kaydın sorumlusu değiştiğinde yeni sorumluya gönderilen iç bilgilendirme e-postasıdır: bu e-postada yalnızca ad, e-posta, telefon, varsa şirket adı ve görüşme aşaması yer alır (satış notu ve kimlik numarası gönderilmez) ve gönderim §5.2'de belirtilen e-posta altyapı sağlayıcımız üzerinden yapılır. Kaydın barındırıldığı altyapı ve yedekleme hizmetlerine ilişkin aktarımlar §5.2'de belirtilen çerçevede ve orada sayılan güvencelerle gerçekleşir.

2.21 Belge Toplama Verileri

Platformu kullanan bir kuruluş, Belge Toplama özelliğiyle kendi kayıtlarındaki bir kişiden (örneğin müşterisinden, çalışan adayından veya başvuru sahibinden) belge ister. Bağımsız taleplerde kişiye e-postayla bir bağlantı gönderilir. Talep bir sözleşmenin imza sürecine bağlıysa imza daveti ve hatırlatma mesajlarında yalnızca imza bağlantısı yer alır ve kişi belgeleri imza sürecinin içinden yükler; belge yükleme bağlantısı, belgeler imzadan sonra isteniyorsa imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimle; belgeler imzadan önce isteniyor, kuruluş imzayı belgelerin yüklenmesine bağlamamış ve kişi belgelerini göndermeden imzalamışsa da imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimle; kuruluş kapanmış bir talebi yeniden açarsa da imzalamış kişiye gönderilen yeniden bildirimle, sözleşmeyi gönderen tarafın açtığı kanallardan iletilir (bkz. İmza Süreci Aydınlatma Metni). Kişi belgeleri platformda hesap açmadan yükler. Belgeleri imzala.org değil, talebi açan kuruluş ister.

• Belge içeriği bakımından rol: Yüklenen belgeler ile kuruluşun talep için girdiği bilgiler (kişinin adı, soyadı ve e-posta adresi, talep başlığı, istenen belge kalemleri, kuruluşun kişiye yazdığı not, her kalem için kabul veya ret kararı ve varsa ret gerekçesi) bakımından veri sorumlusu talebi açan kuruluştur; imzala.org bu verileri kuruluş adına ve talimatıyla işleyen veri işleyendir. Hangi belgelerin neden istendiğini ve işlemenin hukuki sebebini belirlemek, belgeyi yükleyen kişiyi KVKK m.10 uyarınca aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızasını almak kuruluşun yükümlülüğüdür.
• İşlenen belge verisi: dosyanın kendisi ve belgede yer alan tüm bilgiler, dosya adı, dosya türü, boyutu ve içerik özeti (SHA-256). İstenen belgeler sağlık raporu veya adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel veri (KVKK m.6) içerebilir; bu verilerin hangi hukuki sebebe dayanılarak istendiğini belirlemek kuruluşa aittir. imzala.org, kuruluş istemedikçe belgelerden bilgi çıkarmaz. Kuruluşun istediği hâllerde yerleşim yeri belgesinin e-Devlet kaynak kontrolü ile ticaret sicili gazetesi, imza sirküleri ve vergi levhasının sunucularımızda yapılan otomatik okuma (OCR) ön incelemesi yürütülür. Bu işlemler kuruluş adına, veri işleyen sıfatıyla yapılır. Okunan bilgilerin kendisi saklanmaz; yalnızca alan adları ve eşleşme durumlarından, okumanın otomatik mi elle mi başlatıldığından, değerin yapay zekâ ile önerilip önerilmediğinden, müşterek temsil uyarısından ve belgenin özet değerinden oluşan okuma özeti, belgenin kaydıyla birlikte silinmek üzere tutulur. Vergi levhası ön incelemesinde ne okunan bilgiler ne de okuma özeti kaydedilmez. Bu ön inceleme için belgeler yurt dışındaki bir sağlayıcıya gönderilmez (belgelerin yedeklenmesi ve iletimi için aşağıdaki "İletim ve aktarım" maddesine bakın; ayrıntı: Belge Toplama Aydınlatma Metni). Tek istisna, kuruluşun imza sirküleri için açtığı yapay zekâ ile yorumlamadır: otomatik okuma unvan, yetkili, kullanım şekli veya temsil süresinden birini çıkaramazsa yalnızca sirkülerin bilgi bölümü (unvan, ticaret sicili ve vergi bilgisi, yetkili, kullanım şekli ve temsil süresi satırları) yorumlanır; adres satırları ile açıklama ve noter onay metni gönderilmez. Adlar ve şirket unvanı açık hâliyle gönderilmez; yerlerine yalnızca imzala.org'un sisteminde açılabilen kodlar konur. Kimlik numarası, adres ve tarihler dışındaki sayılar gönderilmez. Kodlanmış metin kişisel veri niteliğini korur. Kodlanmış metin §5.2'de belirtilen OpenRouter aracılığıyla ABD'deki yapay zekâ sağlayıcılarında, kalıcı saklamanın kapalı olduğu yapılandırmayla işlenir. imzala.org belgeleri içeriklerine göre sınıflandırmaz ve kendi amaçları için kullanmaz: başka müşterilerine açmaz, pazarlama veya profilleme amacıyla işlemez.
• Otomatik kontrollerde işlenen bilgiler: Ön incelemede belge Türkiye'deki, imzala.org'a tahsisli sunucuda otomatik olarak metne dönüştürülür ve belge türüne göre şu bilgiler okunur: ticaret sicili gazetesinde şirket unvanı ve temsil bilgileri; imza sirkülerinde şirket unvanı, vergi ve ticaret sicili bilgileri, noter bilgisi ile sözleşmedeki kişiyle eşleşen yetkilinin, kimlik numarası eşleştirilemediğinde ve sirkülerde tek yetkili bulunduğunda o yetkilinin adı, yetki kullanım şekli (münferiden veya müştereken) ve temsil süresi; vergi levhasında unvan veya ad soyad, vergi dairesi, iş yeri adresinin il ve ilçesi ve faaliyet durumu; levhadaki vergi kimlik numarası veya şahıs işletmesinde T.C. kimlik numarası da okunur, kuruluşa gösterilmez ve yalnızca sözleşmede kayıtlı vergi numarasıyla, bu yoksa sözleşmedeki imzalayan kişinin T.C. kimlik numarasıyla karşılaştırılır. Okunan bilgiler talepte veya sözleşmede kayıtlı bilgilerle karşılaştırılır. Belgedeki T.C. kimlik numarası okuma sonucunda kuruluşa gösterilmez; numara yalnızca sözleşmede kayıtlı numarayla karşılaştırılır ve sonuç olarak yalnızca eşleşip eşleşmediği gösterilir. Numara yüklenen belgenin içinde görünür ve belgeyi isteyen kuruluş belgeyi görebilir. İmza sirkülerindeki diğer yetkililerin bilgileri (yalnızca kaç yetkili bulunduğu ve isim olmadan belgedeki ortak yetki kullanım şekli ile temsil süresi gösterilir) ile vergi levhasındaki matrah ve tahakkuk eden vergi tutarları, faaliyet kodu ve işe başlama tarihi okuma sonucuna alınmaz, kaydedilmez ve gösterilmez; bu bilgiler yüklenen belgenin içinde kalır ve belgeyi isteyen kuruluş belgeyi görebilir. Okuma bellekte yapılır; belge içeriği okuma sunucusunda saklanmaz. Yerleşim yeri belgesinin kaynak kontrolünde belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir; servisten alınan belge kaydedilmez, yalnızca karşılaştırmada kullanılır. Kontrol sonucu kaydında alan değerleri ve T.C. kimlik numarası tutulmaz; sonucun yalnızca ait olduğu talep ve kişi için kullanılabilmesi amacıyla anahtarlı bir bağlam özeti saklanır. Kontrol sonucu belgenin gerçekliğini veya güncelliğini garanti etmez; belgeyi kabul veya reddetme kararı kuruluşa aittir.
• Kimlik doğrulamasında toplanan kimlik belgesi: Kuruluş seçtiyse, imza sürecindeki Kimlik Fotoğrafı Doğrulama adımında kuruluş adına toplanan kimlik kartı görüntüsü (ön ve arka yüz) kuruluşun belge kaydı olarak saklanır; ayrıca yüklemeniz istenmez. Bu kayıt bakımından da veri sorumlusu kuruluştur. Bu kayıt için yükleme öncesi onay ekranı gösterilmez ve yükleme güvenlik kaydı oluşmaz; bilgilendirme kimlik çekiminden önce yapılır (bkz. §2.15). Saklama süresi bu bölümdeki belge saklama kurallarına tabidir; doğrulama görüntüsünün süresi bundan etkilenmez.
• imzala.org'un kendi tuttuğu kayıtlar: (i) onay kaydı: yüklemeden önce gösterilen onay metnini kabul etme anı, metnin sürümü, gösterilen metnin içerik özeti (SHA-256), metinde yer alan kuruluş adı, son kısmı maskelenmiş IP adresi ve tarayıcı bilgisi; (ii) yükleme güvenlik kaydı: her yüklenen dosya için yükleme zamanı, son kısmı maskelenmiş IP adresi ve tarayıcı bilgisi. Bu kayıtlar belgenin içeriğini taşımaz. Bu kayıtlar bakımından imzala.org veri sorumlusudur: kaydın kapsamını ve saklama süresini imzala.org belirler.
• Amaç ve hukuki sebep (imzala.org'un kayıtları): Onay kaydı, yükleme öncesinde kişiye hangi metnin gösterildiğinin ve onayının sonradan gösterilebilmesi için; yükleme güvenlik kaydı, hizmetin güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi için tutulur. Hukuki sebep, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (KVKK m.5/2-e) ve veri sorumlusunun meşru menfaatidir (KVKK m.5/2-f). Bu kayıtlar için açık rızaya dayanılmaz.
• Belge kontrolleri onay kaydı: Kuruluş bir belge kontrolünü ilk kez etkinleştirirken Belge Toplama Koşulları 10.6'yı panelde onaylar. Bu onay için kuruluş, onaylayan sahip veya yönetici kullanıcı ve onay anındaki rolü, onay zamanı, onaylanan metnin sürümü ve içerik özeti (SHA-256) kaydedilir; IP adresi ve tarayıcı bilgisi kaydedilmez. Bu kayıt bakımından imzala.org veri sorumlusudur; kayıt, kuruluşun hangi metni onayladığının sonradan gösterilebilmesi için tutulur (KVKK m.5/2-e ve m.5/2-f) ve onaylayan kullanıcının hesabı silinse de kuruluş hesabı silinene kadar tutulur.
• Bu onay açık rıza değildir: Belge yüklemeden önce (bağımsız taleplerde yükleme öncesi onay ekranında, sözleşmeye bağlı taleplerde ayrı bir ekran açılmadan imza sürecinin ilk adımında) kişi, Belge Toplama Koşulları ile Belge Toplama Aydınlatma Metni'ni okuduğunu ve yüklediği belgeleri iletmeye yetkili olduğunu onaylar. Bu onay, belgelerin işlenmesine açık rıza anlamına gelmez ve kuruluşun KVKK m.10 aydınlatma yükümlülüğünü ikame etmez; belgelerin işlenmesi için açık rıza gerekiyorsa bunu kuruluş ayrıca almakla yükümlüdür.
• İletim ve aktarım: Talep daveti e-postası §5.2'de belirtilen e-posta altyapı sağlayıcımız (Mailgun, AB) üzerinden gönderilir; bu e-postada açılma ve tıklama izleme kapalıdır. Belgeler imzala.org'un Türkiye'deki altyapısında saklanır ve talebi açan kuruluşun yetkili kullanıcılarının erişimine açılır; belgelerin şifreli yedek kopyaları, yurt içi yedekleme hedefine geçiş tamamlanana kadar §5.2'de belirtilen Almanya'daki yedekleme sağlayıcımızda (Hetzner) tutulur. Sayfaya erişim ve yükleme trafiği §5.2'de belirtilen ağ güvenliği ve trafik iletimi sağlayıcımız (Cloudflare) üzerinden geçer. Kuruluş yerleşim yeri belgesi için kaynak kontrolü istediyse belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası §5.1'de belirtilen e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir. Kuruluş imza sirküleri için yapay zekâ ile yorumlamayı açtıysa, sirkülerin bilgi bölümünün (unvan, ticaret sicili ve vergi bilgisi, yetkili, kullanım şekli ve temsil süresi satırları) kodlanmış metni §5.2'de belirtilen OpenRouter aracılığıyla ABD'deki yapay zekâ sağlayıcılarında işlenir (adres satırları ile açıklama ve noter onay metni gönderilmez); bu adım KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım niteliğindedir, belgede geçen kişisel veriler bakımından aktarım dayanağının değerlendirilmesi veri sorumlusu kuruluşa aittir ve imzala.org bu aktarım için KVKK m.9 kapsamında uygun güvence (Kurul standart sözleşmesi) seçeneğini değerlendirmektedir. Bu özellik için yeni bir alt işleyen kullanılmaz.
• Saklama: Yüklenen belge yükleme anından itibaren 365 gün saklanır. Kişinin kuruluşa göndermeden önce kaldırdığı veya yenisiyle değiştirdiği dosya 30 gün sonra silinir. Süresi dolan dosyalar günlük otomatik imha işlemiyle hem depodan hem kayıttan silinir; yükleme güvenlik kaydı dosya kaydının parçası olduğundan dosyayla birlikte silinir. Kuruluş talebi sonuçlandırmadıkça (belgeleri kabul veya reddetmedikçe ya da talebi iptal etmedikçe) talep kapsamındaki güncel belge süresi dolmuş olsa bile silinmez (eklentinin sona ermesi hâli hariç); talebi zamanında sonuçlandırmak kuruluşun sorumluluğundadır. Onay kaydı talep kaydıyla birlikte saklanır (bkz. §9). Kuruluşun belgeleri indirip kendi sistemlerinde tuttuğu kopyanın saklama süresini ve koşullarını kuruluş belirler. Talep bir sözleşmeye bağlıysa sözleşmenin iptali, süresinin dolması, kişinin sözleşmeyi reddetmesi veya sözleşmenin muhatabı olmadığını bildirmesi hâlinde kalan saklama süresi 90 güne iner; imza süreci tamamlanan sözleşmede kuruluşun belirlediği süre (1 gün ile 10 yıl arasında) uygulanabilir. Kuruluşun Belge Toplama eklentisi sona erer ve yenilenmezse belgelere erişim kapanır ve belgeler yaklaşık 90 gün sonra silinir; bu sürede belgeler yalnızca kuruluşa toplu olarak teslim edilebilir. Silinen belgelerin şifreli kopyaları, hizmetin geri yüklenebilmesi için tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir; bu kopyalar başka bir amaçla işlenmez. Ayrıntılar: Belge Toplama Aydınlatma Metni.
• Haklarınızı kullanma: Yüklediğiniz belgeler bakımından veri sorumlusu talebi açan kuruluş olduğundan, belgelerinize ilişkin başvurularınızı (örneğin silme veya düzeltme) o kuruluşa yöneltmeniz gerekir. Belgeleri kuruluşa gönderdikten sonra kendiniz kaldıramazsınız; kaldırma talebinizi kuruluşa iletin. Onay kaydı ve yükleme güvenlik kaydı için ya da kime başvuracağınızı bilmiyorsanız [email protected] adresine yazabilirsiniz; talebinizin veri sorumlusu kuruluşa yöneltilmesi gerekiyorsa size kime başvurmanız gerektiğini bildiririz.

2.22 Telefon Görüşmesi ve Ses Kaydı Verileri

Kurumsal telefon numaramıza gelen ve bu numaradan yapılan görüşmeler ses kaydına alınır. İşlenen veriler: ses kaydının kendisi, görüşmede söylenenler ve çağrı kaydı bilgileri (tarih, saat, süre, arayan ve aranan numara).

• Amaç: destek ve şikâyet taleplerinin çözümü, hatalı ya da eksik işlemlerin tespiti ve görüşmede verilen bilginin sonradan gösterilebilmesi. E-imza (NES) satış kanalında ayrıca kimlik teyidinin yapıldığının ispatı (bkz. E-İmza Satış ve Başvuru Süreci Aydınlatma Metni).
• Hukuki sebep: veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e). Açık rızaya dayanılmaz.
• Bilgilendirme ve alternatif kanal: görüşmenin başında kayıt alındığı sesli olarak bildirilir. Kayıt, görüşmede verilen bilginin ve yapılan teyidin sonradan gösterilebilmesi için zorunludur; görüşme boyunca kapatılamaz. Kayıt alınmasını istemiyorsanız talebinizi telefon yerine [email protected] üzerinden yazılı olarak iletebilirsiniz; bu tercihiniz talebinizin görülmesini etkilemez.
• Kullanılmayacağı amaçlar: kayıtlar pazarlama, profilleme, otomatik karar verme veya personel performans değerlendirmesi amacıyla kullanılmaz.
• Aktarım: bulut santral hizmeti aldığımız NetGSM'e (Türkiye). Kayıtlar sağlayıcının Türkiye'deki sistemlerinde tutulur; yurt dışına aktarılmaz.
• Saklama: görüşme tarihinden itibaren 1 yıl (bkz. §9).

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Hizmetlerimizin sunulması (e-imza, sözleşme yönetimi, zaman damgası)
• Sözleşmenin kurulması ve ifası
• Kullanıcı kimlik doğrulaması ve hesap yönetimi
• İmza sürecinin yasal geçerliliğini sağlama (audit trail)
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (TTK m.82, VUK m.253, 5070 sayılı kanun)
• Müşteri memnuniyeti, destek ve şikayet yönetimi
• Müşteri adayı ve satış görüşmelerinin takibi (bkz. §2.20)
• Hizmetin hangi işler için kullanıldığının anlaşılması ve müşteri ilişkilerinin yürütülmesi (kullanım amacı beyanı, bkz. §2.8)
• Güvenlik, dolandırıcılık önleme ve audit
• Web paneli, sunucu ve mobil uygulamadaki hataların tespiti ve giderilmesi
• Herkese açık imza doğrulama hizmetinin sunulması ve aracın kötüye kullanımının önlenmesi (hizmet güvenliği)
• Kimlik Fotoğrafı Doğrulama adımı ile imza öncesi kimlik kontrolünün yapılması (gönderen tarafın tercihiyle etkinleşir)
• Kullanıcının talebi ve açık onayı ile sözleşme metnindeki dikkat edilmesi gereken noktaların işaretlenmesi, belge üzerine alanların yerleştirilmesi ve şablon taslağı hazırlanması (isteğe bağlı yapay zeka destekli özellikler, bkz. §2.17)
• Masaüstü İmza Aracı lisansının cihaza bağlanması, yıllık imza kotasının yönetimi ve faturalandırma kanıtı oluşturulması
• Mobil uygulama anlık bildirimleri (imza talebi, imza tamamlanma, hatırlatma ve ödeme bilgilendirmesi)
• Kullanılan hizmete ilişkin bilgilendirme bülteni (ürün ve sürüm güncellemeleri) ile hizmete etki eden mevzuat değişikliklerinin duyurulması (hesap işlevsel; ticari iletiler yalnızca açık rıza ve İYS kaydı ile)
• Bülten teslimat performansının ölçülmesi, teslim edilemeyen adreslerin listeden çıkarılması ve hatalı adres/şikayet oranlarının izlenmesi
• Kişi ve firma kayıt defterinin yönetimi (sözleşme taraflarının ve iş ilişkisi içindeki kişi/firmaların kayıt altında tutulması, güncellenmesi ve sözleşme oluştururken kullanılması, bkz. §2.18)
• Kayıt defterine erişimin denetlenebilmesi, olağandışı toplu erişimin araştırılması ve kişisel veriye kimin ne zaman eriştiğinin gösterilebilir kalması (erişim kaydı uygulama içinde yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir; yasal talep hâlinde §5'te sayılan yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına sunulabilir, bkz. §2.19)
• Tanıtım ve kampanya iletişimi (yalnızca açık rıza ile)
• Bizden kaynaklanan bir hizmet aksaklığından etkilenen mevcut veya eski ücretli kullanıcılara, hesabının durumunun ve sunulan telafinin kişi başına tek seferlik bildirilmesi (bkz. §2.16)
• Site geliştirme ve analitik (anonim çerez verileri ile)
• Hizmet sürekliliği ve felaket kurtarma amacıyla yedek kopya tutulması (pasif yedek sunucu, §5.1)
• Organizasyonun talimatı üzerine, tamamlanan sözleşmelerin bir kopyasının organizasyonun kendi depolama hedefine yüklenmesi ve bu teslimatın kayda geçirilmesi (bkz. §5.5)
• Kuruluşun talimatı üzerine, kuruluşun istediği belgelerin ilgili kişiden bağlantı üzerinden teslim alınıp kuruluşa iletilmesi; yükleme öncesi onayın ve yükleme işlemlerinin kayda geçirilmesi (bkz. §2.21)

4. Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebep

4.1 Toplama Yöntemleri

• Hesap kayıt formu, profil bilgi formu
• Ürün satın alma sayfası üzerinden hesap oluşturma: imzala.org'daki ürün satın alma sayfalarında (ör. İmzala Masaüstü satın alma sayfası) hesabı olmayan ziyaretçiden e-posta adresi, şifre, ad, soyad ve telefon numarası alınır; telefon numarası SMS ile gönderilen tek kullanımlık kod (OTP) ile doğrulanır. Bu veri kalemleri, kayıt formundaki verilerle aynıdır (bkz. §2.2, §2.3); satın alma sayfası yalnızca ek bir toplama kanalıdır, yeni bir veri kategorisi doğurmaz.
• Masaüstü uygulaması (İmzala Masaüstü): lisans ve kota yönetimi için cihaz kimliği özeti ve imza kullanım kaydı; oturum açık kaldığı sürece oturum kaydı, kullanıcı "bu bilgisayarı hatırla" seçeneğini işaretlerse ayrıca güvenilir cihaz kaydı (bkz. §2.14). Uygulama içinde ödeme alınmaz ve kart verisi işlenmez; uygulamadaki "Satın Al" seçeneği yalnızca cihazın web tarayıcısında satın alma sayfasını açar.
• Mobil uygulama (iOS, Android): giriş, kayıt ve profil bilgileri; oturum kaydı için IP adresi ve cihaz bilgisi; uygulama hatalarını gidermek için hesabınızla ilişkilendirilmeyen çökme raporları. Uygulama konum, kamera, rehber veya reklam kimliğine erişmez, kullanım analitiği aracı kullanmaz.
• OAuth üzerinden (Google / Apple / Facebook / Twitter API; Apple ile giriş mobil uygulamada sunulur)
• İmza ekranı (el yazısı imza görseli, PNG bitmap; davranışsal biyometrik parametre toplanmaz)
• Ödeme webhook'ları (PayTR)
• Kimlik doğrulama sorgusu (NVİ'nin kamuya açık kimlik doğrulama hizmeti: ad, soyad, TC kimlik numarası ve doğum yılının nüfus kayıtlarıyla eşleştirilmesi; yalnızca eşleşti/eşleşmedi sonucu alınır)
• Belge Toplama yükleme sayfası: kuruluşun gönderdiği bağlantıdaki sayfada belgeyi yükleyen kişi tarafından iletilen belgeler ve onay; IP adresi ve tarayıcı bilgisi sayfa kullanılırken otomatik olarak kaydedilir; kişinin adı, soyadı ve e-posta adresi kuruluş tarafından girilir (bkz. §2.21)
• Web sitesindeki iletişim formu: ad-soyad, e-posta, isteğe bağlı telefon, ilgilenilen hizmet ve mesaj. Bu bilgiler veritabanına kaydedilmez; talebinizi yanıtlamak amacıyla destek ekibimizin e-posta adresine iletilir ve destek yazışması olarak saklanır. Güvenlik doğrulaması tamamlanmışsa, formda belirttiğiniz adrese talebinizin alındığını bildiren bir e-posta gönderilir; bu e-posta gönderdiğiniz mesajı içermez (§5.2, Mailgun). Hukuki sebep: talebiniz bir hizmetle ilgiliyse sözleşmenin kurulması (KVKK m.5/2-c), diğer taleplerde meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
• Satış görüşmesi kanalları: web sitesindeki demo ve teklif formu, canlı destek ile WhatsApp mesajları, doğrudan e-posta veya telefonla iletişim (bu son hâlde kayıt temsilcimiz tarafından elle oluşturulur, bkz. §2.20)
• Çerez ve analitik scriptleri (consent ile)

4.2 Hukuki Sebep (KVKK m.5 ve 6)

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c): Hesap, ödeme, hizmet sunma; abonelik ve ücretsiz deneme kapsamında tekrarlı ödeme tokenının (kart referansı + son 4 hane + marka + son kullanma) saklanması ve otomatik tahsilatın yürütülmesi; masaüstü İmza Aracı lisansının cihaza bağlanması ve yıllık imza kotasının yönetimi; masaüstü uygulamasında kullanıcının seçtiği süre boyunca oturumun açık tutulması ve "bu bilgisayarı hatırla" tercihinin uygulanması (bkz. §2.14)
• Hukuki yükümlülük: Fatura, vergi, audit log, ihtilaf çözümü; kullandığınız hizmete etki eden mevzuat değişikliklerine ilişkin bülten bildirimlerinin veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü çerçevesinde ek dayanak olarak yapılması (KVKK m.5/2-ç)
• Meşru menfaat: Dolandırıcılık önleme, audit, güvenlik, imza IP adresinden türetilen yaklaşık konum; masaüstü oturumlarında hesap güvenliğinin korunması (oturum kaydının cihaz/tarayıcı ve IP bilgisiyle tutulması, yeniden kullanılan oturum anahtarının tespiti ve ilgili oturumların sonlandırılması); hesap-işlevsel mobil anlık bildirimler (imza talebi / tamamlanma / hatırlatma / ödeme); hizmet ve uygulama hatalarının tespiti ve giderilmesi; hizmetin hangi işler için kullanıldığının anlaşılması ve müşteri ilişkilerinin yürütülmesi (kullanım amacı beyanı, bkz. §2.8); anonim imza doğrulama hizmetinin sunulması; web sitesindeki demo, teklif ve iletişim formları ile herkese açık araçların otomatik gönderim ve kötüye kullanıma karşı korunması (bot doğrulaması, bkz. §2.20 ve §5.2); Kimlik Fotoğrafı Doğrulama adımının kimlik kontrolü ve sözleşme sürecinin kanıtlanması amacıyla yürütülmesi (kişisel çalışma alanından gönderilen sözleşmelerde; kurumun gönderdiği sözleşmede veri sorumlusu kurumdur, bkz. §2.15); hesap işlevsel bülten kategorileri (hizmet güncellemeleri, mevzuat değişikliği bildirimleri) ile bunlara ilişkin teslimat ve etkileşim izleme (son okteti maskeli IP adresi dahil) (KVKK m.5/2-f); bizden kaynaklanan bir hizmet aksaklığından etkilenen mevcut veya eski ücretli kullanıcılara, hesabının durumunun ve sunulan telafinin kişi başına tek seferlik bildirilmesi (bu gönderim düzenli tanıtım bülteni değildir, ret bağlantısı içerir ve bültenden çıkmış kişilere yapılmaz, bkz. §2.16); kişi ve firma kayıt defterindeki kayıtlara hangi kullanıcının, ne zaman ve hangi sekmeden eriştiğinin kaydedilmesi (son okteti maskeli IP adresi ve tarayıcı bilgisi dahil) ve bu kaydın, kişisel veriye erişimin denetlenebilir kalması amacıyla beş yıl saklanması (bkz. §2.19); hizmete kayıt olan veya bize ulaşan kişilerin satış görüşmelerinin takip edilmesi ve tekrar eden ya da yanıtsız kalan taleplerin önlenmesi (bkz. §2.20); hizmet sürekliliği ve felaket kurtarma amacıyla üretim verilerinin pasif yedek sunucuya kopyalanması (KVKK m.12 veri güvenliği yükümlülüğünün gereği olarak); organizasyonun kendi depolama hedefine yapılan yüklemelerin teslimat kaydının tutulması ve başarısız teslimatların incelenebilmesi (bkz. §5.5); Belge Toplama'da hizmetin güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi için yükleme güvenlik kaydının tutulması (bkz. §2.21). Sözleşme kopyasının hedefe yüklenmesi işleminin kendisinde hukuki sebebi belirlemek ve ilgili kişileri aydınlatmak, talimatı veren organizasyona aittir
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): Belge Toplama'da yükleme öncesinde kişiye gösterilen metnin ve kişinin onayının sonradan gösterilebilmesi için onay kaydının tutulması ve kuruluşun Belge Toplama Koşulları 10.6'yı onayladığının gösterilebilmesi için belge kontrolleri onay kaydının tutulması (bkz. §2.21)
• Açık rıza: Pazarlama iletişimi (e-posta ve mobil pazarlama bildirimleri dahil, opt-in), çerez tabanlı analitik / pazarlama; abonelik / deneme iptalinden sonra kartınızı ileride kullanmak üzere saklamaya yönelik "kartımı sakla" tercihi (dilediğiniz an geri çekilebilir); imza ekranında tarayıcı (GPS) tam konumu; AI Sözleşme Analizi kapsamında sözleşme metninin yapay zeka ile analiz edilmesi ve bu amaçla yurt dışına aktarılması (m.9, bkz. §2.17)

5. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar

Organizasyon yöneticisine gösterim: §2.19'da tanımlanan kayıt defteri erişim kaydı, ilgili organizasyonun sahibi ve yöneticilerine uygulama içinde gösterilir. Bu bir alt işleyene aktarım değildir; aynı çalışma alanı içinde yetkilendirilmiş kişilere sunulan bir görünümdür.

5.1 Yurt İçi Aktarımlar

• Turhost (Türkiye): Birincil sunucu altyapısı ve veri depolama. Tier 3 veri merkezi sertifikasına sahip Türk Telekom İstanbul Gayrettepe veri merkezi. Tüm üretim verileriniz burada işlenir ve depolanır. Sağlayıcı sunucu barındırma ve ağ bağlantısı sağlar; sunucuların işletimi ve yönetim erişimi İmzala.org tarafından yürütülür. Sağlayıcıyla ayrı bir veri işleme sözleşmesi imzalanmamıştır, ilişki sağlayıcının standart hizmet sözleşmesine dayanır; sağlayıcının bu sözleşmeden doğan hakları (fiziksel erişim, yetkili mercilerin taleplerini karşılama) saklıdır.
• Güzel Hosting, GNET İnternet Telekomünikasyon A.Ş. (Türkiye): Pasif yedek sunucu (iş sürekliliği). Üretim verilerinin bir kopyası, birincil sunucunun arızası halinde hizmetin sürdürülebilmesi için Mars Data Center'daki yedek sunucuya 15 dakika aralıkla aktarılır; kopya, İmzala.org'un kendi tedbiri olarak diskte AES-256-GCM ile şifrelenir; şifreleme anahtarı İmzala.org tarafından yönetilir ve sağlayıcıya verilmez. Sağlayıcıyla ayrı bir veri işleme sözleşmesi imzalanmamıştır, ilişki sağlayıcının standart hizmet sözleşmesine dayanır; sağlayıcının bu sözleşmeden doğan hakları saklıdır. Hukuki sebep: hizmetin sürekliliğine ilişkin meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).
• TÜBİTAK KAMU SM: Nitelikli zaman damgası hizmeti (RFC 3161)
• E-imza (NES) satış kanalı: imzala.org üzerinden nitelikli sertifika siparişi verildiğinde, sertifikayı düzenleyen ESHS Arksigner Yazılım ve Donanım Sanayi Ticaret A.Ş. (ARKİMZA) ile kargo firması Hepsijet'e ayrıca aktarım yapılır; kurulum için talebiniz üzerine uzak bağlantı oturumu kurulursa AnyDesk Software GmbH (Almanya) de alıcı olur; ayrıntı: E-İmza Satış ve Başvuru Süreci Aydınlatma Metni
• PayTR: Ödeme işlemleri (Türkiye, BDDK denetimli, PCI-DSS Level 1)
• NetGSM, Kobikom: SMS gönderimi (organizasyon bazlı seçim). NetGSM ayrıca kurumsal telefon numaramızın bulut santralidir: telefon görüşmelerinin ses kaydı ve çağrı kaydı sağlayıcının Türkiye'deki sistemlerinde tutulur (bkz. §2.22)
• Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (kamuya açık kimlik doğrulama hizmeti): TC kimlik bilgilerinin doğrulanması (ad–soyad–TC kimlik numarası–doğum yılı eşleştirmesi); kimlik doğruluğunun teyidi ve imza sürecinin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla (5070 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde). Yalnızca eşleşti/eşleşmedi sonucu alınır; nüfus kayıtlarından veri çekilmez ve bu kayıtlara veri eklenmez.
• GSM operatörleri (Turkcell, Türk Telekom, Vodafone): Mobil İmza ile güvenli elektronik imza. Yalnızca sözleşmeyi gönderen taraf güvenli elektronik imzayı açtığında ve imzacı imzayı Mobil İmza ile atmayı seçtiğinde veya kendi belgenizi imzalarken bu yöntemi seçtiğinizde devreye girer; bugün Turkcell, Türk Telekom ve Vodafone kanalları kullanımdadır. Operatöre imzacının telefon numarası, telefonda gösterilecek işlem açıklaması (sözleşme kayıt numarasının bir bölümü; sertifika eşleştirme adımı gerekirse o adımda ad-soyad, altı haneli kod ve işlem zamanı) ve imzalanacak geri döndürülemez özet değeri iletilir; sözleşme içeriği ve IP adresi iletilmez. Mobil imza aboneliği ve SIM kartındaki nitelikli sertifika imzacı ile operatörü arasındaki ilişkiye dayandığından operatör, alt işleyen değil bağımsız veri sorumlusudur; aktarım KVKK m.8 kapsamında, m.5/2-c (sözleşmenin ifası) ve m.5/2-ç (hukuki yükümlülük, 5070) sebeplerine dayanır. Ayrıntı: İmza Süreci Aydınlatma Metni.
• e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisi (yurt içi): Belge Toplama'da kuruluş yerleşim yeri belgesi için kaynak kontrolü istediyse, belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası yalnız bu kontrol için bu servise gönderilir; e-Devlet hesabına giriş yapılmaz (bkz. §2.21).
• İleti Yönetim Sistemi A.Ş. (İYS): Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtlarının 6563 sayılı Kanun ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca tutulduğu ulusal kayıt sistemi. Ticari elektronik ileti gönderebilmek için hizmet sağlayıcının İYS'ye kayıtlı olması ve alıcının onayının İYS'de bulunması zorunludur (Yönetmelik m.5). Yalnızca ticari elektronik ileti izni verdiğinizde, izninizi geri çektiğinizde veya ileti almayı reddettiğinizde devreye girer. İYS'ye aktarılan veriler: izin verdiğiniz kanala göre e-posta adresiniz ve/veya cep telefonu numaranız, beyanın yönü (onay veya ret), kanalı, tarihi ve alındığı kaynak (ör. kayıt formu, hesap ayarları). Ad-soyad, belge içeriği, hesap ayrıntısı veya başka bir kişisel veri aktarılmaz. Onay beyanlarınız en geç üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilir (Yönetmelik m.7/11); bu süre içinde kaydedilmeyen onay geçersiz sayılır ve o onaya dayanarak size ticari elektronik ileti gönderilmez (Yönetmelik m.7/12). Ret bildirimleriniz de en geç üç iş günü içinde İYS'ye bildirilir (Yönetmelik m.9/6); onayınızı geri çekmeniz aynı şekilde ret olarak işlenir. Ticari elektronik ileti izninin alınması ve bu izne dayanarak size ileti gönderilmesi açık rızanıza (KVKK m.5/1) dayanır; izin veya ret beyanınızın İYS'ye bildirilmesi ise ayrı bir işlemedir ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (KVKK m.5/2-ç) sebebine dayanır. Ret beyanınızın bildirilmesi için ayrıca açık rızanıza dayanılmaz; aktarım KVKK m.8 kapsamındadır. Sistemin işletilmesine ilişkin yükümlülükler kanundan ve Yönetmelikten doğduğu için İYS A.Ş. alt işleyen değil bağımsız veri sorumlusudur ve bu kayıtlar bakımından kendi aydınlatma metnini yayımlar; bu kayda ilişkin taleplerinizi doğrudan İYS A.Ş.'ye de yöneltebilirsiniz. Kanun, tacir ve esnaf alıcılara önceden onay alınmaksızın ileti gönderilmesine izin verse de (6563 sayılı Kanun m.6/2) bu yol kullanılmamaktadır: İYS'ye yalnızca sizin verdiğiniz onay ve ret beyanları yüklenir, onayınız olmadan iletişim adresiniz İYS'ye kaydedilmez. İYS kaydınızı iys.org.tr üzerinden kendiniz de görüntüleyebilir, onayınızı geri çekebilir ve ret hakkınızı doğrudan İYS üzerinden kullanabilirsiniz (Yönetmelik m.9/7).
• Yetkili kamu kurumları: Yasal yükümlülükler kapsamında (mahkeme, KVKK Kurumu, vergi dairesi)

5.2 Yurt Dışı Aktarımlar

Aşağıdaki liste, İmzala'nın kendi alt işleyenleri ve kendi kanalları üzerinden yapılan yurt dışı aktarımları gösterir. Bu aktarımlar KVKK m.9 kapsamında, açık rıza veya Standart Sözleşme Maddeleri (SCC) ile yapılır; isteğe bağlı WhatsApp bildirim kanalında, Türkiye dışı numaralara Twilio (ABD) ile yapılan SMS gönderiminde ve Belge Toplama'daki imza sirküleri yorumlamasında (§2.21) KVKK m.9 kapsamındaki uygun güvence (Kurul standart sözleşmesi) henüz tamamlanmamış olup bu durum ilgili kayıtlarda açıkça belirtilmiştir. Müşterinin bağladığı kendi sağlayıcıları bu listede yer almaz; bunlar için listenin altındaki açıklama geçerlidir:

• Hetzner Online GmbH (Almanya, geçiş sürecinde): Off-site şifreli yedekler (istemci tarafında AES-256), yurt içi yedekleme hedefine geçiş tamamlanana kadar geçici olarak tutulur. ISO 27001 sertifikalı, GDPR DPA imzalı.
• Cloudflare (ABD): CDN, DNS, WAF ve DDoS koruması; ayrıca tam (GPS) konum açık rıza ile paylaşılmadığında imza anında IP adresinden türetilen il/ülke düzeyinde yaklaşık konum bilgisi. EU-Home Region kullanılır, GDPR DPA imzalı.
• Mailgun (Almanya, EU sunucu): Transactional e-posta gönderimi ve bülten (hizmet güncellemeleri, mevzuat bildirimi) gönderimi ile teslimat/etkileşim izleme webhook'ları (delivered, opened, clicked, bounced, complained, unsubscribed). EU veri merkezi (mailgun.eu), GDPR DPA imzalı; bülten kullanımı mevcut sözleşme kapsamında ek amaçtır, yeni bir alt işleyen tüzel kişi doğmaz.
• Twilio (ABD): Türkiye dışındaki telefon numaralarına SMS: kayıt ve giriş doğrulama kodları ile imzacı bildirimleri İmzala.org'un sistem hesabı üzerinden gönderilir. İşlenen veri telefon numarası ve SMS metni (doğrulama kodu; imza daveti, hatırlatma ve tamamlanma bildiriminde gönderen kuruluşun kısa adı, sözleşme başlığı ve imza bağlantısı; organizasyon davetinde davet bildirimi) ile sınırlıdır. Twilio ile GDPR kapsamında Twilio'nun veri işleme eki (AB Standart Sözleşme Maddeleri) geçerlidir; KVKK m.9 kapsamındaki Kurul standart sözleşmesinin imzalanması ve Kurum'a bildirimi süreci yürütülmektedir.
• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd., İrlanda; küresel altyapı): Sözleşmeyi gönderen tarafın bu kanalı açması hâlinde imzacıya imza daveti, hatırlatma ve tamamlanma bildiriminin iletilmesi; ayrıca destek hattı olarak kullanım. Yalnızca telefon numarası, ad soyad, imza bağlantısı ve mesaj metni iletilir; belge içeriği, T.C. kimlik numarası ve IP adresi iletilmez. Meta bu aktarımda alt işleyen değil, bağımsız veri sorumlusudur; ayrı bir veri işleme sözleşmesi bulunmamaktadır. Bu aktarım için uygun güvencenin (Kurul standart sözleşmesi) tamamlanmasına yönelik süreç yürütülmektedir.
• Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, ABD): Mobil uygulamaya anlık bildirim (push) gönderimi. Yalnızca cihaz bildirim jetonu (device token) ve jenerik bildirim metni Google altyapısından geçer; sözleşme başlığı veya taraf adı gibi içerik gönderilmez (veri minimizasyonu). İmza, hatırlatma ve ödeme bildirimleri hesap-işlevseldir; pazarlama bildirimleri ayrıca açık rıza (opt-in) ile gönderilir. Bu özellik henüz aktif değildir; Firebase projesi kurulduğunda Google'ın Veri İşleme Şartları (SCC Modül 2 dahil) yürürlüğe girecektir.
• GitHub (ABD): Kaynak kodu yönetimi (kullanıcı PII'si depolanmaz, yalnızca uygulama kodu).
• Google Takvim (Google LLC, ABD): Demo talep formunu gönderen ziyaretçiler için isteğe bağlı randevu planlama. Takvim yalnızca demo talep formu başarıyla gönderildikten sonra yüklenir (sitede gezinirken yüklenmez); bu sırada IP adresi ve tarayıcı bilgisi Google'a iletilir. Randevu bilgilerini (ad, e-posta, tarih/saat) ziyaretçi Google'ın randevu sayfasına kendisi girer; demo formuna girilen veriler Google Takvim'e aktarılmaz. E-imza siparişi veren müşteriler de, kargo e-postasıyla gönderilen kurulum rehberindeki bağlantıdan uzaktan kurulum desteği için isteğe bağlı olarak randevu alabilir; randevu bilgilerini Google'ın randevu sayfasına kendileri girer. Hukuki sebep: talebinize istinaden sözleşme öncesi görüşmenin ya da sözleşmenin ifası kapsamındaki kurulum desteğinin planlanması (KVKK m.5/2-c). Güvence: randevu sayfası Google'ın kendi hizmet şartları ve gizlilik politikası kapsamında çalışır; İmzala.org'un Google ile yaptığı veri işleme sözleşmesi (CDPA + SCC) yalnızca kurumsal Google Workspace hesabında tutulan randevu kayıtlarını kapsar.
• Cloudflare Turnstile (bot doğrulaması): Herkese açık araçlarda (İmza Doğrulama, UDF Çevirici, EYP Görüntüleyici), e-imza sipariş formunda, web sitesindeki demo, teklif ve iletişim formlarında ve süresi dolmuş imzalı belge (sonuç sayfası) bağlantısı için yeni bağlantı isteme sayfasında otomatik gönderim ve kötüye kullanım kontrolü. Doğrulama sırasında IP adresi ile doğrulama için gereken tarayıcı ve cihaz bilgileri Cloudflare'e iletilir; doğrulama isteğine form içeriği (ad, e-posta, telefon, mesaj) ve yüklenen belge eklenmez. Demo, teklif ve iletişim formlarında doğrulama formla ilk etkileşimde başlar; sitede yalnızca gezinen ziyaretçi için çalışmaz. Bu, mevcut Cloudflare alt işleyenimizin ayrı bir amacıdır; yeni bir sözleşme veya tüzel kişi doğmaz.
• OpenRouter, Inc. (ABD): İsteğe bağlı yapay zeka destekli özellikler (AI Sözleşme Analizi, alan tespiti, şablon hazırlama, Belge Toplama'da imza sirküleri yorumlaması); yalnızca kullanıcı işlemi başlatıp açık onay verdiğinde belge metni ve sayfa görüntüleri iletilir; imza sirküleri yorumlamasında ise kurum yöneticisinin izni ve kalem düzeyinde verdiği kabulle, belge yüklendiğinde otomatik olarak, yalnızca sirkülerin bilgi bölümünün (unvan, ticaret sicili ve vergi bilgisi, yetkili, kullanım şekli ve temsil süresi satırları) kodlanmış metni iletilir; adres satırları ile açıklama ve noter onay metni gönderilmez. Adlar ve şirket unvanı açık hâliyle gönderilmez; yerlerine yalnızca imzala.org'un sisteminde açılabilen kodlar konur. Kimlik numarası, adres ve tarihler dışındaki sayılar gönderilmez. Kodlanmış metin kişisel veri niteliğini korur (bkz. §2.21). Kurum yöneticileri bu özellikleri çalışma alanı genelinde kapatabilir. Kalıcı saklamanın kapalı olduğu yapılandırma kullanılır; içerik model eğitiminde kullanılmaz. Ayrıntı için bkz. §2.17.
• Sectigo (Europe) SL (İspanya, AB): İsteğe bağlı Avrupa Birliği geçerli nitelikli zaman damgası (eIDAS) hizmeti. Yalnızca sözleşme gönderilirken bu seçenek işaretlendiğinde kullanılır; varsayılan olarak kapalıdır. Sağlayıcıya yalnızca belgenin SHA-256 özet değeri ve rastgele bir sayı (nonce) iletilir; belge içeriği, taraf bilgileri, ekler ve IP adresi iletilmez, istek sunucularımızdan yapılır. Hizmet, Avrupa Birliği güven listesinde (İspanya) nitelikli zaman damgası hizmeti olarak listelidir. Hukuki sebep: talep ettiğiniz hizmetin ifası (KVKK m.5/2-c) ve imza delilinin bütünlüğüne ilişkin meşru menfaat (m.5/2-f). Ayrıntı: AB Geçerli Zaman Damgası.
• OCSP / CRL / AIA (ilgili ESHS sunucuları): İmzanın iptal/zaman damgası kontrolünde imzanın zaten kamuya açık sertifika bilgisi (örn. seri no) ilgili sunuculara iletilir.

Müşterinin bağladığı kendi sağlayıcıları: Sözleşmeyi gönderen organizasyon, imza sürecine ilişkin bildirimlerin kendi SMS, e-posta (SMTP veya e-posta API) ya da WhatsApp Business hesabı üzerinden iletilmesini seçebilir. İmza sürecine ilişkin bildirimler (örneğin davet, hatırlatma, tamamlanma, red bildirimi, belge kopyası) gönderen kuruluşun tercih ettiği kanal ve sağlayıcı üzerinden iletilebilir; tamamlanma e-postasında imzalı sözleşmenin PDF kopyası ek olarak gönderilir; bu sağlayıcı yurt dışında bulunabilir. Sağlayıcı seçimi ve aktarımın hukuki dayanağı öncelikle gönderen kuruluşun sorumluluğundadır. Bu hâlde sağlayıcı İmzala'nın alt işleyeni değildir; SMS ve e-posta sağlayıcıları organizasyonun kendi veri işleyenidir ve İmzala iletimi organizasyonun talimatıyla, veri işleyen sıfatıyla ve kendi sunucularından teknik olarak gerçekleştirir. Bu durum yalnız bildirimin iletimine ilişkindir; imza delili kayıtları (gönderim isteği zamanı, IP, zaman damgası, denetim kaydı) bakımından İmzala'nın rolü değişmez. Organizasyon tercih ettiyse, bu sağlayıcıya ulaşılamadığında bildirim İmzala'nın kendi kanalından iletilebilir. Organizasyonun kendi WhatsApp Business hesabı bağlıysa bildirim İmzala'nın WhatsApp hattından değil o hesaptan gönderilir; bu sağlayıcı İmzala.org'un alt işleyeni değildir, sağlayıcı ile organizasyon arasındaki rol aralarındaki sözleşmeye tabidir. Yukarıdaki WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) kaydı İmzala'nın kendi hattına ilişkindir. Kimlik doğrulama kodları, fatura ve hesap güvenliği e-postaları bu tercihin kapsamı dışındadır ve İmzala'nın kendi kanallarından gönderilir. Organizasyon, bildirim kanallarına ek olarak tamamlanan sözleşmelerin bir kopyasının kendi depolama hedefine (SFTP, FTPS, S3 uyumlu depolama veya WebDAV) yüklenmesini de seçebilir; bu hedef de İmzala'nın alt işleyeni değildir ve bu aktarım §5.5'te ayrıca açıklanmıştır.

5.3 Pazarlama ve Analitik Platformları (çerez consent ile; consent reddi hâlinde Consent Mode Advanced anonim sinyali)

• Google Analytics 4 + Google Tag Manager: Site kullanım analitiği (anonim ID)
• Microsoft Clarity: Isı haritaları, oturum kayıtları (PII otomatik maskelenir)
• Meta Pixel (Facebook/Instagram): Tarayıcı tarafı reklam dönüşüm takibi
• Meta Conversions API (CAPI): Sunucu tarafı dönüşüm takibi. E-posta + telefon SHA-256 hashlenmiş aktarılır (ham PII değil)
• Google Ads + Enhanced Conversions: Reklam dönüşüm takibi. Enhanced Conversions kapsamında e-posta/telefon SHA-256 hashlenmiş aktarılır

Consent Mode Advanced (consent reddi hâlinde): Çerez tercihini reddetseniz de tarayıcınızdan Google'a IP adresinizi ve sayfa yolunu içeren çerezsiz/anonim bir ölçüm sinyali (redacted ping) iletilir. Bu sinyalde tanımlayıcı çerez yazılmaz, kimliğinizle eşleştirilmez, Enhanced Conversions hash'i gönderilmez; yalnızca toplu istatistik ve modellenmiş dönüşüm hesabında kullanılır. Yalnızca GA4 + Google Ads için geçerlidir; Meta ve Clarity için consent reddedildiğinde hiçbir sinyal iletilmez. Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).

5.4 Sunucu Tarafı Ölçüm Altyapısı (sGTM)

Pazarlama ve analitik trafiği önce kx7m2.imzala.org alt etki alanımız (Türkiye'deki veri merkezimiz) üzerinden geçer, oradan Google Analytics 4 / Meta CAPI / Google Ads servislerine aktarılır. Tarayıcınız bu üçüncü taraflara doğrudan bağlanmaz; tüm aktarımlar sunucumuz tarafından denetlenerek (consent kontrolü, PII hashleme) yapılır. AB-içi transfer olduğundan KVKK m.9 ek güvence şartı gerekmez.

5.5 Organizasyonun Kendi Depolama Hedefine Aktarım

Sözleşmeyi gönderen organizasyon, tamamlanan sözleşmelerin bir kopyasının kendi depolama hedefine (SFTP, FTPS, S3 uyumlu depolama veya WebDAV) yüklenmesini seçebilir. Hedefi ve hedefin bulunduğu ülkeyi (Türkiye, Avrupa Birliği veya diğer) organizasyon kurulum sırasında kendisi tanımlar ve beyan eder. Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır ve yalnızca organizasyonun kurmasıyla çalışır.

Özellik kurulduktan sonra kural olarak yalnızca yeni tamamlanan sözleşmeler hedefe yüklenir. Organizasyonun yöneticisi ayrıca, ayrı bir talepte bulunarak geçmişte tamamlanmış sözleşmelerin tamamının hedefe aktarılmasını başlatabilir; bu hâlde aktarım ileriye dönük olmakla sınırlı kalmaz, mevcut arşivi de kapsar. Bu toplu aktarım hedefin doğrulanmasından yirmi dört saat geçmeden açılmaz, saatte bir kezle sınırlıdır ve başlatıldığında organizasyonun sahiplerine ayrıca bildirilir.

• Aktarılan dosyalar: (a) imzalı sözleşmenin mühürlenmiş PDF kopyası; (b) organizasyon seçtiyse tamamlanma sertifikası; (c) varsayılan olarak açık olan, sözleşmeye ilişkin özet bilgi dosyası. Bu sürüm itibarıyla hedefe başka bir dosya yüklenmez. Ham biyometrik görüntüler, yüz şablonları ve kimlik belgesi görüntüleri hedefe yüklenmez.
• Tamamlanma sertifikasındaki kişisel veriler: tarafların ad ve soyadı ile e-posta adresi; maskelenmiş telefon numarası; maskelenmiş T.C. kimlik numarası; belgeyi görüntüleme ve imzalama zamanı; bu anlardaki maskelenmiş IP adresi ve cihaz bilgisi; imza anına ilişkin, yaklaşık düzeye indirgenmiş konum bilgisi; imzacı başına doğrulama durumu göstergeleri (T.C. kimlik doğrulaması, telefon doğrulaması, biyometrik doğrulama, canlılık doğrulaması, kimlik kartı çipinin okunması, kimlik fotoğrafı doğrulaması, konum doğrulaması, nitelikli imza) ve canlılık doğrulaması yapılmışsa sayısal canlılık skoru; bildirimlerin gönderim zamanları ile e-postanın alıcı sunucu tarafından kabul edildiği an ve bağlantının tıklandığı zaman; belgenin SHA-256 özet değeri; herkese açık doğrulama sayfasına giden bağlantı ve karekod. Tarafın durumu (imzaladı, onayladı, onay vermedi, reddetti) yalnızca bir gösterge olarak yer alır; reddin serbest metin gerekçesi sertifikaya yazılmaz. Sertifikaya ham biyometrik görüntü, yüz şablonu veya kimlik belgesi görüntüsü konulmaz. Bu dosyanın yüklenip yüklenmeyeceğini organizasyon belirler; seçilmezse yüklenmez.
• Özet bilgi dosyası: sözleşme tanımlayıcısı, başlığı, tamamlanma ve mühürleme zamanı, imza seviyesi, dosya listesi ile her dosyanın SHA-256 özet değeri ve doğrulama bağlantısı. Bu dosyaya taraflara ait ad, e-posta, telefon, T.C. kimlik numarası veya IP alanı yazılmaz; yazılan tek serbest metin sözleşme başlığıdır ve başlığı organizasyon kendisi belirlediği için kişisel veri içerebilir. Dosyadaki doğrulama bağlantısı, herkese açık doğrulama sayfasına gider: bağlantıyı elinde bulunduran kişi bu sayfada sözleşme başlığını, tarafların maskelenmiş adını ve maskelenmiş kimlik numarasını, imza zamanını, maskelenmiş IP adresini, cihaz bilgisini ve doğrulama durumu göstergelerini görebilir.
• Dosya adları ve klasör yolu: Yüklenen dosyaların adları bu sürüm itibarıyla hizmet tarafından belirlenir. Hedefteki klasör yolu ise organizasyonun belirlediği kalıba göre oluşturulur ve bu kalıp sözleşme başlığını içerebilir; başlığa kişisel veri yazılmaması organizasyonun kendi tercihindedir.
• Türkiye dışındaki hedefler: Türkiye dışında beyan edilen hedefler, ayrı ve varsayılan olarak kapalı bir ayara bağlıdır. Bu ayar kapalıyken yurt dışı hedef tanımlanamaz ve sırada bekleyen yüklemeler yurt dışı hedeflere iletilmez. Ayar açıldığında organizasyondan, onaylanan metnin sürümü, onaylayan kullanıcı ve onay zamanı ile birlikte kaydedilen açık bir talimat teyidi alınır. Hedefin seçimi, aktarımın KVKK m.9 kapsamındaki hukuki dayanağı ve uygun güvencesi ile ilgili kişilerin aydınlatılması organizasyonun sorumluluğundadır; İmzala yüklemeyi organizasyonun talimatıyla, veri işleyen sıfatıyla ve kendi sunucularından teknik olarak gerçekleştirir.
• Yüklenen kopyadan İmzala'da ne kalır: Hedefe yüklenen dosyaların bir kopyası İmzala tarafında ayrıca tutulmaz. Yalnızca bir teslimat kaydı tutulur: sözleşme başlığı, hedefteki klasör yolu, dosya başına ad, boyut ve SHA-256 özet değeri ile başarısızlık hâlinde hata kodu. Bu kayıt dosyaların içeriğini taşımaz ve sözleşmenin kendisi İmzala'da silinse dahi, hangi dosyanın hangi hedefe ne zaman yazıldığı sorusu cevaplanabilsin diye kalmaya devam eder. Hedefe bağlanmak için kullanılan bilgiler (kullanıcı adı, parola, anahtar) şifrelenerek saklanır (AES-256-GCM, bu amaca ayrılmış bir anahtarla). Teslimat kaydının saklama süresi §9'dadır.
• Hedefteki kopya: Hedef organizasyonun kendi hesabıdır, bağlantı bilgilerini organizasyon verir ve İmzala ile depolama sağlayıcısı arasında herhangi bir sözleşme ilişkisi bulunmaz. İmzala'nın hedefe ulaşan kopya üzerinde belirleme ve denetim yetkisi yoktur; bu kopyayı yükleme işlemi dışında hiçbir amaçla işlemez. İmzala'ya hedefte tanınan yetkinin kapsamını organizasyon belirler. Kopyanın saklanması, kimlerin erişebileceği, yedeklenmesi ve silinmesi organizasyonun kendi altyapısında ve sorumluluğundadır; bu kopya bakımından veri sorumlusu organizasyondur. Bir silme talebinin hedefteki kopyaya uygulanması da organizasyon tarafından yapılır.

Bu bölüm yalnızca hedefe yüklenen kopyaya ilişkindir. İmzala'daki asıl kayıtlar, imza delili kayıtları ve bunların §9'daki saklama süreleri bu tercihten etkilenmez; hedefe bir kopya yüklenmiş olması, İmzala'daki kaydın silindiği veya süresinin kısaldığı anlamına gelmez.

6. Kişisel Veri Sahibinin Hakları (KVKK m.11 / GDPR Art.15-22)

Aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme (erişim hakkı)
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Şartların ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme (unutulma hakkı, GDPR Art.17)
• Verilerinizi yapılandırılmış ve makine okunabilir formatta indirme (taşınabilirlik, GDPR Art.20)
• Düzeltme veya silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

6.1 Hesap Üzerinden Doğrudan Kullanılabilen Haklar

Aşağıdaki hakları hesap ayarlarınızdan doğrudan kullanabilirsiniz:

• Verilerinizi indirme: Hesap ayarları → Gizlilik → "Verilerimi indir" (JSON + ZIP, GDPR Art.20)
• Hesabımı sil: Hesap ayarları → "Hesabımı sil". E-posta adresi kayıtlı hesaplarda silme, 24 saat geçerli e-posta bağlantısıyla onaylanır. E-posta adresi olmayan (telefonla kayıtlı) hesaplarda onay mobil uygulamada verilir: kayıtlı telefonunuza gönderilen doğrulama kodu ve hesabınızda parola varsa parolanız istenir. Telefonla onaylanan silmede kayıtlı telefonunuza bilgilendirme SMS'i gönderilir. Her iki yolda da onaydan sonra 30 günlük geri alma süresi başlar; bu süre içinde giriş yapıp silmeyi iptal edebilirsiniz. Süre sonunda hesabınız kalıcı olarak kapatılır; profil, iletişim ve giriş bilgileriniz silinir veya anonim hâle getirilir. Yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (imzalı sözleşmeler ve imza kayıtları, ödeme ve fatura kayıtları gibi) mevzuattaki süre boyunca saklanır; imzalı belgelerin içeriği bütünlüğü korunmak için değiştirilmez. Süre sonunda bu kayıtlar da silinir veya anonim hâle getirilir. Bu yolları kullanamıyorsanız talebinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz.
• Ticari elektronik ileti onayını geri alma: Hesap ayarları → Gizlilik (kanal bazında) veya İYS üzerinden
• Bülten aboneliğinden çıkma: Her bültenin altındaki tek tıkla "abonelikten çık" bağlantısı (tüm bültenleri durdurur ve ticari elektronik ileti onayınızı tüm kanallarda geri çeker); Bildirim Tercihleri sayfasındaki "Bülten / Yenilikler" kutusu (işareti kaldırmak hizmet güncellemeleri ve mevzuat bilgilendirmeleri dahil tüm bültenleri durdurur); veya [email protected] üzerinden başvuru
• Mobil push bildirimleri: Cihaz ayarlarından ve mobil uygulama içi bildirim tercihlerinden kapatılabilir; pazarlama bildirimleri opt-in'dir ve tek dokunuşla kapatılabilir.
• Çerez tercihi revoke: Sayfa altındaki "Çerez Ayarları" linki

7. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

• E-posta: [email protected] veya [email protected]
• KEP üzerinden: [email protected]
• Posta: Codeck Yazılım A.Ş., Maslak Mah. Aos 55. Sk. 42 Maslak No: 4 İç Kapı No: 556 Sarıyer / İstanbul

Başvurularınız en geç 30 gün içinde yanıtlanır (KVKK m.13). Başvurularınız ücretsizdir; ancak Kurum tarafından belirlenen tarife uygulanabilir.

8. Veri Güvenliği

8.1 Teknik Önlemler

• Şifreleme (transit): TLS 1.2 / 1.3 (Cloudflare + Let's Encrypt sertifikası)
• Şifreleme (off-site backup): AES-256 (rclone crypt; geçiş sürecinde Hetzner Storage Box)
• Şifreleme (nesne deposu): Yüklenen belge ve dosya nesneleri için sunucu tarafı şifreleme (SSE-KMS, otomatik şifreleme etkin). Bu ayar etkinleştirildiği tarihten sonra yazılan nesneleri kapsar; daha önce yazılmış nesnelerde yaygınlaştırma sürmektedir
• Dijital imza: RSA-2048 (anahtar yönetim sistemi, KMS)
• Hash: SHA-256 (belge bütünlük doğrulaması)
• Zaman damgası: TÜBİTAK KAMU SM (RFC 3161 nitelikli); isteğe bağlı ek AB nitelikli zaman damgası (eIDAS)
• Erişim kontrolü: Rol tabanlı erişim (RBAC) + tüm yönetim panelleri için iki faktörlü kimlik doğrulama (MFA)
• Ağ güvenliği: Kubernetes NetworkPolicy ile namespace izolasyonu, Cloudflare WAF
• Antivirüs: Yüklenen dosyalar için ClamAV taraması
• Zafiyet taraması: Trivy ile sürekli (CI/CD entegrasyonlu)
• Audit log: 5 yıl saklama (uygulama + KMS + Kubernetes API)
• İzleme: 24/7 Prometheus + Grafana + Loki + GlitchTip

8.2 Operasyonel Önlemler

• Personel için yıllık güvenlik farkındalık eğitimi
• Kritik personel için NDA imzası
• 4 katmanlı yedekleme stratejisi (Velero + PostgreSQL dump + Proxmox VM snapshot + off-site şifreli mirror)
• Şifreli off-site yedek (AES-256, AB lokasyon)
• Düzenli felaket kurtarma tatbikatı (son test: Nisan 2026, başarılı)
• Kişisel veri ihlali bildirim prosedürü ve Kurul bildirim formu (Kurul kararı uyarınca 72 saat)

8.3 Veri Saklama Lokasyonu

9. Saklama Süreleri

Veri Kategorisi	Süre	Yasal Dayanak
Sözleşme PDF, audit trail	10 yıl	TTK m.82
Sözleşme sürümleri: yeni sürümü gönderilmiş önceki sürümler, belgeleri ve kayıtları; yeni sürüme taşınan taraf kimlik ve iletişim bilgileri	Yeni sürümü gönderilmiş önceki sürümler için ayrı bir süre işletilmez; bu sürümler sözleşme kaydının parçası olarak saklanır ve sözleşme kaydının saklama süresi sona erdiğinde tüm sürümlerle birlikte silinir	TTK m.82, HMK m.199; KVKK m.5/2-c, m.5/2-f
Sözleşme sürümleri arası karşılaştırma raporu	Sözleşme kaydıyla birlikte saklanır ve silinir	KVKK m.5/2-f
Sözleşmenin yeni sürümü gönderildiğinde taraflara yapılan bildirimin gönderim takip kaydı (kanal, gönderim durumu ve zamanı; iletişim adresi kayda yazılmaz)	Bildirim sonuçlandıktan 1 yıl sonra silinir. Bildirimin hangi kanaldan ve ne zaman gönderildiği bilgisi, sözleşmenin işlem kayıtlarında sözleşme kaydıyla aynı süre saklanır	KVKK m.5/2-c, m.5/2-f
Telefon görüşmesi ses kaydı ve çağrı kaydı (§2.22)	1 yıl; kayda konu itiraz, şikâyet veya uyuşmazlık varsa yalnız o kayıt uyuşmazlık sonuçlanana kadar	KVKK m.5/2-e, m.5/2-f
Anonim doğrulama: yüklenen belge / maskelenmiş IP + metadata	Belge: kısa süre (yapılandırmaya göre en fazla birkaç gün veya saklanmaz); IP+metadata: 30–90 gün	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f)
Satış takibi kaydı (hesabı olmayan kişiler)	Son temastan itibaren 12 ay	Satış görüşmesinin takibi için gerekli süre (m.5/2-f); süre sonunda otomatik silinir, kayda bağlı demo/teklif talebi de birlikte gider
Satış takibi aşama değişim geçmişi	En fazla 3 yıl	Satış görüşmesinin takibi için gerekli süre (m.5/2-f); kayıt daha önce silinirse geçmiş de onunla birlikte silinir
İmza, görüntüleme ve işlem IP adresi; trafik güvenlik logları	10 yıl	Delil değeri/meşru menfaat, TTK m.82 (tacir), TBK m.146 (10 yıl genel zamanaşımı)
İmza coğrafi konum verisi (GPS koordinatları / IP tabanlı yaklaşık konum)	10 yıl (imza kaydıyla birlikte)	Delil değeri/meşru menfaat, TTK m.82 (tacir), TBK m.146 (10 yıl genel zamanaşımı)
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama: kimlik belgesi görüntüsü (ön+arka)	Doğrulama tamamlandıktan sonra 90 gün; sonuçsuz denemelerde 30 gün; kabul edilmeyen belge türünde ret üzerine	Kurumun gönderdiği sözleşmede hukuki sebebi veri sorumlusu kurum belirler (bkz. §2.15); kişisel çalışma alanında meşru menfaat (KVKK m.5/2-f); imha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama: kurumun seçimiyle kurum adına saklanan kimlik belgesi (ön ve arka yüz)	Sözleşme tamamlandığında kurumun belirlediği belge saklama süresi; o zamana kadar ve kurum süre belirlemediyse 365 gün; sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse kalan süre 90 gün (bkz. §2.21)	Hukuki sebebi veri sorumlusu kurum belirler (bkz. §2.15)
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama: doğrulama kaydı (maskeli özet, eşleşme sonucu, zaman damgası)	10 yıl (imza kaydıyla birlikte)	Delil değeri/meşru menfaat, TTK m.82 (tacir), TBK m.146
Gönderenin elle incelemesine giren doğrulama: kimlik görüntüleri (ön ve arka) ve canlılık kareleri	Gönderenin kararı veya karar süresinin dolması anında silinir (zaman damgası alınamazsa en geç 30 gün); kurum seçtiyse yalnızca kimlik kartı görüntüleri karardan sonra en çok 365 gün; somut uyuşmazlıkta kurumun dondurması süresince (canlılık kareleri dondurma dışında çekimden itibaren en çok 1 yıl)	Kurumun gönderdiği sözleşmede hukuki sebebi veri sorumlusu kurum belirler (bkz. §2.15); saklama ve dondurmada kurumun beyanı (KVKK m.5/2-e, canlılık kareleri için m.6/3-d)
Gönderenin elle incelemesi: karar kaydı (karar, gerekçe, kararı veren rol ve zaman, kimlik fotoğrafı doğrulamasının teknik skorları, görüntülerin özet değerleri) ve canlılık skorları	Karar kaydı ve kimlik skorları 10 yıl (imza kaydıyla birlikte); canlılık skorları ve eşleşme ayrıntısı en çok 1 yıl, sonra kayıtta yalnızca nötr sonuç kodu	Kimlik skorları ve karar kaydı: delil değeri (TBK m.146, HMK m.199); canlılık skorları: KVKK m.6/3-d, en çok 1 yıl
Kişi/firma kayıt defteri kaydı (ad, iletişim, kimlik numarası, görev, adres, firma bilgileri, etiket, not; bkz. §2.18)	Arayüzdeki silme işlemi kaydı arşivler. Arşivlenen kayıt, çalışma alanının yetkili kullanıcısı (organizasyon sahibi veya yöneticisi) tarafından uygulama içinden kalıcı olarak silinene kadar saklanır; kalıcı silmede kayıt, kayda bağlı özel alan değerleri, notlar ve değişiklik geçmişi birlikte silinir; kişiden belge toplamak için açılmış talepler iptal edilir, bağlantıları kapanır ve talepler kalemleriyle birlikte silinir. İmzalanmış veya gönderilmiş sözleşmelerdeki taraf bilgisi ve imza delili bu işlemden etkilenmez, kişi bağlantısı koparılarak yasal saklama süresince korunur. Veri sahibi kalıcı imha talebini [email protected] üzerinden de iletebilir	Kullanıcının veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği hukuki sebep; imzala.org veri işleyendir
Kayıt defteri erişim kaydı (kaydı hangi kullanıcının, hangi sekmede, ne zaman açtığı; son okteti maskelenmiş IP adresi ve tarayıcı bilgisi; bkz. §2.19)	5 yıl; süre sonunda günlük otomatik süpürme ile silinir. Bir kullanıcının hesabı kalıcı olarak silindiğinde o kullanıcıya ait kayıtlar da silinir. Bir kişi veya firma kaydının kalıcı olarak silinmesi bu satırları etkilemez: erişim kaydı, kaydın içeriğini değil kayda kimin eriştiğini tutar ve erişen ekip üyesinin kişisel verisidir. Bu satır, tablodaki genel «işlem IP adresi» ve «audit log» satırlarından ayrı olarak yalnızca kayıt defteri erişim kaydına uygulanır	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): bir kayda kimlerin eriştiğinin çalışma alanı sahibi ve yöneticilerince sonradan incelenebilmesi, olağandışı toplu erişimin araştırılması ve kişisel veriye erişimin denetlenebilir kalması. Menfaatin kaynağı, veri sorumlusunun uygun güvenlik düzeyini sağlama yükümlülüğüdür (KVKK m.12/1). Süre, imzala.org'un diğer denetim kayıtları için uyguladığı süreyle eşitlenmiştir; gerekçenin tamamı §2.19'dadır. İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Kayıt defteri değişiklik geçmişi (bir alanın ne zaman, hangi kullanıcı tarafından, hangi değerden hangi değere değiştirildiğinin anlık görüntüsü; bkz. §2.18)	3 yıl; süre sonunda günlük otomatik süpürme ile silinir. Geçmiş satırının silinmesi kaydın kendisini ve imzalanmış sözleşmelerdeki taraf kayıtlarını etkilemez	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): kayıt üzerindeki değişikliklerin iç denetimi; imha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Kalıcı silme işlem kaydı (işlemi hangi kullanıcının ne zaman yaptığı ve silinen kaydın kimliği; kaydın adı, iletişim bilgisi veya kimlik numarası yazılmaz)	3 yıl; süre sonunda otomatik süpürme ile silinir	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f) ve imha yükümlülüğünün belgelenmesi (KVKK m.7, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik m.7)
Kayıt defterindeki özel alanların adları ve girilen değerler (bkz. §2.18)	Ait olduğu çalışma alanı devam ettiği sürece; kayıt kalıcı olarak silindiğinde o kayda ait değerler de aynı işlemde silinir. Bir alanın değerini boşalttığınızda o kayıttaki değer silinir, alan tanımı diğer kayıtlarda kalır. Şahsi çalışma alanınızdaki alan tanımları ve değerleri hesabınız kalıcı olarak silindiğinde silinir; organizasyon çalışma alanındaki tanım ve değerler organizasyona ait olduğundan tek bir üyenin hesabı silindiğinde silinmez	Kullanıcının veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği hukuki sebep; imzala.org bu alanlar bakımından veri işleyendir. Bu alanlara özel nitelikli kişisel veri girilmemelidir (KVKK m.6)
Sözleşme metadatası	10 yıl	TTK m.82
Depolama hedefine teslimat kaydı (sözleşme başlığı, hedefteki klasör yolu, dosya başına ad, boyut ve SHA-256 özet değeri, hata kodu; bkz. §5.5)	2 yıl	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): hangi dosyanın hangi hedefe ve ne zaman yazıldığının sonradan gösterilebilmesi ve başarısız teslimatların incelenebilmesi. İki yıllık süre, imzala.org'un bu kayıt için belirlediği saklama politikasıdır; kayıt yüklenen dosyaların içeriğini taşımaz ve sözleşmenin kendisi silinse dahi bu süre boyunca kalır. İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Yurt dışındaki depolama hedefine ilişkin açık talimat teyidi (onaylanan metnin sürümü, onayı veren kullanıcı, onay zamanı ve beyan edilen hedef ülkesi; bkz. §5.5)	İlişki süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f) ve delil değeri: aktarımın hangi tarihte, hangi metin üzerine ve kimin talimatıyla açıldığının gösterilebilmesi; TBK m.146 (10 yıllık genel zamanaşımı). İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Belge Toplama: kuruluşun talebiyle yüklenen belge (dosya, dosya adı, türü, boyutu ve içerik özeti) ile bu dosyaya ait yükleme güvenlik kaydı (yükleme zamanı, son kısmı maskelenmiş IP adresi, tarayıcı bilgisi); bkz. §2.21	Yükleme anından itibaren 365 gün. Kişinin kuruluşa göndermeden önce kaldırdığı veya yenisiyle değiştirdiği dosya 30 gün sonra silinir. Süresi dolan dosyalar günlük otomatik imha işlemiyle hem depodan hem kayıttan silinir; yükleme güvenlik kaydı dosyayla birlikte silinir. Kuruluş talebi sonuçlandırmadıkça (belgeleri kabul veya reddetmedikçe ya da talebi iptal etmedikçe) talep kapsamındaki güncel belge süresi dolmuş olsa bile silinmez (eklentinin sona ermesi hâli hariç). Kuruluşun indirip kendi sistemlerinde tuttuğu kopyanın saklaması kuruluşa aittir. Sözleşmeye bağlı belgeler ve kuruluşun Belge Toplama eklentisinin sona ermesi hâlindeki süreler için bkz. §2.21. Ticaret sicili gazetesi ve imza sirküleri ön incelemelerinde okunan bilgilerin kendisi (ad, unvan, kimlik numarası, vergi kimlik numarası, tarihler) kaydedilmez. Kaydedilen yalnızca bir okuma özetidir: okumanın durumu, okumanın otomatik mi elle mi başlatıldığı, belgeyi yükleyene gösterilen sonuç (okundu, okunamadı veya beklenen belge türüne benzemiyor), varsa sabit bir sebep kodu, karşılaştırılan alanların adlarıyla birlikte her alanın eşleşip eşleşmediği, okunamadığı veya süresinin dolmuş göründüğü, değerin yapay zekâ ile önerilip önerilmediği, müşterek temsil uyarısı ve belgenin özet değeri. Vergi levhası ön incelemesinde ne okunan bilgiler ne de okuma özeti kaydedilmez; sonuç yalnızca inceleme sırasında kuruluşun yetkili kullanıcısına gösterilir. e-Devlet kaynak kontrolünde servisten alınan belge kaydedilmez. e-Devlet kontrol sonucu kaydı (sonuç durumları, uyuşmayan alanların adları, belgelerin özet değerleri ve kontrolün hangi talep, belge ve kişi için yapıldığını bağlayan, T.C. kimlik numarasının kendisini içermeyen anahtarlı bir özet; okunan alan değerleri olmadan) ile bu okuma özeti, ait oldukları belgenin kaydı silindiğinde onunla birlikte silinir	Belge bakımından kuruluşun veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği hukuki sebep; imzala.org veri işleyendir ve süreler imzala.org'un bu hizmet için uyguladığı saklama politikasıdır. Yükleme güvenlik kaydı bakımından meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), imzala.org veri sorumlusudur. İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Belge Toplama onay kaydı (onay anı, metnin sürümü, gösterilen metnin içerik özeti, metindeki kuruluş adı, son kısmı maskelenmiş IP adresi, tarayıcı bilgisi; bkz. §2.21)	Talep kaydıyla birlikte saklanır. Talep kaydı, talebi açan çalışma alanı hizmette kaldığı sürece tutulur; kuruluş ilgili kişi kaydını kalıcı olarak sildiğinde ya da çalışma alanı silindiğinde talep ve bağlı kayıtlarla birlikte silinir. Kaydın içinde belge içeriği bulunmaz	Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e) ve meşru menfaat (m.5/2-f); imzala.org veri sorumlusudur. İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
Belge kontrolleri onay kaydı (kuruluş, onaylayan kullanıcı ve rolü, onay zamanı, metnin sürümü ve içerik özeti; bkz. §2.21)	Kuruluş hesabı süresince; kuruluş silindiğinde silinir	Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e) ve meşru menfaat (m.5/2-f); imzala.org veri sorumlusudur. İmha KVKK m.4/2-ç,d ve m.7
WhatsApp bildirim ve yazışma kaydı (gönderilen bildirim metni, alıcı numarası, hatta gelen mesajlar)	Bildirim gönderim kaydı: 10 yıl (imza deliliyle birlikte); hatta gelen destek yazışmaları: destek kaydı süresince	Delil değeri/meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), TTK m.82, TBK m.146; destek yazışması için m.5/2-c ve m.5/2-f
İmza görseli	Hesap silimine kadar	Sözleşmenin ifası
Yapay zeka destekli özellik sonuçları (analiz bulguları ve önem dereceleri, önerilen alan yerleşimi, şablon hazırlama önerileri)	İlgili sözleşme veya şablon kaydıyla birlikte; sözleşme, şablon veya hesap silindiğinde silinir	Açık rıza (KVKK m.5/1)
Kullanıcı hesabı	Hesap silimine kadar (30 gün grace)	Sözleşmenin ifası
Kullanım amacı beyanı (§2.8)	Hesap kalıcı olarak silinene kadar	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f)
Silinen sözleşme şablonu (şablon adı, açıklama, alan yerleşimi, varsa örnek taraf bilgileri)	Silme talebinden sonra 30 gün geri alma penceresi; süre sonunda otomatik kalıcı silme. Hesap silindiğinde geri alma penceresi beklenmeden silinir.	Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c); kullanıcı hatasına karşı geri alma imkânı bakımından meşru menfaat (m.5/2-f)
Audit log (uygulama + KMS + K8s)	5 yıl	ISO 27001, denetim ihtiyacı
Fatura ve ödeme kayıtları	10 yıl	TTK m.82 (10 yıl); VUK m.253 (5 yıl)
Tekrarlı ödeme tokenı (kart referansı, son 4 hane, marka, son kullanma)	Aktif abonelik / deneme süresince; iptal veya hesap silmede silinir ("kartımı sakla" açık rızası verildiyse rıza geri çekilene kadar)	Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c); kart saklama için açık rıza
Ücretsiz deneme kayıtları (başlangıç / bitiş, oto-tahsilat tarihi, iptal durumu)	Deneme + abonelik ilişkisi süresince; ilişkili fatura kaydı 10 yıl	Sözleşmenin ifası, TTK m.82 (10 yıl); VUK m.253 (5 yıl)
Ticari elektronik ileti izin ve ret kaydı (kanal, beyanın yönü, tarihi, kaynağı ve ilgili iletişim adresi)	Onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten itibaren 3 yıl	Hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-ç); Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca ispat yükümlülüğü, bu süreden önce silinmez
Bülten gönderim kaydı (NewsletterSend)	24 ay	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), gönderim geçmişi ve iç denetim ihtiyacı
Bülten teslimat ve etkileşim olayları (NewsletterEvent: delivered / opened / clicked / bounced / complained / unsubscribed; son okteti maskeli IP, user-agent)	12 ay	Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), gönderim performansı ölçümü ve hatalı adres/şikayet oranı takibi
Abonelikten çıkma kaydı (EmailSuppression)	Süresiz	Meşru menfaat; abonelikten çıkan alıcının listeye yeniden eklenmemesi ve KVKK m.11 haklarının kalıcı korunması
SMS gönderim logu	1 yıl	Operasyonel
Webhook delivery logu	90 gün	Operasyonel
Uygulama hata ve çökme kayıtları (kendi altyapımızda)	90 gün, sonra otomatik silinir	m.5/2-f
Kullanıcı aktivite geçmişi	3 yıl	Meşru menfaat
OTP / magic link tokenı	Süre sonu sonrası anlık silme	Auth güvenliği
Oturum kaydı (refresh token: oturum anahtarı, cihaz/tarayıcı bilgisi, IP adresi, zaman damgaları)	Kullanıcının seçtiği oturum süresi kadar (7, 30, 90 veya 365 gün; varsayılan 30 gün), kullanım sürdükçe yenilenir. İlk oluşturulduğu tarihten itibaren en fazla 365 gün sonra, yenilenmiş olsa dahi kesin olarak sona erer (uzatılamayan mutlak üst sınır). İptal edilen veya yenilenen kayıtlar en geç 30 gün içinde silinir.	Sözleşmenin ifası, auth güvenliği
İki adımlı doğrulama kayıtları ve yedek kurtarma kodu özetleri (kullanım IP adresi dahil)	Hesap silinene kadar; kaldırılan yöntemin anahtarı kaldırıldığında silinir	Sözleşmenin ifası (m.5/2-c), hesap güvenliği (m.5/2-f)
Güvenilir cihaz kaydı ("bu bilgisayarı hatırla": cihaz tokenının özeti, platform ve uygulama sürümünden türetilen etiket, zaman damgaları)	En fazla 1 yıl. İptal edildiğinde veya süre sonunda silinir.	Sözleşmenin ifası, auth güvenliği
Çerez verileri	Maks 2 yıl (consent süresi kadar)	KVKK + ePrivacy
5651 sayılı kanun trafik logu	2 yıl	5651 sayılı Kanun
Bilgilendirilecek Kişiler (CC) kaydı: e-posta, varsa ad	Sözleşmeyle birlikte; bağımsız üst sınır 3 yıl	Sözleşmenin ifası, meşru menfaat
İmza Aracı cihaz kaydı (cihaz kimliği özeti, takma ad, son kullanım)	Lisans süresi boyunca; cihaz devri/kaldırmada silinir	Sözleşmenin ifası (m.5/2-c)
İmza Aracı imza kullanım kaydı (kota/faturalandırma satırı)	5 yıl (TBK m.147, kota/faturalandırma sayacı; satırdaki belge özeti bileşeni 12 ay sonunda ayrıca silinir)	Sözleşmenin ifası, faturalandırma kanıtı

Saklama süresi sona eren veriler otomatik silme veya anonimleştirme prosedürü ile imha edilir. Silme talepleri 30 gün içinde işleme alınır.

10. Sertifikalar ve Uyumluluk

10.1 Sahip Olduğumuz Uyumluluklar

• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyumlu altyapı (TÜBİTAK KAMU SM nitelikli zaman damgası ile)
• 5070 sayılı Kanun m.3 / eIDAS 910/2014: tarayıcıdan atılan dijital imza altyapısı (kullanıcı imza görseli + sistem ticari sertifika + PAdES B-LTA + RFC 3161 zaman damgası). Bu imza 5070 sayılı Kanun anlamında elektronik imzadır; güvenli elektronik imza değildir ve AB hukuku bakımından gelişmiş veya nitelikli imza olarak sunulmaz. Telefon doğrulaması ve T.C. kimlik numarası kontrolü delil değerini güçlendirir, imzanın niteliğini değiştirmez
• GDPR: AB'de yerleşik veri özneleri bakımından uygulanabilir aktarım mekanizmaları (SCC) kullanılır; barındırma Türkiye'dedir
• PCI-DSS SAQ A kapsamı: kartınızın tam numarası (PAN) ve güvenlik kodu (CVV) yalnızca PayTR (PCI-DSS Level 1) tarafından işlenir ve saklanır; imzala.org bu bilgileri saklamaz. Tekrarlı ödeme için saklanan ödeme tokenı ile kartın son 4 hanesi PCI-DSS SAQ A kapsamıyla uyumludur (tam kart verisi içermez)

Veri Sorumluları Sicili (VERBİS): Bugün itibarıyla VERBİS kaydımız bulunmamaktadır. Sicile kayıt yükümlülüğümüz, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun istisna kararları çerçevesinde değerlendirilmekte ve her yıl yenilenmektedir; yükümlülük doğarsa mevzuatta öngörülen süre içinde kayıt yapılır. Kayıt durumu, 6698 sayılı Kanun'dan doğan aydınlatma, veri güvenliği ve ilgili kişi başvurusu gibi diğer yükümlülüklerimizi etkilemez.

10.2 Yol Haritası (henüz alınmamış sertifikalar)

11. Veri İhlali Bildirimi

Kişisel verilerinizin güvenliğini etkileyebilecek bir ihlal durumunda:

• İhlal tespitinden itibaren 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirim yapılır (KVKK m.12, GDPR Art.33)
• Risk değerlendirmesi sonucuna göre etkilenen kullanıcılar e-posta ile bilgilendirilir (GDPR Art.34)
• İhlalden etkilenen veri kategorileri, alınan önlemler ve önerilen aksiyonlar bildirilir
• İhlal yanıt prosedürümüz: 5 fazlı yanıt (containment, eradication, recovery, lessons learned, communication)

12. Çocukların Kişisel Verileri

Hizmetlerimiz 18 yaş altı bireylere yönelik değildir. 18 yaş altı bireylerden bilerek kişisel veri toplamayız. Ebeveyn veya vasi onayı olmadan çocuklardan veri toplandığını tespit etmemiz halinde, bu veriler derhal silinir.

13. Açık Rıza Geri Çekme

KVKK m.5/1 kapsamında verdiğiniz açık rızayı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz:

• Bülten aboneliği: Hesap işlevsel bülten kategorileri (hizmet güncellemeleri, mevzuat bildirimleri) meşru menfaat dayanağıyla gönderildiğinden burada bir açık rıza geri çekilmesi söz konusu değildir; buna karşın KVKK m.11 kapsamındaki hakkınıza istinaden bültenden tek tıkla çıkabilir veya işlemeye itiraz edebilirsiniz. Ticari elektronik ileti izni, e-posta, SMS ve arama kanallarını birlikte kapsayan tek bir onay kutusuyla ve açık rızanızla alınır. İzninizi hesabınızın gizlilik ayarlarından veya İYS üzerinden dilediğiniz zaman, kanal bazında ve verdiğiniz kolaylıkta geri çekebilirsiniz; bültenlerin altındaki abonelikten çıkma bağlantısı ise izni tüm kanallarda birlikte geri çeker. Geri çekme İYS'ye ret olarak bildirilir ve ileriye dönük sonuç doğurur. Geri çekmeden önce hukuka uygun olarak yapılmış gönderimler geçerliliğini korur.
• Çerez rızası: Sayfa altındaki "Çerez Ayarları" linki üzerinden tercihler tekrar düzenlenebilir.
• Konum rızası: İmza ekranında verdiğiniz tam (GPS) konum açık rızasını sonraki imzalamalar için geri çekebilirsiniz; bu durumda yeni imzalarda tam konum istenmez. Tamamlanmış bir imza kaydına işlenmiş konum ise donmuş bir delil kaydıdır ve yukarıdaki saklama dayanağı çerçevesinde saklanmaya devam eder. Geri çekme gelecekteki toplamayı durdurur, geçmiş tamamlanmış imza kaydındaki konumu otomatik silmez.

Açık rıza geri çekildikten sonra, ilgili veri yalnızca başka bir hukuki sebep (sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük) varsa işlenmeye devam edebilir.

14. Politika Güncellemeleri

Bu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri ve uygulama güncellemelerini yansıtmak amacıyla zaman zaman güncellenir. Önemli değişiklikler:

• Web sitesinde duyurulur
• Kayıtlı kullanıcılara e-posta ile bildirilir
• Önemli değişiklikler için yeni açık rıza istenebilir