Belgedeki İsme Göre İmzacı Eşleştirme
Alan Şablonu ile toplu gönderimde, her belgenin alıcısını tek tek girmek yerine belgede yazan ada göre bulabilirsiniz. Şablondaki her role o rolü imzalayabilecek kişileri tanımlarsınız; gönderim öncesi sistem, rolün imza yerinin düştüğü sayfada o kişilerin adını arar. Eşleşme kesin değilse belge gönderilmez, size sorulur. Göndermeden önce hangi belgenin kime gideceğini tek tek görüp düzeltebilirsiniz.
Bir laboratuvarın 300 analiz raporunu düşünün. Her raporun imza bloğunda o raporu imzalayacak kişinin adı yazılı ve rapordan rapora değişiyor. Bugüne kadar bu 300 alıcıyı ya tek tek forma girmek ya da Excel listesi hazırlamak gerekiyordu. Artık gerekmiyor: sistem alıcıyı belgede yazan addan bulabilir.
Nasıl çalışıyor
Şablonunuzdaki her rol için, o rolü imzalayabilecek kişileri tanımlarsınız. Şablon düzenleme ekranında rol kartının altında “Bu rol için kişiler” bölümü var; oradaki “Belgeden yakalanabilecek kişiler” listesine rehberinizdeki kişileri eklersiniz. Her kişinin yanında Ekip üyesi ya da Dışarıdan rozeti görünür.
Toplu gönderimde belgeleri yüklediğinizde sistem, o rolün imza yerinin düştüğü sayfada bu kişilerin adını arar. Bulursa o kişi role taraf olur.
Alıcı modunda üçüncü bir seçenek belirir: “Alıcılar belgedeki isimlerden bulunacak”. Tüm rollerin kişi listesi doluysa bu seçenek hazır seçili gelir ve Excel isteğe bağlı olur. Rollerden bazısında liste boşsa seçenek kapalı kalır; o roller için alıcıyı Excel’den ya da formdan verirsiniz, listesi dolu roller yine belgedeki ada göre bulunur.
Eşleşme kesin değilse gönderilmez
Bu özelliğin en önemli yanı ne yaptığı değil, emin olmadığında ne yapmadığı. Eşleştirme birebir (tam metin) yapılır. Yaklaşık benzerlik, puanlama, “en yakını” gibi bir şey yoktur. Belirsizlikte belge gönderilmez, karar size bırakılır.
| Durum | Ne demek |
|---|---|
| Eşleşti (ad bazlı) | Belgede tek bir aday adı bulundu |
| Kişi seçilmedi | Ad eşleşmedi, alıcıyı siz seçeceksiniz |
| 2 aday geçti, seçin | Aynı sayfada birden çok aday adı geçiyor, karar sizin |
| Bu rolde aday tanımlı değil | O role henüz kişi eklenmemiş |
| Adayın e-posta/telefonu yok | Kişi bulundu ama iletişim bilgisi eksik |
Eşleşmenin bulunduğu sayfa numarası satırda yazar. Önizleme ayrıca her kişinin kaç belgede taraf olacağını da gösterir; göndermeden önce bu dağılıma bakmanızı öneririz.
Düzeltme sizde
Önizleme sekmelidir: Tümü, Kontrol edilmesi gerekenler (yanında bekleyen belge sayısı yazar) ve İşlenenler. 300 belgenin 290’ı temizse doğrudan “Kontrol edilmesi gerekenler” sekmesine geçip yalnız iş bekleyenleri görürsünüz.
Çözülmemiş bir satırda üç seçeneğiniz var: rolün kişi listesinden kişi seçmek, “Listede yok / başka kişi” ile rehberinizden başka birini aramak, ya da “Bu belgeyi gönderme” ile o belgeyi dışarıda bırakmak. İkinci yolu kullandığınızda seçtiğiniz kişi o rolün listesine eklenir, böylece bir sonraki gönderim kendiliğinden çözülür.
Gönderim, siz onaylamadan başlamaz. Onay penceresi üç sayıyı ayrı ayrı yazar: kaç belgede alıcı belgedeki ada göre eşleşti, kaç belgede ad bulunamadığı için rolün varsayılan kişisine gidiyor, kaçının alıcısını siz seçtiniz.
Bilmeniz gerekenler
- Bu eşleştirme bir kimlik veya yetki doğrulaması değildir. Belgede yazan ada göre yapılır. Aynı adı taşıyan başka bir kişi olabilir. Şablonunuzdaki kimlik doğrulama adımlarını açık tutmanız bu riski azaltır; ancak bu adımlar da imzacının kimliğini kesin olarak tespit etmez: SMS doğrulaması, kişi kaydındaki numaraya erişildiğini gösterir. Kimlik önemliyse kişi listenizin doğruluğunu ve güncelliğini siz sağlamalısınız.
- Davet gönderilmesi imza anlamına gelmez; sözleşme ancak taraf kendi imza sayfasında imzaladığında tamamlanır.
- İletişim bilgisi her zaman kişi kaydından okunur. Belgeden e-posta ya da telefon çıkarılmaz.
- Eşleşme olmazsa ve rolde “Varsayılan kişi” tanımlıysa belge o kişiye gider; bu durum önizlemede ayrı bir durum olarak gösterilir ve onay penceresinde sayısı yazar. Varsayılan kişi de yoksa belge gönderilmez, size bildirilir.
- Eşleştirme, PDF’in metin katmanını okur. Bir belge ekranda görünmeyen gizli metin içeriyorsa eşleşme, gözünüzle gördüğünüz addan farklı olabilir. Dışarıdan gelen belgelerde önizlemedeki alıcıyı gözden geçirin. Sayfada metin katmanı yoksa (taranmış görüntü) ad aranamaz; alıcıyı siz belirlersiniz.
- Kişi listelerini güncel tutun. Ayrılan ya da artık o rolü imzalamayan kişileri listeden çıkarın; aksi hâlde adı belgede geçtiği sürece kendisine davet gitmeye devam eder.
- Listeye yalnız, şablonun bulunduğu çalışma alanındaki kişiler eklenebilir.
- Bu özellik Alan Şablonu toplu gönderimine özgüdür. Tekil sözleşme oluşturmada ve belgeli şablonlarda eşleştirilecek değişken bir isim olmadığı için geçerli değildir.
- Eşleştirme bir yardımcı araçtır; İmzala.org eşleşmenin doğruluğunu garanti etmez. Hangi belgenin kime gideceğinin son kontrolü, gönderim onayını verirken sizdedir.
- Bu özellik imzanın hukuki sınıfını değiştirmez; imzanızın niteliği, imza sürecinde uygulanan adımlara göre belirlenir ve ispat değeri her zaman ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.
Başlarken
Şablonlar sayfasından bir Alan Şablonu açın, Taraflar adımında rol kartındaki “Belgeden yakalanabilecek kişiler” listesine kişilerinizi ekleyin. İlk denemeyi iki üç belgeyle yapıp önizleme çıktısına bakmanızı öneririz.
Ayrıntılı anlatım: Belgedeki isme göre imzacı eşleştirme.
Konuyla İlgili