Kişiler ve Firmalar: Kayıt Defterinizi Yönetin

Kişiler bölümü, sözleşme gönderdiğiniz kişilerin ve firmaların kayıt defteridir. Bir kişiyi bir kez kaydettiğinizde, sonraki sözleşmelerde adını yazmaya başladığınızda öneri olarak çıkar ve bilgileri otomatik dolar. Sözleşme gönderirken girdiğiniz yeni taraflar da bu deftere kendiliğinden eklenir.

Kayıtlar çalışma alanınıza bağlıdır: şahsi çalışma alanınızdaki kişiler yalnızca size, organizasyon çalışma alanındakiler ise yetkisi olan ekip üyelerine görünür.

Kişi ekleme

Yeni Kişi düğmesi tam sayfa bir form açar. Zorunlu tek alan ad ve soyaddır, gerisi ihtiyacınıza göredir:

Alan	Ne işe yarar
E-posta ve telefon	Sözleşme davetlerinin gönderileceği adres
T.C. kimlik numarası	Kimlik doğrulamalı akışlarda eşleştirme için
Görev ve firma	Kaydı bir firmaya bağlar
Adres	Sözleşmede adres alanı kullanıyorsanız otomatik dolar

Kişi formuna T.C. kimlik numarası girerseniz numara algoritmik olarak kontrol edilir ve hatalı numarayla form kaydedilmez. Aynı kontrol toplu içe aktarımda da uygulanır; hatalı numaralı satır içe aktarılmaz. Bu kontrol numaranın biçimini sınar, kişinin kimliğini doğrulamaz. Telefon numarasını ülke kodu ile birlikte seçersiniz.

Kaydettiğinizde doğrudan o kişinin detay sayfasına gidersiniz.

Toplu içe aktarma

Elinizdeki listeyi İçeri Aktar ile CSV veya Excel (XLSX) dosyası olarak yükleyebilirsiniz. Sihirbazdan örnek şablonu indirip doldurabilir ya da kendi dosyanızı kullanabilirsiniz. Dosya önce önizlenir, siz onaylamadan hiçbir kayıt oluşturulmaz. Tek dosyada en çok 1000 satır yüklenir.

Tanınan sütunlar. Şablondaki İngilizce sütun adlarının yanında Türkçe başlıklar da tanınır:

Sütun başlığı	Nereye yazılır
Ad, Soyad ya da Ad Soyad	Kişinin adı ve soyadı (Ad Soyad’da son kelime soyad sayılır)
E-posta, Telefon, TC Kimlik No	Kişinin iletişim ve kimlik bilgileri
Şirket, Unvan, Ticari Unvan	Kişinin bağlı olduğu firma
VKN, Vergi No, Vergi Sicil No, Vergi Dairesi	Firmanın vergi bilgileri
Adres, İl, İlçe	Kişinin adresi

Dosyanızın en üstünde “İmzalayıcı Bilgileri” gibi bir grup başlığı satırı varsa sütun başlıkları ikinci satırda aranır.

Firmalar. Unvanı ya da vergi numarası olan satırdaki kişi o firmaya bağlanır: firma vergi numarasıyla aranır, kayıtlı değilse oluşturulur. Vergi numarası birden çok firmayla eşleşiyorsa ya da eşleşen firma arşivdeyse kişi kaydedilir ama firmaya bağlanmaz; önizlemede nedeni yazar.

Özel alanlar. Tanınmayan bir sütun, aynı adlı bir özel alan tanımlıysa ona yazılır. Tanımlı değilse önizlemede “Özel alan olarak eklenebilecek sütunlar” listesinde görünür. Bu sütunlar varsayılan olarak işaretsizdir; yalnızca işaretlediğiniz sütunlar özel alan olarak oluşturulup kaydedilir, işaretlemedikleriniz hiç kaydedilmez. Yalnızca sözleşme için gereken sütunları ekleyin. Özel alanı yalnızca çalışma alanı yöneticileri ekleyebilir; özel alan sınırına ulaşıldıysa yeni sütun eklenemez ama içe aktarım diğer bilgilerle devam eder.

Kayıtlı kişiler. T.C. kimlik numarası ya da e-postası kayıtlı bir kişiyle eşleşen satır yeni kayıt açmaz, mevcut kaydı tamamlar: yalnızca boş alanlar (adres, firma bağı, özel alanlar) doldurulur, dolu bilgiler değiştirilmez. Önizlemede satırda “Güncellenecek: …” yazar; istemiyorsanız satırı Atla ile çıkarırsınız. Güncelleme yetkiniz olmayan kişilerin satırları atlanır.

Kişi bilgileri, şablonda karşılık gelen bir alan varsa sözleşmelere basılıp karşı tarafa gönderilebilir. Kayıt defterinize eklediğiniz kişilerin bilgilerinde veri sorumlusu sizsiniz (kurum adına çalışıyorsanız kurumunuz) ve bu kişilerin aydınlatılması size aittir. İmzala.org bu bilgileri sizin adınıza veri işleyen sıfatıyla işler. Özel alanlara sağlık, din, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler eklemeyin; bu bilgiler sözleşmeye basılırsa karşı tarafa da ulaşır.

Kişilere toplu sözleşme gönderme

Listede kişileri işaretleyip toplu işlem çubuğundaki “Şablonla gönder” düğmesine basarak seçtiğiniz kişilere bir şablonla toplu sözleşme gönderebilirsiniz; sözleşme alanları kişi ve firma kayıtlarından dolar. Ayrıntılar: Kişilerden Toplu Sözleşme Gönderme.

Detay sayfasında ne var

Listede bir kişiye tıklayınca altı sekmeli detay sayfası açılır.

Genel

Kayıtlı tüm bilgiler burada. Düzenleme yetkiniz varsa Düzenle düğmesi çıkar ve aynı sayfada güncelleyebilirsiniz. Arşivlenmiş kayıtlarda düzenleme kapalıdır, önce arşivden çıkarmanız gerekir.

Sözleşmeler

Kişinin taraf olduğu sözleşmeler, durumları ile birlikte listelenir. Bir satıra tıkladığınızda o sözleşmenin detayına gidersiniz. Bu sekme yalnızca sözleşmeleri görme yetkiniz varsa görünür.

Doğrulamalar

Kişinin daha önce tamamladığı kimlik doğrulamaları, kullanılan yöntem ve sonucu ile listelenir.

Eşleştirme kayıttaki T.C. kimlik numarası veya telefon üzerinden yapılır. Kayıtta bunların ikisi de yoksa sayfa “eşleştirilecek kimlik bilgisi yok” der; bu, kişinin doğrulaması olmadığı anlamına gelmez, sadece elimizdeki bilgiyle bağlantı kurulamadığı anlamına gelir.

Telefon üzerinden eşleşen bir kayıt başka bir kişiye ait olabilir (numara devri, ortak santral numarası gibi durumlar). Bu liste bir kimlik teyidi değil, eşleşen doğrulama kayıtlarının listesidir. Listede o kişiye ait olmadığını düşündüğünüz bir eşleşme görürseniz kayıttaki telefon veya T.C. kimlik numarasını güncelleyin; eşleşme bu bilgiler üzerinden yeniden kurulur. Listede yalnızca sizin çalışma alanınızda yapılan doğrulamalar görünür; kişinin başka bir organizasyonda tamamladığı doğrulamalar yer almaz.

Özel Alanlar

Hazır alanlar işinize yetmiyorsa kendi alanlarınızı tanımlayabilirsiniz. Dört tip var:

Tip	Örnek kullanım
Metin	Müşteri temsilcisi, referans kodu
Sayı	Sözleşme adedi, puan
Tarih	Yenileme tarihi, ilk temas
Seçim listesi	Segment (Bayi / Kurumsal / Bireysel)

Alan tanımlamak çalışma alanı yöneticisine ait bir yetkidir; tanımlı bir alanın değerini kaydı düzenleyebilen herkes girebilir. Bu ayrım bilinçlidir: bir üyenin kaydı güncelleyebilmesi, herkesin kullandığı alan şemasını değiştirebileceği anlamına gelmez.

Bir alanın değerini boşaltırsanız yalnız o kayıttaki değer silinir, alan tanımı diğer kayıtlarda durmaya devam eder.

Özel alanlara sağlık bilgisi, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti, din veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler girmeyin. Bu veriler KVKK m.6 kapsamında ayrı koşullara tabidir ve kayıt defterinize girdiğiniz bilgilerde veri sorumlusu sizsiniz. Alan adının kendisinde de kişiyi bu nitelikte bir bilgiye göre etiketlemekten kaçının.

Aktivite

Kaydın son olaylarını tek zaman çizelgesinde birleştirir: bilgi değişiklikleri, kişinin taraf olduğu sözleşmeler ve kaydın kim tarafından görüntülendiği (görüntüleme kayıtları yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir). Listede gördükleriniz yetkinize göre değişir ve akış son elli olayla sınırlıdır; sınıra takıldığında sayfa bunu söyler. Sözleşme satırları tıklanabilir.

Geçmiş

Hangi alanın ne zaman, kim tarafından, hangi değerden hangi değere çevrildiğini alan alan gösterir. Aktivite sekmesi genel bir özet verirken, Geçmiş ayrıntılı kayıttır. Bu kayıtlar iç denetim amaçlıdır; bir uyuşmazlıktaki ispat değeri ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.

Etiketler

Kayıt başlığındaki etiket şeridinden etiket ekleyip kaldırabilirsiniz. Etiketler listede filtre olarak çalıştığı için kendi çalışma düzeninize göre gruplar kurabilirsiniz: müşteri, tedarikçi, personel, öğrenci, aday gibi.

Etiketleri yalnızca kayıt başlığından yönetin. Düzenleme formu etiketlere dokunmaz, böylece iki yerden aynı anda değiştirip birbirini ezme durumu oluşmaz.

Firmalar

Firmalar sekmesi aynı mantıkla çalışır. Firma detayında unvan, ticari unvan, vergi numarası ve dairesi, iletişim bilgileri, adres (şehir ve ilçe dahil) ve firmaya bağlı kişiler bulunur. Sözleşmede bir tarafı Kurumsal olarak eklerken firmaya bağlı bir kişiyi seçerseniz firmanın bu bilgileri taraf kartına kendiliğinden gelir (Kurumsal Taraf). Bilgileri Düzenle ile güncelleyebilirsiniz.

Firmaların da Aktivite ve Geçmiş sekmeleri vardır. Firmanın doğrudan sözleşmesi olmaz, sözleşmeler ona bağlı kişilerin kayıtlarında görünür.

Görüntüleme kayıtları ve yetkiler

Kişi ve firma kayıtları kişisel veri içerir. Bu yüzden bir kaydın detayına, sözleşmelerine, doğrulamalarına veya geçmişine kimin baktığı kayıt altına alınır. Bu kayıt, verinin kopyalanmasını veya dışarı çıkarılmasını engellemez; bir kayda kimlerin baktığını sonradan inceleyebilmeniz içindir.

Görüntüleme kayıtları yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir. Sıradan üyeler kimin hangi kayda baktığını göremez. Kayıtta kullanıcının kim olduğu, hangi ekranı açtığı, zamanı, tarayıcı bilgisi ve son bölümü maskelenmiş IP adresi tutulur. Kaydın içeriği (ad, kimlik numarası, adres gibi bilgiler) bu kayda yazılmaz. Bu kayıtlar 5 yıl saklanır, süre sonunda otomatik olarak silinir; ayrıntısı KVKK Aydınlatma Metni §9 saklama tablosundadır. Süre, yalnızca sizin sonradan inceleme yapabilmeniz için değil, kişisel veriye kimin ne zaman eriştiğinin bir inceleme veya yasal talep hâlinde ortaya konabilmesi için belirlenmiştir; imzala.org’un diğer denetim kayıtları için uyguladığı süreyle aynıdır. Bir ekip üyesinin hesabı kalıcı olarak silindiğinde, o üyeye ait erişim kayıtları da silinir. Bu kayıt imzala.org’un kendi güvenlik kaydıdır; ekibinizi bilgilendirme ve kendi kayıt yükümlülükleriniz bakımından sizin yerinize geçmez.

Organizasyon çalışma alanında bu kayıtlar aynı zamanda ekip üyelerinizin kişisel verisidir. Kaydın hangi bilgileri içerdiğini, kimlere gösterileceğini ve ne kadar saklanacağını imzala.org belirler ve bu çerçeveyi KVKK Aydınlatma Metni’nde yayımlar; ekibinizi bu kayıtların tutulduğu ve çalışma alanı yöneticilerince görülebildiği konusunda bilgilendirmek ise işveren sıfatıyla size aittir. Aynı şekilde, kayıt defterine girdiğiniz kişilerin bilgilerinin doğruluğu ve bu kişilerin aydınlatılması da sizin sorumluluğunuzdadır.

Görme, düzenleme, arşivleme ve dışa aktarma yetkileri organizasyon ayarlarınızdaki role göre belirlenir. Bir üyenin yetkisi yalnızca kendi oluşturduğu kayıtlarla sınırlandırıldıysa bu sınır listede, detayda, düzenlemede ve dışa aktarmada aynı biçimde geçerlidir.

Sık sorulanlar

Sözleşme gönderirken girdiğim kişi buraya ekleniyor mu? Evet. Sözleşme gönderiminde taraf olarak girdiğiniz kişiler kayıt defterine eklenir, bir dahaki sefere öneri olarak çıkar.

Kişiyi silebilir miyim? Bu ekrandaki silme işlemi kaydı arşivler: kayıt listeden çıkar, geçmiş sözleşmelerdeki bağlantısı bozulmaz ve arşiv görünümünden geri alınabilir. Kayıt defterindeki kişilerin verisinde veri sorumlusu sizsiniz; organizasyon sahibi veya yöneticisi, arşiv görünümünde kayıt satırındaki veya kaydın detay sayfasındaki Kalıcı sil düğmesiyle kaydı kalıcı olarak silebilir. Bir firmayı kalıcı sildiğinizde firmaya bağlı kişi kayıtları silinmez, yalnız firma bağlantıları kalkar. Bu işlem geri alınamaz: kayıtla birlikte özel alan değerleri, notlar ve değişiklik geçmişi de silinir. Kişiden belge toplamak için açılmış talepler iptal edilir, bağlantıları çalışmaz olur ve talepler silinir. İmzalanmış veya gönderilmiş sözleşmelerdeki taraf bilgisi ve imza delili bu işlemden etkilenmez, yasal saklama süresince korunmaya devam eder. Veri sahibi olarak kalıcı silme talebinizi [email protected] adresine de iletebilirsiniz; talebiniz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

Toplu kişi yükleyebilir miyim? Evet, Kişiler sayfasındaki İçeri Aktar sihirbazı ile CSV veya Excel dosyasından toplu yükleme yapabilirsiniz. Ayrıntılar yukarıdaki Toplu içe aktarma bölümünde.