Toplu Belge Gönderimi (Excel/CSV ile)

Toplu gönderim, aynı şablondan çok sayıda sözleşmeyi tek seferde oluşturmanızı sağlar. Her satır = 1 sözleşme. Bu özellik bir şablonun içinden çalışır.

1. Toplu Sözleşme sekmesini açın

İlgili şablonun detay sayfasına gidin ve “Toplu Sözleşme” sekmesini açın.

2. Boş şablonu indirin

“Boş Şablonu İndir” düğmesiyle hazır şablonu Excel (.xlsx) veya CSV olarak indirin. Sütunlar şablonunuzun rollerine ve değişkenlerine göre otomatik oluşturulur; örneğin her imzacı için ad, soyad, e-posta, telefon ve gönderim tercihleri (SMS/e-posta) sütunları bulunur.

3. Satırları doldurun

Her satıra bir sözleşmenin bilgilerini girin. Boş bırakılan zorunlu alanlar sonraki adımda hata olarak işaretlenir.

Telefon numarası: Başında + olmasa da olur. Excel çoğu zaman + işaretini siler; numaraları + olmadan girseniz de (örneğin 5001234567 ya da 05001234567) sistem Türkiye numaralarını otomatik tanır.

4. Yükleyin ve önizleyin

“Yeni Toplu Sözleşme Yükle” ile doldurduğunuz dosyayı seçin ve “Yükle ve Önizle” deyin. Sistem her satırı doğrular ve özet gösterir:

• ✓ Geçerli: gönderilebilir
• ⚠ Uyarı: gönderilebilir, dikkat edin
• ✗ Hatalı: gönderilmez

5. Oluşturun

• Gönderim etiketi girin (örn. Mayıs Etkinlik).
• Gönderim aralığı (saniye) belirleyin (SMS/e-posta hız limiti için, 5-300 sn).
• Klasör adı alanı şablon adı ve gönderim tarihiyle hazır gelir. Değiştirebilir ya da boş bırakabilirsiniz.
• Onaylamadan önce, kaç sözleşme kredisi harcanacağını gösteren maliyet önizlemesini görürsünüz.
• “Tümünü Kabul Et ve Kaydet” ile sözleşmeler oluşturma kuyruğuna alınır.

Üretilen sözleşmeler tek klasörde toplanır

Bir toplu gönderimin oluşturduğu sözleşmeler, listenizde dağılmak yerine tek bir klasöre girer. Klasör adını onay adımında dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

• Alanı boş bırakırsanız klasör oluşturulmaz, sözleşmeler doğrudan listeye düşer.
• Aynı adı ikinci bir gönderimde de kullanırsanız yeni klasör açılmaz, sözleşmeler mevcut klasöre eklenir. Böylece aynı işe ait art arda gönderimleri tek yerde tutabilirsiniz.

Kredi nasıl hesaplanır

Kredi, gönderim başına sabit değildir. Her sözleşme için şablonunuzda seçtiğiniz imza ayarları (imza türü, zaman damgası seviyesi, kimlik doğrulama adımları) ve o sözleşmedeki imzacı sayısı üzerinden hesaplanır. Tekil sözleşme gönderiminde geçerli olan hesabın aynısıdır.

Pratikte bu şu demektir: iki imzacılı ve ayarları zenginleştirilmiş bir şablonla yapılan toplu gönderim, sade bir şablonla yapılandan daha çok kredi kullanır. Onay adımında gördüğünüz tutar tahsil edilecek tutardır.

Oluşturulamayan satırların payı otomatik iade edilir. İptal ettiğiniz bir sözleşmede de o sözleşme için gerçekte tahsil edilen kredi geri verilir. Bu, Taslak durumundaki satırlar için de geçerlidir; hiç gönderilmemiş bir taslağı iptal ettiğinizde veya sildiğinizde tahsil edilen kredisi iade edilir.

6. Hemen gönderin veya zamanlayın

Oluşturulan sözleşmeler, siz gönderene kadar listenizde Taslak durumunda görünür; bu aşamada taraflara davet gitmez ve imza bağlantıları çalışmaz. Gönderim başladığında her sözleşme İmza Bekliyor durumuna geçer ve davetler o an gönderilir (Taslak Sözleşmeler).

Oluşturma bitince gönderim sayfasından:

• “Tümünü Gönder” ile hepsini hemen kuyruğa alın (ya da seçili satırları gönderin).
• “Zamanla” ile ileri bir tarih ve saat seçin; sistem o zaman geldiğinde gönderimi otomatik başlatır. Zamanlanmış gönderimi istediğiniz an değiştirebilir, iptal edebilir veya “Şimdi Gönder” ile öne çekebilirsiniz.

7. Takip edin ve dışa aktarın

Her sözleşmenin görüntülenme, SMS, e-posta ve imza durumunu canlı izleyebilirsiniz. Ayrıca:

• Tek bir satırı yeniden gönderebilir veya iptal edebilirsiniz (gönderilmemiş bir sözleşmeyi iptal ederseniz ayrılan kredi iade edilir).
• Tüm sonucu CSV veya Excel olarak dışa aktarabilirsiniz.
• Tamamlanan sözleşmelerin imzalı PDF’lerini tek dosyada (ZIP) toplu indirebilirsiniz.
• İmzalamayanlara panelden toplu hatırlatma gönderebilirsiniz.

Sınırlar

• Bir toplu gönderimde en fazla 1000 satır. Daha fazlası için birden çok toplu gönderim yapın.
• Yetersiz kredide gönderim durur; paketinizi yükseltmeniz istenir. Bakiyeniz yetmiyorsa onay adımında uyarı görürsünüz.

Önce bir şablona ihtiyacınız var: Şablon Oluşturma ve Yönetimi.

Belgeler her seferinde farklıysa bu akış işinizi görmez: burada tüm satırlar aynı belgeyi kullanır. Farklı PDF’leri tek seferde göndermek için Alan Şablonu kullanın; orada her belge ayrı bir sözleşme olur.