Kişiler ve Firmalar: Kayıt Defterinizi Yönetin

Kişiler bölümü, sözleşme gönderdiğiniz kişilerin ve firmaların kayıt defteridir. Bir kişiyi bir kez kaydettiğinizde, sonraki sözleşmelerde adını yazmaya başladığınızda öneri olarak çıkar ve bilgileri otomatik dolar. Sözleşme gönderirken girdiğiniz yeni taraflar da bu deftere kendiliğinden eklenir.

Kayıtlar çalışma alanınıza bağlıdır: şahsi çalışma alanınızdaki kişiler yalnızca size, organizasyon çalışma alanındakiler ise yetkisi olan ekip üyelerine görünür.

Kişi ekleme

Yeni Kişi düğmesi tam sayfa bir form açar. Zorunlu tek alan ad ve soyaddır, gerisi ihtiyacınıza göredir:

Alan	Ne işe yarar
E-posta ve telefon	Sözleşme davetlerinin gönderileceği adres
T.C. kimlik numarası	Kimlik doğrulamalı akışlarda eşleştirme için
Görev ve firma	Kaydı bir firmaya bağlar
Adres	Sözleşmede adres alanı kullanıyorsanız otomatik dolar

Kişi formuna T.C. kimlik numarası girerseniz numara algoritmik olarak kontrol edilir ve hatalı numarayla form kaydedilmez. Toplu CSV yüklemede bu kontrol uygulanmaz, oradaki numaraların doğruluğu size aittir. Telefon numarasını ülke kodu ile birlikte seçersiniz.

Kaydettiğinizde doğrudan o kişinin detay sayfasına gidersiniz.

Detay sayfasında ne var

Listede bir kişiye tıklayınca beş sekmeli detay sayfası açılır.

Genel

Kayıtlı tüm bilgiler burada. Düzenleme yetkiniz varsa Düzenle düğmesi çıkar ve aynı sayfada güncelleyebilirsiniz. Arşivlenmiş kayıtlarda düzenleme kapalıdır, önce arşivden çıkarmanız gerekir.

Sözleşmeler

Kişinin taraf olduğu sözleşmeler, durumları ile birlikte listelenir. Bir satıra tıkladığınızda o sözleşmenin detayına gidersiniz. Bu sekme yalnızca sözleşmeleri görme yetkiniz varsa görünür.

Doğrulamalar

Kişinin daha önce tamamladığı kimlik doğrulamaları, kullanılan yöntem ve sonucu ile listelenir.

Eşleştirme kayıttaki T.C. kimlik numarası veya telefon üzerinden yapılır. Kayıtta bunların ikisi de yoksa sayfa “eşleştirilecek kimlik bilgisi yok” der; bu, kişinin doğrulaması olmadığı anlamına gelmez, sadece elimizdeki bilgiyle bağlantı kurulamadığı anlamına gelir.

Telefon üzerinden eşleşen bir kayıt başka bir kişiye ait olabilir (numara devri, ortak santral numarası gibi durumlar). Bu liste bir kimlik teyidi değil, eşleşen doğrulama kayıtlarının listesidir. Listede yalnızca sizin çalışma alanınızda yapılan doğrulamalar görünür; kişinin başka bir organizasyonda tamamladığı doğrulamalar yer almaz.

Aktivite

Kaydın son olaylarını tek zaman çizelgesinde birleştirir: bilgi değişiklikleri, kişinin taraf olduğu sözleşmeler ve kaydın kim tarafından görüntülendiği (görüntüleme kayıtları yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir). Listede gördükleriniz yetkinize göre değişir ve akış son elli olayla sınırlıdır; sınıra takıldığında sayfa bunu söyler. Sözleşme satırları tıklanabilir.

Geçmiş

Hangi alanın ne zaman, kim tarafından, hangi değerden hangi değere çevrildiğini alan alan gösterir. Aktivite sekmesi genel bir özet verirken, Geçmiş ayrıntılı kayıttır. Bu kayıtlar iç denetim amaçlıdır; bir uyuşmazlıktaki ispat değeri ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.

Etiketler

Kayıt başlığındaki etiket şeridinden etiket ekleyip kaldırabilirsiniz. Etiketler listede filtre olarak çalıştığı için kendi çalışma düzeninize göre gruplar kurabilirsiniz: müşteri, tedarikçi, personel, öğrenci, aday gibi.

Etiketleri yalnızca kayıt başlığından yönetin. Düzenleme formu etiketlere dokunmaz, böylece iki yerden aynı anda değiştirip birbirini ezme durumu oluşmaz.

Firmalar

Firmalar sekmesi aynı mantıkla çalışır. Firma detayında unvan, ticari unvan, vergi numarası ve dairesi, iletişim bilgileri, adres ve firmaya bağlı kişiler bulunur. Bilgileri Düzenle ile güncelleyebilirsiniz.

Firmaların da Aktivite ve Geçmiş sekmeleri vardır. Firmanın doğrudan sözleşmesi olmaz, sözleşmeler ona bağlı kişilerin kayıtlarında görünür.

Görüntüleme kayıtları ve yetkiler

Kişi ve firma kayıtları kişisel veri içerir. Bu yüzden bir kaydın detayına, sözleşmelerine, doğrulamalarına veya geçmişine kimin baktığı kayıt altına alınır. Bu kayıt, verinin kopyalanmasını veya dışarı çıkarılmasını engellemez; bir kayda kimlerin baktığını sonradan inceleyebilmeniz içindir.

Görüntüleme kayıtları yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir. Sıradan üyeler kimin hangi kayda baktığını göremez. Kayıtta kullanıcının kim olduğu, hangi ekranı açtığı, zamanı, tarayıcı bilgisi ve son bölümü maskelenmiş IP adresi tutulur. Kaydın içeriği (ad, kimlik numarası, adres gibi bilgiler) bu kayda yazılmaz. Saklama süresi KVKK Aydınlatma Metni’ndeki saklama tablosunda belirtilir.

Organizasyon çalışma alanında bu kayıtlar aynı zamanda ekip üyelerinizin kişisel verisidir. Ekibinizi bu kayıtların tutulduğu ve yöneticilerce görülebildiği konusunda bilgilendirmek, veri sorumlusu olarak size aittir. Aynı şekilde, kayıt defterine girdiğiniz kişilerin bilgilerinin doğruluğu ve bu kişilerin aydınlatılması da sizin sorumluluğunuzdadır.

Görme, düzenleme, arşivleme ve dışa aktarma yetkileri organizasyon ayarlarınızdaki role göre belirlenir. Bir üyenin yetkisi yalnızca kendi oluşturduğu kayıtlarla sınırlandırıldıysa bu sınır listede, detayda, düzenlemede ve dışa aktarmada aynı biçimde geçerlidir.

Sık sorulanlar

Sözleşme gönderirken girdiğim kişi buraya ekleniyor mu? Evet. Sözleşme gönderiminde taraf olarak girdiğiniz kişiler kayıt defterine eklenir, bir dahaki sefere öneri olarak çıkar.

Kişiyi silebilir miyim? Bu ekrandaki silme işlemi kaydı arşivler: kayıt listeden çıkar, geçmiş sözleşmelerdeki bağlantısı bozulmaz ve arşiv görünümünden geri alınabilir. İlgili kişinin kişisel verilerinin kalıcı olarak silinmesi gereken durumlar için [email protected] adresinden talepte bulunabilirsiniz.

Toplu kişi yükleyebilir miyim? Evet, Kişiler sayfasındaki içe aktarma sihirbazı ile CSV dosyasından toplu yükleme yapabilirsiniz.