Evrakı E-postayla Kovalamayın, Kişiye Özel Bağlantıyla Toplayın
Vergi levhası, imza sirküleri, faaliyet belgesi veya başvuru evrakı: istediğiniz belgeleri listeleyin, kişiye özel bağlantıyı gönderin. Karşı taraf hesap açmadan telefonundan ya da bilgisayarından yükler; siz gelen belgeleri tek ekranda önizler, kabul eder ya da gerekçe yazarak reddedersiniz.
- Hesap Açmadan Yükleme
- Sözleşme Akışında Belge Adımı
- Altyapı Türkiye'de
Evrak Toplamak Sözleşmeden Daha Uzun mu Sürüyor?
Eksik belge, yanlış dosya ve dağınık e-postalar en çok zamanı burada alır.
Bayi, müşteri, kiracı veya aday; hangisinden belge isterseniz isteyin süreç çoğunlukla e-posta ekleri, mesajlaşma uygulamaları ve telefonla takip üzerinden yürür. Hangi belgenin geldiği, hangisinin eksik ya da hatalı olduğu ve hangi dosyanın son hali olduğu dağınık kalır.
E-posta Eklerinde Kaybolan Belgeler
Belgeler farklı kişilerin gelen kutularına, farklı adlarla ve parça parça gelir; bir dosyanın son halini bulmak zaman alır.
Eksik Belgeyi Tek Tek Takip Etmek
Kimden hangi belgenin beklendiğini ekip kendi listeleriyle izler; hatırlatma ve takip elle yapılır.
Yanlış veya Okunaksız Dosya
Yanlış belge ya da okunaksız fotoğraf geldiğinde yeni dosyayı istemek için yazışma baştan başlar.
Sözleşme ile Evrakın Ayrı Yürümesi
Sözleşme bir kanaldan, ek evrak başka bir kanaldan istenir; imza tamamlandığında belgelerin eksik olduğu sonradan fark edilir.
Karşı Tarafı Hesap Açmaya Zorlamak
Belge yüklemek için portala üye olmak ya da şifre almak gerektiğinde karşı taraf süreci yarıda bırakabilir.
Kişisel Veri İçeren Dosyaların Dağılması
Kimlik veya şirket bilgisi taşıyan belgeler kişisel e-posta kutularında ve mesaj geçmişlerinde birikir; kimin neye eriştiği belirsizleşir.
Çözüm: Belgeleri Tek Bağlantıyla İsteyin, Tek Ekranda İnceleyin
Bağımsız Belge Talebi veya Sözleşmeye Bağlı Belge Adımı
Belge Toplama, organizasyon çalışma alanında kullanılan ücretli bir eklentidir. Belgeleri bağımsız bir talep olarak isteyebilir ya da doğrudan bir sözleşmeye bağlayabilirsiniz. Belge Toplama bir kimlik doğrulama yöntemi değildir; belgeleri kabul veya reddetme kararı kuruluşunuza aittir.
Kişiye Özel Yükleme Bağlantısı
Kişiyi seçin, istediğiniz belge kalemlerini ekleyin, bağlantıyı e-postayla gönderin ya da kopyalayıp güvenli bir kanaldan iletin. Bağlantı kişiye özeldir ve 14 gün geçerlidir; yükleyen kişinin hesap açmasına gerek yoktur.
Detayları İnceleyinSözleşmeyle Birlikte Belge İsteme
Sözleşme sihirbazının Belgeler adımında hangi belgenin hangi imzacıdan isteneceğini seçin; belgeleri sözleşme gönderilince ya da imza tamamlanınca isteyin. Kişi belgeleri imza ekranının içinden, adım adım yükler. İsterseniz belgeler yüklenmeden imza alınmaz.
Detayları İnceleyinTelefondan Fotoğrafla veya Dosyayla Yükleme
Telefonda fotoğraf kabul eden kalemlerde Fotoğraf çek ve Galeriden seç seçenekleri çıkar; bilgisayarda dosya sürükleyip bırakılır. PDF, JPG, PNG, HEIC, DOCX ve XLSX kabul edilir, dosya başına en fazla 20 MB.
Kalem Kalem Kabul veya Ret
Gelen belgeleri önizleyin veya indirin, her kalemi kabul edin ya da gerekçe yazarak reddedin. Gerekçe kişiye gösterilir; imzadan önce istenen belge reddedilirse kişi yalnız o belgeyi yeniden yükler.
Hazır Belge Listeleri
Sık istediğiniz evrakı (bayi evrakı, işe alım, kiracı, aylık muhasebe evrakı gibi) bir kez belge şablonu olarak kaydedin, her talepte yeniden kullanın. Bir talepte en fazla 25 belge kalemi bulunabilir.
Türkçe veya İngilizce Yükleme Ekranı
Belge ekranları imzacının diline göre yalnızca Türkçe ya da yalnızca İngilizce görünür; yurt dışındaki iş ortaklarınızdan da aynı akışla belge isteyin.
Belge Toplamada Somut Kazanımlar
Belgeyi yükleyen kişi İmzala hesabı açmaz, ücret ödemez; bağlantıyı açıp yükler.
Hangi belgenin yüklendiği, incelendiği, kabul veya reddedildiği talep ekranında ve sözleşme detayında görünür.
Belge adımı sözleşmenin içinde olduğu için imza ve evrak ayrı kanallarda yürümez.
Hatalı belge gerekçesiyle reddedilir, kişi yalnız o belgeyi yeniden gönderir.
Belgenin alınma zamanı ve içerik özeti (SHA-256) kaydedilir; belgenin yüklendikten sonra değiştirilmediği teknik olarak kontrol edilebilir. Bu kayıt belgenin gerçekliğini göstermez.
Belgeler kişisel e-posta kutularında değil, organizasyonun Belge Talepleri alanında durur.
Belge Toplama Akışı
Eklentiyi Açın
Organizasyonunuzun Entegrasyonlar sayfasında Belge Toplama kartını açın ve aylık ya da yıllık dönemi seçin.
Belge Listesini Hazırlayın
İstediğiniz belge kalemlerini ekleyin veya kayıtlı bir belge şablonu seçin; her kalemin zorunlu olup olmadığını belirleyin.
Bağlantıyı veya Sözleşmeyi Gönderin
Bağımsız talepte yükleme bağlantısı kişiye gider; sözleşmeye bağlı talepte belgeler imza ekranından istenir.
Kişi Belgeleri Yükler
Kişi bilgilendirmeyi okur ve yükleme beyanını işaretler, belgeleri dosyayla veya fotoğrafla yükler; zorunlu belgeler tamamlanınca belgeler kuruluşa iletilir.
İnceleyin ve Karar Verin
Belgeleri önizleyin, kalem kalem kabul veya reddedin; tüm kalemler tamamsa talebi onaylayın.
Kullanım Senaryoları
Bayi ve Tedarikçi Evrakı
Bayi veya tedarikçi sözleşmesiyle birlikte vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesini aynı akışta isteyin. Temsil yetkisini ve belgenin gerçekliğini değerlendirmek sizde kalır. Bayi süreçleri için Bayi Sözleşmeleri Yönetimi sayfasına bakın.
Müşteri ve Kiracı Evrakı
Kira veya hizmet sözleşmesinden önce ya da sonra gereken belgeleri kişiye özel bağlantıyla toplayın; eksik belgeyi talep ekranından izleyin.
Başvuru ve İşe Alım Evrakı
Başvuru sahiplerinden veya çalışan adaylarından istediğiniz evrakı hesap açtırmadan toplayın. Hangi belgeyi hangi hukuki sebeple istediğinizi belirlemek kuruluşunuza aittir. Aday aşamasında yalnız değerlendirme için gerekli belgeleri isteyin; özel nitelikli kişisel veri içeren belgeler için Kişisel Veriler bölümüne bakın.
Belge Toplamaya Özel Özellikler
Tek Bağlantı
Sözleşmeye bağlı taleplerde davet ve hatırlatma mesajlarında yalnız imza bağlantısı bulunur; belge adımı imza sürecinin içindedir.
Kimden Hangi Belge
Çok taraflı sözleşmede her belgenin hangi imzacıdan isteneceğini tablodan seçin; işaretlenmeyen kişiden belge istenmez.
Eski Talebi Yeniden Açma
Kapanmış bir talebi yeniden açın; daha önce yüklenen belgeler korunur, imzalamış taraf bilgilendirilir.
Zararlı Yazılım Taraması
Her dosya yükleme sırasında zararlı yazılım taramasına gönderilir; zararlı içerik bulunan dosya kabul edilmez.
Toplu İndirme
Eklenti sona erdiğinde, silme tarihinden önce organizasyon sahibi tüm belgeleri ek kimlik doğrulamasıyla tek ZIP dosyası olarak indirebilir.
Kurumsal Planda Otomatik Okuma
Kurumsal planda talep üzerine vergi levhası ve imza sirkülerinin otomatik okunup sözleşmedeki unvan ve imzacı bilgileriyle karşılaştırılması açılabilir. Okuma karar vermez; kabul veya ret kararı yine sizindir. Kuruluşun açık bıraktığı yapay zekâ yardımı yurt dışındaki bir sağlayıcıyı kullanır; ayrıntı Belge Toplama Aydınlatma Metni'nde.
🔒 Belge Toplamada Güvenlik ve Veri Koruma
Toplanan belgeler için uygulanan önlemler ve sorumluluk dağılımı
Veri Sorumlusu Kuruluşunuz
Belgeyi yükleyen kişi bakımından veri sorumlusu belgeyi isteyen kuruluşunuzdur; İmzala.org belgeleri sizin adınıza ve talimatınızla saklayan veri işleyendir
Zararlı Yazılım Taraması
Her dosya yükleme sırasında taranır; zararlı içerik bulunan dosya kabul edilmez. Tarama bir dosyanın zararsız olduğunu garanti etmez
Şifreli Bağlantı (TLS)
Belgeler tarayıcı ile sunucu arasında TLS/HTTPS ile şifreli iletilir
İçerik Özeti Kaydı
Belgenin alınma zamanı ve SHA-256 içerik özeti kaydedilir; bu kayıt belgenin gerçekliğini göstermez
Altyapı Türkiye'de
Uygulama, veritabanı ve belge depolama Türkiye'deki veri merkezinde barındırılır; e-posta, SMS ve ağ hizmetlerinde yurt dışındaki sağlayıcılar da kullanılır, liste ve güvenceler Alt İşleyenler sayfasındadır
Aydınlatma Kuruluşunuzda
Kişiyi aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rıza almak kuruluşunuza aittir; Belge Toplama Aydınlatma Metni ve Alt İşleyenler sayfası, kendi aydınlatma metninizi hazırlarken başvurabileceğiniz kaynaklardır; sizin aydınlatma metninizin yerine geçmez
Belge Toplama Eklentisi
Belge Toplama hiçbir plana dahil değildir; organizasyonlar için aylık veya yıllık ücretli bir eklentidir. Fiyatlara KDV dahildir. Seçtiğiniz dönem sonunda eklenti kayıtlı kartınızdan aynı dönem için otomatik yenilenir. Yenileme, kuruluş sahibinin kayıtlı e-posta adresinden [email protected] adresine yazılı talep ile durdurulur; panelden durdurulamaz. Eklenti ödemeyle hemen etkinleştiği için ayrı onayınızla cayma hakkı kullanılamaz (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.15/1-h). Ayrıntılar Belge Toplama rehberinde ve Mesafeli Satış Sözleşmesi sayfasında yer alır.
KDV dahil, her ay otomatik yenilenir.
- Bağımsız belge talebi ve sözleşmeye bağlı belge adımı
- Hesap açmadan yükleme, kişiye özel bağlantı
- Kalem kalem kabul veya gerekçeli ret
- Belge şablonları ve hazır listeler
KDV dahil, her yıl otomatik yenilenir.
- Bağımsız belge talebi ve sözleşmeye bağlı belge adımı
- Hesap açmadan yükleme, kişiye özel bağlantı
- Kalem kalem kabul veya gerekçeli ret
- Belge şablonları ve hazır listeler
🤔 Belge Toplama Hakkında Sık Sorulanlar
Evrak isteyen ekiplerin en çok sorduğu sorular
Belge yükleyecek kişinin İmzala hesabı olması gerekiyor mu?
İmzala.org yüklenen belgeleri doğruluyor mu?
Belgeleri sözleşmeyle birlikte isteyebilir miyim?
Hangi dosya türleri kabul ediliyor?
Belge Toplama planıma dahil mi?
Eklentinin süresi dolarsa belgelere ne olur?
Online Belge ve Evrak Toplama Nasıl Yapılır?
Belge Toplamada Kişiye Özel Bağlantı
Müşteriden, bayiden veya başvuru sahibinden belge isterken en çok zaman kaybettiren adım, belgelerin farklı kanallardan, farklı adlarla ve parça parça gelmesidir. Kişiye özel bir yükleme bağlantısı, istenen belgeleri tek listede gösterir; karşı taraf hangi belgenin zorunlu olduğunu görür ve yalnız o listeye yükler.
Sözleşmeyle Birlikte Belge İstemek
Bayi sözleşmesi, kira sözleşmesi veya hizmet sözleşmesi gibi ek evrak gerektiren süreçlerde belge adımını sözleşmenin içine almak, imza tamamlandıktan sonra eksik evrakın fark edilmesini önler. Belgeleri imzadan önce ya da imzadan sonra isteyebilir, isterseniz belgeler yüklenmeden imza alınmamasını seçebilirsiniz.
Belge Toplama ve Kişisel Veriler
Belgeyi yükleyen kişi bakımından veri sorumlusu, belgeyi isteyen kuruluşunuzdur; İmzala.org belgeleri sizin adınıza ve talimatınızla saklayan veri işleyendir. Hangi belgeleri hangi hukuki sebeple istediğinizi belirlemek, kişiyi aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızasını almak kuruluşunuza aittir. Sağlık raporu veya adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel veri içeren belgelerde bu yükümlülüğe özellikle dikkat edin. Kişinin belge yüklemeden önce verdiği onay (bağımsız taleplerde yükleme sayfasındaki onay kutusu, sözleşmeye bağlı taleplerde imza sürecinin ilk adımındaki onay) açık rıza değildir ve sizin aydınlatma yükümlülüğünüzün yerine geçmez; açık rıza gerekiyorsa bunu kuruluşunuz ayrıca almalıdır.
İmzala.org yüklenen belgelerin gerçekliğini, içeriğinin doğruluğunu veya talep ettiğiniz amaca uygunluğunu doğrulamaz; belgeleri kabul veya reddetme kararı size aittir. Ayrıntılar için Belge Toplama Koşulları, Belge Toplama Aydınlatma Metni, Alt İşleyenler ve Veri İşleme Sözleşmesi sayfalarına bakabilirsiniz.
Evrak Takibini Tek Ekrana Taşıyın
Belge Toplama'yı kendi belge listenizle görmek için demo talep edin ya da rehberi inceleyin.
Organizasyon çalışma alanında kullanılır • Türkçe destek dahil
Güvenli e-imza seçeneği (5070) · TÜBİTAK zaman damgası