Belgedeki İsme Göre İmzacı Eşleştirme

Alan Şablonu ile toplu gönderim yaparken her belgenin alıcısını tek tek girmek zorunda değilsiniz. Belgede imzacının adı yazılıysa sistem alıcıyı o addan bulabilir.

Bu, Alan Şablonu (FIELD_LAYOUT) toplu gönderimine özgü bir özelliktir. Alan Şablonunun ne olduğunu bilmiyorsanız önce Alan Şablonu makalesine bakın.

Ne zaman işinize yarar

Belge her gönderimde değişiyor ve imzacının adı belgenin içinde yazılı ise. Tipik örnek: her raporu farklı bir uzmanın imzaladığı laboratuvar çıktıları, her ay farklı yetkilinin onayladığı tutanaklar, kişiye özel hazırlanan teklifler.

Belge hep aynıysa ya da alıcı belgede yazmıyorsa bu özelliğe ihtiyacınız yok; Excel listesiyle toplu gönderim daha doğrudur.

1. Role kişileri tanımlayın

Şablonu düzenlerken Taraflar adımına gelin. Her rol kartının altında “Bu rol için kişiler” bölümü vardır ve iki alan içerir:

• Varsayılan kişi: formu ön-dolduran kişi. Eskiden beri var, davranışı değişmedi.
• Belgeden yakalanabilecek kişiler: bu rolü imzalayabilecek kişilerin listesi. Yeni olan bu.

Aday listesine rehberinizden kişi ararsınız (en az iki harf yazmanız gerekir). Eklenen her kişinin yanında Ekip üyesi ya da Dışarıdan rozeti görünür.

Varsayılan kişi otomatik olarak aday sayılmaz. İkisi aynı kişiyse “Varsayılan kişiyi listeye ekle” düğmesiyle tek tıkla eklersiniz.

Aday listesine yalnız, şablonun bulunduğu çalışma alanındaki kişiler eklenebilir. Bir rolde tanımlayabileceğiniz kişi sayısı sınırlıdır; sınıra ulaşırsanız ekranda bilgilendirilirsiniz.

2. Belgeleri yükleyin

Alıcı modunda üçüncü bir seçenek belirir: “Alıcılar belgedeki isimlerden bulunacak”. Tüm rollerin kişi listesi doluysa bu seçenek hazır seçili gelir ve Excel isteğe bağlı olur. Rollerden bazısında liste boşsa seçenek kapalı kalır; o roller için alıcıyı Excel’den ya da formdan verirsiniz, listesi dolu roller yine belgedeki ada göre bulunur.

Bazı rollerin listesi boşsa “Alıcıları belirleyin” adımında uyarı görürsünüz: o roller için alıcının Excel’den ya da formdan verilmesi gerektiği yazar. Dilerseniz şablona dönüp o role kişi de ekleyebilirsiniz.

3. Önizlemeyi okuyun

Sistem her rolün imza yerinin düştüğü sayfada o rolün aday adlarını arar. Önizleme, belge başına tek satır gösterir; roller satırın içinde çip olarak durur.

Önizleme sekmelidir: Tümü, Kontrol edilmesi gerekenler (yanında bekleyen belge sayısı yazar) ve İşlenenler. 300 belgenin 290’ı temizse doğrudan “Kontrol edilmesi gerekenler” sekmesine geçip yalnız iş bekleyenleri görürsünüz.

Üstteki özet şeridi dağılımı yazar: toplam, hazır, varsayılana düşen, kişi seçilmeyen, birden çok adayı olan, adayı tanımsız ve iletişim bilgisi eksik belge sayıları.

Satır durumları:

Durum	Anlamı	Ne yapmalısınız
Eşleşti (ad bazlı)	Belgede tek bir aday adı bulundu	Bir şey yapmanıza gerek yok
Kişi seçilmedi	Ad eşleşmedi	Alıcıyı siz seçin
{n} aday geçti, seçin	Aynı sayfada birden çok aday adı geçiyor	Hangisi olduğunu siz belirtin
Bu rolde aday tanımlı değil	Role henüz kişi eklenmemiş	Şablona kişi ekleyin ya da başka yolla alıcı verin
Adayın e-posta/telefonu yok	Kişi bulundu, iletişim bilgisi eksik	Kişi kaydını düzenleyin

Eşleşmenin bulunduğu sayfa numarası satırda yazar. Önizleme ayrıca her kişinin kaç belgede taraf olacağını da gösterir; göndermeden önce bu dağılıma bakmanızı öneririz.

4. Çözülmemişleri düzeltin

Her satırda üç seçenek vardır:

1. Kişi seç: o rolün aday listesinden seçim yaparsınız.
2. Listede yok / başka kişi: rehberinizde arama yaparsınız. Seçtiğiniz kişi o rolün aday listesine eklenir, böylece sonraki gönderimlerde kendiliğinden bulunur.
3. Bu belgeyi gönderme: belgeyi gönderimin dışında bırakırsınız. Kararınızı geri alabilirsiniz.

Her belge tek tek çözülür. Birden çok aday geçen belgeler için “hepsine ilkini uygula” türü bir kısayol bilinçli olarak yoktur: bu, yanlış kişiye sözleşme göndermeyi kural hâline getirirdi.

Önizlemeyi yeniden çalıştırırsanız seçimleriniz kişi listesine karşı yeniden denetlenir; geçersiz kalan seçim olursa ekranda söylenir ve onay kutusu sıfırlanır. Görmediğiniz bir sonucu onaylamış duruma düşmezsiniz.

5. Onaylayın

Onay penceresi üç sayıyı ayrı ayrı yazar: kaç belgede alıcı belgedeki ada göre eşleşti, kaç belgede ad bulunamadığı için rolün varsayılan kişisine gidiyor, kaçının alıcısını siz seçtiniz. Gönderim siz onaylamadan başlamaz.

Onay kutusunda işaretlediğiniz ifade, belgelerin ve alıcıların doğru olduğuna dair beyanınızdır.

Eşleşme nasıl yapılır

• Birebir (tam metin) eşleşme. Yaklaşık benzerlik, puanlama ya da kısmi eşleşme yoktur.
• Büyük/küçük harf ve Türkçe karakter farkları göz ardı edilir; kelime sınırlarına bakılır.
• Aynı sayfada birden çok aday adı geçiyorsa eşleşme belirsiz sayılır ve belge gönderilmez.
• Ayrım kişinin belgede nerede durduğuna göre değil, rolün kendi kişi listesine göre yapılır: bir role, o rolün listesinde olmayan biri atanmaz. Bu, imza bloğunda yan yana duran isimlerin karışma riskini büyük ölçüde azaltır; yine de alıcıyı önizlemede kontrol etmeniz gerekir.

Sınırlar ve bilmeniz gerekenler

• 🔴 Bu eşleştirme bir kimlik veya yetki doğrulaması değildir. Belgede yazan ada göre yapılır. Aynı adı taşıyan başka bir kişi olabilir. Şablonunuzdaki kimlik doğrulama adımlarını açık tutmanız bu riski azaltır; ancak bu adımlar da imzacının kimliğini kesin olarak tespit etmez: SMS doğrulaması, kişi kaydındaki numaraya erişildiğini gösterir. Kimlik önemliyse kişi listenizin doğruluğunu ve güncelliğini siz sağlamalısınız.
• Davet gönderilmesi imza anlamına gelmez; sözleşme ancak taraf kendi imza sayfasında imzaladığında tamamlanır.
• 🔴 Çalışan aleyhine sonuç doğurabilecek belgelerde (ibraname, fesih bildirimi, cezai şart içeren taahhütler) bu yolu önermiyoruz. Bu belgelerde imzacının kimliği ve iradesi ayrıca tartışma konusu olabilir; alıcıyı belgedeki ada göre bulmak yerine tek tek belirleyin ve kimlik doğrulama adımlarını açık tutun.
• Eşleştirme, PDF’in metin katmanını okur. Bir belge ekranda görünmeyen gizli metin içeriyorsa eşleşme, gözünüzle gördüğünüz addan farklı olabilir. Dışarıdan gelen belgelerde önizlemedeki alıcıyı gözden geçirin.
• Sayfada metin katmanı yoksa (taranmış görüntü) ad aranamaz; bu durumda alıcıyı siz belirlersiniz.
• Kişi listelerini güncel tutun. Ayrılan ya da artık o rolü imzalamayan kişileri listeden çıkarın; aksi hâlde adı belgede geçtiği sürece kendisine davet gitmeye devam eder.
• Belgeyi kendisine ait bulmayan bir alıcı, imza sayfasında “Bu kişi ben değilim” diyerek itiraz edebilir. Bu, esasa ilişkin ret değildir: eşleştirmeyi geri alır ve size bildirilir. Böyle bir bildirim aldığınızda kişi listenizi gözden geçirin.
• İletişim bilgisi her zaman kişi kaydından okunur; belgeden e-posta veya telefon çıkarılmaz.
• Eşleşme olmazsa ve rolde varsayılan kişi tanımlıysa belge o kişiye gider. Bu durum önizlemede ayrıca gösterilir, sessizce olmaz. Varsayılan kişi de yoksa belge gönderilmez.
• Aynı kişinin iki rolde birden olması engellenmez; önizlemede uyarı görürsünüz.
• Tekil sözleşme oluşturmada ve belgeli şablonlarda bu özellik çalışmaz, çünkü eşleştirilecek değişken bir isim yoktur.
• Bu özellik imzanın hukuki sınıfını değiştirmez; imzanızın niteliği, imza sürecinde uygulanan adımlara göre belirlenir ve ispat değeri her zaman ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.
• Eşleştirme bir yardımcı araçtır; İmzala.org eşleşmenin doğruluğunu garanti etmez. Hangi belgenin kime gideceğinin son kontrolü, gönderim onayını verirken sizdedir.

Kişisel veri

Kişi listesindeki kişilerin bilgileri, sizin rehberinizdeki kayıtlardan okunur. Belgede geçen adın hangi kişiye karşılık geldiği kararı sunucuda verilir ve sonucu önizlemede görürsünüz.

Belge metninden e-posta, telefon, kimlik numarası gibi veriler çıkarılmaz; yalnızca sizin tanımladığınız kişilerin adı aranır. Sayfa metni bu işlem sırasında geçici olarak işlenir ve saklanmaz; saklanan bilgi, hangi rolün hangi kişiyle eşleştiği ve eşleşmenin hangi sayfada bulunduğudur.

Bu akışta siz veri sorumlusu, İmzala.org veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Yüklediğiniz belgelerdeki kişisel verilerin hukuka uygun toplanmış olmasından ve ilgili kişilerin aydınlatılmasından siz sorumlusunuz. Ayrıntı için Veri İşleme Sözleşmesi ve KVKK Aydınlatma Metni sayfalarına bakın.