Sanal Ofis Sözleşmenizi, Adres İznini ve KVKK Aydınlatmanızı Tek Zarfta Gönderin
Sanal ofis, hazır ofis ve paylaşımlı ofis işletmeleri için yasal adres hizmet sözleşmesi, hazır ofis kira sözleşmesi, adres kullanım izni, posta ve tebligat kabul talimatı, KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza formunu tek bir zarfta gönderin. Sözleşme imzalanır, aydınlatma metninin okunduğu teyit edilir, açık rıza ayrıca onaylanır ya da reddedilir; açık rıza zorunlu tutulamaz, reddedilse de sözleşme imzalanabilir. Müşteriniz ofise gelmeden telefonundan imzalar; vergi levhası ve imza sirküleri gibi şirket evrakını da kişiye özel bağlantıyla toplarsınız.
- Denetim İzi ve Tamamlanma Sertifikası
- Güvenli e-imza seçeneği (5070)
- KVKK aydınlatması ayrı belgede
Sanal Ofis Müşteri Kabulünde Sözleşme ve Evrak Sorunları
Kağıt Süreçler Hem Müşteriyi Ofise Getirir Hem Yenileme Dönemini Yavaşlatır
Müşteriyi İmza İçin Ofise Getirmek
Sanal ofis müşterisi çoğu zaman başka bir şehirde çalışır; yalnız sözleşme imzalamak için ofise gelmesi ya da kağıt nüshanın kargoyla gidip gelmesi, şirket kuruluşu veya adres değişikliği takvimini geciktirir.
Adres Kullanım İzninin Hangi Biçimde İstendiği
Ticaret sicil müdürlüğü veya vergi dairesi, adres değişikliğinde kira sözleşmesini ya da adres kullanım iznini (muvafakatname) belirli bir biçimde isteyebilir. Biçim kurumdan kuruma ve işlemden işleme değişebildiği için ilgili kurumun istediği biçimi önceden teyit etmek gerekir.
Şirket Evrakının Dağınık Gelmesi
Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve kimlik kartı kopyası e-posta eklerinden, mesajlaşma uygulamalarından ve elden parça parça gelir; hangi müşterinin hangi belgesinin eksik olduğu ekip listelerinde kaybolur.
Posta ve Tebligat Talimatının Kaydı
Müşteri adına gelen posta ve tebligatın kim tarafından, hangi kapsamda teslim alınacağı ve müşteriye nasıl iletileceği yazılı bir talimata bağlanmadığında, bir tebligatın geç iletildiği tartışmasında hangi talimatın geçerli olduğunu göstermek zorlaşır.
Yenileme Döneminde Toplu İmza Yükü
Yıllık sözleşmeler çoğunlukla aynı dönemlerde yenilenir; onlarca müşteriye yenileme sözleşmesini tek tek göndermek ve kimin imzaladığını elle takip etmek ekibin zamanını alır.
Kimlik ve Şirket Verisinin İşlenmesi
Müşteri kabulünde toplanan kimlik bilgileri, şirket yetkilisinin iletişim bilgileri ve imza sirküleri kişisel veri içerir. Bu veriler için aydınlatma yapılmalı, yalnız gerçekten rızaya dayanan işlemeler için açık rıza ayrıca istenmelidir.
Zarf, Belge Toplama ve Toplu Gönderimle Uzaktan Müşteri Kabulü
Hizmet Sözleşmesinden Şirket Evrakına Tüm Müşteri Dosyası Tek Platformda
Hizmet Sözleşmesi, Adres İzni ve KVKK Aydınlatma: Tek Zarfta
Yasal adres hizmet sözleşmesi veya hazır ofis kira sözleşmesi, adres kullanım izni, posta ve tebligat kabul talimatı, KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza formunu tek gönderimde (zarf) müşteriye ulaştırın. Sözleşme imzalanır, aydınlatma metninin okunduğu teyit edilir, açık rıza ayrıca onaylanır ya da reddedilir; açık rıza zorunlu tutulamaz, reddedilse de sözleşme imzalanabilir.
- Sanal ofis, hazır ofis ve toplantı odası için kendi şablonlarınız
- Adres kullanım izni ve posta talimatı ayrı belgeler olarak
- KVKK aydınlatması ve açık rıza ayrı belgede
- İmza sonrası müşteri kartında arşiv
Şirket Evrakını Kişiye Özel Bağlantıyla Toplayın
Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve kimlik kartı gibi müşteri evrakını Belge Toplama eklentisiyle isteyin. Kişiye bağlantı gönderilir, müşteri hesap açmadan belgeyi yükler, siz her belgeyi inceleyip kabul eder ya da gerekçe yazarak reddedersiniz. Belgenin gerçekliğini ve imza yetkisini değerlendirmek kurumunuzda kalır. Yalnız amacınız için gerekli belgeleri isteyin. Kimlik Fotoğrafı Doğrulama kullanıyorsanız kimlik kartı görüntüsünü ayrıca yükletmek yerine Kimlik belgesini depola seçeneğiyle kurum kaydına alabilirsiniz. Belgelerin saklanmasına ilişkin ayrıntılar Belge Toplama Aydınlatma Metni sayfasındadır.
- Belgeler bağımsız bir talep olarak ya da sözleşmeyle birlikte istenir
- Müşteri telefonundan fotoğrafla veya dosyayla yükler
- Her belge ayrı ayrı kabul veya ret
- Belgeler e-posta kutularında değil, panelde durur
Yenileme Döneminde Toplu Gönderim
Yenilenecek sözleşmeleri CSV veya Excel ile toplu gönderin, ya da Excel şablonunu doldurarak tek seferde 50 tarafa kadar ekleyin. Şirket ortaklarının veya birden fazla yetkilinin imzası gerekiyorsa sıralı ya da paralel imza akışı kurun.
- Sıralı imza: belirlediğiniz sırayla her taraf davet edilir
- Paralel imza: tüm yetkililer aynı anda davet alır
- İmza durumu panelden anlık takip edilir
- Eksik imza için otomatik SMS ve e-posta hatırlatması
Resmî Şekil Sınırını Ayıran Süreç
Yasal adres hizmet sözleşmesi ve hazır ofis kira sözleşmesinin geçerliliği için kanunda özel bir şekil öngörülmemiştir (TBK m.12); bu sözleşmeler dijital imzayla kurulabilir. Konut ve çatılı işyeri kiralarında fesih bildiriminin yazılı yapılması gerekir (TBK m.348). Kurumun noter onaylı belge istediği durumlarda belge notere gider. Taşınmaz devri gibi resmî şekle tabi işlemler ile kefalet gibi teminat sözleşmeleri güvenli e-imzayla dahi yapılamaz (5070 sayılı Kanun m.5/2). Ticaret sicili veya vergi dairesi işlemlerinde ilgili kurumun istediği biçimi önceden teyit edin; gerekiyorsa güvenli e-imza (NES) seçeneğini kullanın.
- Her belge ayrı karar ile imzalanır
- İmzacının telefona erişimi SMS kodu ile teyit edilebilir
- İmza anı zaman damgasıyla kayda geçer
- NES (USB token veya mobil imza) seçeneği
Hatırlatma, Son İmza Tarihi ve Detaylı Arama
Her belge için son imza tarihi tanımlayın; imzalanmayan belgelerde imzacı başına en fazla 3 SMS ve 3 e-posta hatırlatması otomatik veya manuel gönderilir. Tarih aralığı, taraf, şablon, etiket veya doğrulama türüne göre arayın; tamamlanan sözleşmelerin imzalı PDF'lerini dosya listesiyle birlikte tek ZIP olarak indirin.
Kimlik Teyidi ve Tamamlanma Sertifikası
İmzacı, kimlik kartının ön ve arka yüzünü kamerayla çeker; bilgiler OCR ve MRZ ile sözleşmedeki taraf bilgileriyle eşleştirilir. Bu eşleştirme, kartın gerçekliğini ve kartı gösterenin kart sahibi olduğunu doğrulamaz. Sözleşmeden bağımsız kimlik doğrulama da panelden veya API ile talep edilebilir. Tamamlanan her dosya için doğrulama karekodu ve olay zaman çizelgesi içeren tamamlanma sertifikası üretilir. Uygulama, veritabanı ve belge depolama Türkiye'deki veri merkezinde barındırılır; ağ, e-posta ve yedekleme için kullanılan hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı aktarımlar Alt İşleyenler sayfasında ve KVKK Aydınlatma Metni'nde listelenir.
Somut Kazanımlar
Sanal Ofis ve Hazır Ofis Süreçlerinde Pratik Kazanımlar
Uyuşmazlıkta Düzenli Kayıt
Hizmet kapsamı, ücret veya fesih tartışmasında hangi sözleşmenin kim tarafından ne zaman imzalandığı denetim izi ve zaman damgasıyla kayıt altındadır; imzala.org'da varsayılan dijital imza HMK m.199 anlamında belge niteliğindedir ve uyuşmazlıktaki ispat değeri ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.
Posta Talimatı Ayrı Belgede
Posta ve tebligat kabul talimatı yasal adres hizmet sözleşmesiyle aynı zarfta ayrı bir belge olarak gönderilir; hangi talimatın ne zaman imzalandığı kayıt altındadır. Talimatın içeriği ve kapsamı kurumunuzun sorumluluğundadır. Talimat, tebligatın kime yapılmış sayılacağını belirlemez; bu Tebligat Kanunu'na göre değerlendirilir. Talimatta adı geçen yetkili çalışanlar gibi üçüncü kişilerin bilgilerini yalnız gerektiği kadar yazın; bu kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü kurumunuza aittir.
KVKK Aydınlatma ve Açık Rıza
Müşterinizin verileri bakımından veri sorumlusu kurumunuzdur; imzala.org bu verileri sizin adınıza ve talimatınızla işleyen veri işleyendir. Aydınlatma ve gerekiyorsa açık rıza yükümlülüğü kurumunuza aittir. Ayrıntılar: KVKK Aydınlatma Metni, Kullanım Koşulları, Alt İşleyenler, Veri İşleme Sözleşmesi.
Resmî Şekil Sınırının Farkında Süreç
Kurumun noter onaylı belge istediği durumlar, taşınmaz devri gibi resmî şekle tabi işlemler ve kefalet gibi teminat sözleşmeleri kapsam dışıdır (5070 sayılı Kanun m.5/2); ekibiniz hangi belgenin dijital imzayla, hangisinin noterde ya da kurumun istediği biçimde yürüyeceğini ayırt eder.
Yenileme Döneminde Toplu Yönetim
Yenilenecek sözleşmeleri toplu gönderim, son imza tarihi, hatırlatma ve detaylı arama ile tek panelden yönetin.
Kimlik Kaydı Eklenmiş Müşteri Dosyası
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama kimlik kartı bilgilerini sözleşmedeki taraf bilgileriyle eşleştirir, SMS kodu imzacının telefona erişimini teyit eder; ikisi birlikte sözleşmeyi imzalayana dair ek kayıt sağlar.
Yasal adres hizmet sözleşmesi, adres kullanım izni, posta talimatı, KVKK aydınlatma ve gerekiyorsa açık rıza tek gönderimde müşteriye ulaşır.
Müşteri ofise gelmeden e-posta veya SMS bağlantısından, uygulama indirmeden imzalar.
Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve kimlik kartı Belge Toplama eklentisiyle tek ekranda toplanır.
Yenileme döneminde boş Excel şablonunu doldurup tek seferde çok sayıda tarafı ekleyin.
Kimin, ne zaman, hangi cihazdan imzaladığı kayıt altındadır; belgeler kural olarak TÜBİTAK zaman damgası taşır.
Uygulama, veritabanı ve belge depolama Türkiye'deki veri merkezinde barındırılır; ağ, e-posta ve yedekleme için kullanılan hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı aktarımlar Alt İşleyenler sayfasında ve KVKK Aydınlatma Metni'nde listelenir.
Müşteri Talebinden İmzalı Dosyaya: Adım Adım
Sanal Ofis İşletmesi için Tipik Müşteri Kabul Akışı
Zarfı Hazırlayın
Hizmet türüne göre şablonu seçin; yasal adres hizmet sözleşmesi veya hazır ofis kira sözleşmesi, adres kullanım izni, posta ve tebligat kabul talimatı, KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza formunu tek zarfa ekleyin.
Evrak Listesini Ekleyin
Belge Toplama eklentisiyle vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve kimlik kartı gibi belgeleri sözleşmeyle birlikte ya da ayrı bir talep olarak isteyin.
Gönderin
Zarf, müşteriye ve varsa diğer şirket yetkililerine e-posta, SMS ve Pro ve üzeri planlarda WhatsApp bağlantısıyla iletilir (WhatsApp kanalı isteğe bağlıdır ve yurt dışı aktarım içerir; kullanıyorsanız aydınlatmanızda belirtin); gönderim ileri tarihe zamanlanabilir.
Kimlik Teyidi
İmzacının telefona erişimi SMS kodu ile teyit edilir; Kimlik Fotoğrafı Doğrulama kullanılıyorsa imzacı kimlik kartının ön ve arka yüzünü kamerayla gösterir, bilgiler OCR ve MRZ ile eşleştirilir.
İmza ve Zaman Damgası
İmza gerektiren her belge ayrı ayrı imzalanır; imza anı zaman damgasıyla kayda geçer.
Takip ve Tamamlanma
Son imza tarihine kadar imzalanmayan belgeler için hatırlatma gönderilir, yüklenen evrak incelenir; tamamlanan dosya için tamamlanma sertifikası üretilir ve müşteri kartında arşivlenir.
Sanal Ofis İşletmelerine Özel Özellikler
Müşteri Kabulünden Yenilemeye Süreç Genelinde Kontrol
Çok Belgeli Zarf
Yasal adres hizmet sözleşmesi, adres kullanım izni, posta talimatı, KVKK aydınlatma ve açık rıza formunu tek gönderimde en fazla 20 belgeye kadar bir araya getirin; sözleşme imzalanır, aydınlatmanın okunduğu teyit edilir.
Belge Toplama
Şirket evrakını kişiye özel bağlantıyla isteyin; müşteri hesap açmadan yükler, siz her belgeyi inceleyip kabul eder ya da gerekçeyle reddedersiniz.
CSV ve Excel ile Toplu Gönderim
Yenileme döneminde sözleşmeleri toplu gönderin ya da Excel şablonuyla tek seferde 50 tarafa kadar ekleyin.
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama
İmzacı kimlik kartının ön ve arka yüzünü kamerayla çeker; bilgiler OCR ve MRZ ile eşleştirilir, masaüstünde QR ile telefondan çekim yapılabilir.
Hatırlatma ve Son İmza Tarihi
İmzalanmayan belgeler için tanımlı son tarihe kadar imzacı başına en fazla 3 SMS ve 3 e-posta hatırlatması gönderilir.
Kişiler ve Firmalar Defteri
Her müşteri şirketin sözleşmelerini, kimlik doğrulamalarını, etiketlerini ve özel alanlarını (ofis numarası, hizmet türü gibi) tek kartta görün.
Detaylı Arama ve Toplu PDF
Tarih aralığı, taraf, şablon, etiket veya doğrulama türüne göre arayın; imzalı PDF'leri dosya listesiyle birlikte tek ZIP olarak indirin.
API ve Webhook
Müşteri yönetim yazılımınızdan sözleşme gönderin; imza tamamlandığında webhook ile bildirim alın.
Sanal Ofis İşletmeleri için Şeffaf Fiyatlandırma
Kurulum ve donanım gerektirmeden bulut üzerinden kullanın. Güncel paketleri, eklentileri ve kredi seçeneklerini fiyatlandırma sayfasında inceleyebilirsiniz.
Tam fiyatlandırma için fiyatlandırma sayfasını inceleyin.
Sanal Ofis İşletmelerinin Sıkça Sorduğu Sorular
Hizmet sözleşmesinden adres kullanım iznine, şirket evrakından KVKK aydınlatmasına kadar yanıtlar
Sanal ofis hizmet sözleşmesini ve hazır ofis kira sözleşmesini dijital imzayla imzaya gönderebilir miyim?
Adres kullanım izni (muvafakatname) dijital imzayla ticaret sicilinde veya vergi dairesinde kullanılabilir mi?
Hangi işlemler imzala.org ile yapılamaz?
Müşteriden vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicili gazetesini nasıl toplarım?
Müşterinin kimliğini nasıl teyit ederim?
Müşterinin kişisel verilerini işlerken KVKK'ya nasıl uyarım?
Müşterim şahıs olarak hizmet alıyorsa ön bilgilendirme gerekir mi?
Yenileme döneminde çok sayıda müşteriye nasıl gönderim yaparım?
Sanal ofis, hazır ofis ve paylaşımlı ofis işletmeleri, müşterilerine yasal adres, posta ve tebligat kabulü, toplantı odası ve çalışma alanı hizmeti verir. Bu ilişki yasal adres hizmet sözleşmesi veya hazır ofis kira sözleşmesiyle kurulur; çoğu zaman adres kullanım izni (muvafakatname) ve posta ve tebligat kabul talimatı da eklenir. Yasal adres hizmet sözleşmesi ve hazır ofis kira sözleşmesinin geçerliliği için kanunda özel bir şekil öngörülmemiştir (TBK m.12); bu sözleşmeler dijital imzayla kurulabilir. Konut ve çatılı işyeri kiralarında fesih bildiriminin yazılı yapılması gerekir (TBK m.348). imzala.org'da varsayılan dijital imza HMK m.199 anlamında belge niteliğindedir ve uyuşmazlıktaki ispat değeri ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir. Kurumun noter onaylı belge istediği durumlarda belge notere gider. Taşınmaz devri gibi resmî şekle tabi işlemler ile kefalet gibi teminat sözleşmeleri güvenli e-imzayla dahi yapılamaz (5070 sayılı Kanun m.5/2). Ticaret sicil müdürlüğü veya vergi dairesi adres değişikliğinde kira sözleşmesini ya da muvafakatnameyi belirli bir biçimde isteyebileceğinden, ilgili kurumun istediği biçimi önceden teyit etmek ve gerekiyorsa güvenli e-imza (NES) seçeneğini kullanmak gerekir. Müşteri tüketici sıfatıyla ve uzaktan hizmet alıyorsa 6502 sayılı Kanun kapsamında ön bilgilendirme gerekebilir. imzala.org'un çok belgeli zarf özelliği ile yasal adres hizmet sözleşmesi, adres kullanım izni, posta talimatı, KVKK aydınlatma metni ve açık rıza formu tek gönderimde iletilir; sözleşme imzalanır, KVKK aydınlatma metninin okunduğu teyit edilir, açık rıza ayrıca onaylanır ya da reddedilir ve hiçbir zaman zorunlu tutulamaz. Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicili gazetesi ve kimlik kartı gibi şirket evrakı Belge Toplama eklentisiyle kişiye özel bağlantı üzerinden istenir; müşteri hesap açmadan yükler, kurum her belgeyi inceleyip kabul eder ya da reddeder. Yenileme döneminde CSV veya Excel ile toplu gönderim, son imza tarihi ve otomatik hatırlatma kullanılabilir. İmzacının telefona erişimi SMS kodu ile teyit edilebilir, kimlik kartı bilgileri OCR ve MRZ ile sözleşmedeki taraf bilgileriyle eşleştirilebilir. Müşteri verileri bakımından veri sorumlusu sanal ofis işletmesidir; imzala.org bu verileri işletme adına ve talimatıyla işleyen veri işleyendir. İmzalanan belgeler kural olarak TÜBİTAK zaman damgası taşır ve tamamlanan dosya için doğrulama karekodlu bir tamamlanma sertifikası üretilir. Uygulama, veritabanı ve belge depolama Türkiye'deki veri merkezinde barındırılır; ağ, e-posta ve yedekleme için kullanılan hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı aktarımlar Alt İşleyenler sayfasında ve KVKK Aydınlatma Metni'nde listelenir.
Sanal Ofis Sözleşmelerinizi Dijital İmzayla Yönetmeye Başlayın
Kendi hizmet sözleşmesi şablonunuzu yükleyin, müşteri kabul sürecinin nasıl işlediğini görün.
Güvenli e-imza seçeneği (5070) · TÜBİTAK zaman damgası
İlgili İçerikler
Toplu İmza
Yenileme döneminde aynı sözleşmeyi çok sayıda müşteriye imzaya gönderin.
Şablon Yönetimi
Sanal ofis, hazır ofis ve toplantı odası için belge şablonları oluşturun.
Telefondan İmzalama
Müşterileriniz ofise gelmeden akıllı telefonlarından uygulama indirmeden imzalayabilir.
Online İmza API
Mevcut müşteri yönetim yazılımınıza entegre edin, imza süreçlerini otomatikleştirin.
Belge Toplama
Vergi levhası, imza sirküleri ve kimlik kartını kişiye özel bağlantıyla isteyin.
Açık Rıza ve Aydınlatma
KVKK aydınlatma teyidini ve açık rızayı ayrı belgelerle toplayın.
Hukuk ve Sözleşme
Hizmet ve kira sözleşmeleri için dijital imza çözümleri.