Organizasyon ve Çalışma Alanı Yönetimi

imzala.org iki tür çalışma alanı sunar: kişisel (yalnızca size ait) ve kurumsal/organizasyon (ekip, kurumsal faturalandırma, şirket adına yönetilen sözleşmeler). Bu rehber kurumsal alanın yönetimini anlatır.

Organizasyon oluşturma

1. Sağ üstteki hesap menüsünden Organizasyonlar’a gidin.
2. “Organizasyon Oluştur” düğmesine basın.
3. Formu doldurun:
   • Firma adı (zorunlu)
   • Vergi numarası (zorunlu)
   • Çalışan sayısı, Vergi dairesi, Şirket adresi (isteğe bağlı)
4. “Oluştur“‘a basın. Organizasyonu siz oluşturduğunuz için Sahip rolüyle eklenirsiniz ve çalışma alanınız otomatik bu organizasyona geçer.

Ekip üyelerini davet etme

Organizasyonun Üyeler sekmesinde:

1. E-posta adresini girin.
2. Rol seçin: Yönetici veya Üye.
3. “Davet Gönder“‘e basın.

Davetli, e-postasındaki bağlantıdan kendi hesabıyla katılır. Gönderilen davetler “Bekleyen Davetler” altında görünür ve iptal edilebilir.

Davet edilen kişi ne görür

Davet bağlantısı geniş bir karşılama ekranı açar. Davet edilen kişinin iki yolu vardır:

• “İmzala.org hesabım var”: Giriş yapar, davet hesabına bağlanır.
• “Hesabım yok”: Aynı ekranda kişisel hesabını oluşturur, sonra davete devam eder.

İmzala.org hesabı kişiseldir. Davet çoğu zaman şirket e-posta adresine gitse de, kişi organizasyona kendi kişisel hesabıyla katılır. Böylece iş değişikliğinde bile hesap ve kişisel belgeler kişide kalır. Kayıt sırasında kişisel e-posta adresi önerilir; kurumsal bir adres girilirse kullanıcı nazikçe uyarılır.

Davet edilen kişi hesabının olup olmadığından emin değilse, karşılama ekranında telefon veya T.C. kimlik numarasıyla sorgulayabilir. Bu sorgunun sonucu ekranda gösterilmez; eşleşen bir hesap bulunursa daveti tamamlama bağlantısı yalnızca o hesabın kendi kayıtlı e-posta adresine (e-posta yoksa telefon numarasına) gönderilir. Bu, gizliliği korumak içindir: başka birinin bilgilerini giren kişi, o kişinin hesabı olup olmadığını öğrenemez. Girilen bilgi yalnızca anlık eşleştirme için kullanılır; saklanmaz ve içeriği kayıt altına alınmaz. Bu bilgiyi girmek zorunlu değildir.

Bekleyen bir davetiniz varsa panele girdiğinizde bir bildirim penceresi açılır; daveti oradan kabul edebilir veya sonraya erteleyebilirsiniz.

Roller

Rol	Yetki
Sahip	Tam yetki, organizasyonu silebilir
Yönetici	Üye davet/yönetim, ayarlar
Üye	Kendi işini görür; ayar/davet yapamaz

Üye davet ederken gelişmiş izinler ile o üyenin neleri görüp yapabileceğini (kişi, şirket, sözleşme, şablon üzerinde) özelleştirebilirsiniz.

Çalışma alanı geçişi

Kenar çubuğunun üst kısmındaki çalışma alanı seçicisinden dilediğiniz an geçiş yapabilirsiniz:

• Şahsi Hesap: kişisel alanınız
• Kurumsal Hesaplar: üyesi olduğunuz organizasyonlar (yanında rolünüz yazar)

Hangi çalışma alanında olduğunuz, oluşturduğunuz sözleşmenin hangi kredi havuzundan düşeceğini belirler: kurumsal alanda organizasyon kredisi, kişisel alanda kendi krediniz kullanılır.

Yapay zekâ ayarları

Kurum sahibi ve yöneticileri, kurum çalışma alanındaki yapay zekâ kullanımını tek yerden yönetebilir. Hesap menüsünden Organizasyonlar sayfasını açın, kurumunuzun kartına tıklayın ve açılan ayarlar sayfasında Kurum: Yapay zekâ kartına gidin. Kartta iki ayrı anahtar vardır:

• İmzala yapay zekâ özellikleri: Kapatırsanız sözleşme analizi, yapay zekâ ile alan tespiti ve şablon hazırlama bu kurumun belgeleri için çalışmaz; ilgili düğmeler kurum üyelerinin ekranından kalkar. Sırada bekleyen işlemler de başlamadan durur. Daha önce yapılmış analizler silinmez, görüntülenebilir ve tek tek silinebilir. Kapatma anında yapay zekâ altyapısına çoktan iletilmiş bir istek geri alınamaz.
• Yapay zekâ araçlarının MCP ile erişimi: Kapatırsanız resmî İmzala MCP istemcisinin güncel sürümleri (1.8.0 ve sonrası) bu kurumun çalışma alanına erişemez. Bu bir kurum politikasıdır; eski sürümleri veya API anahtarını başka bir araçta kullanan kişiyi teknik olarak engellemez. API anahtarlarının kimlere verileceğini ayrıca yönetin.

Anahtarı kapatırken onay istenir. Kartta son değiştiren kişi ve tarih görünür; değişiklik kurum sahibine bildirim olarak iletilir. Kurum üyeleri kartı görür ama değiştiremez. Bu ayarlar yalnız kurum çalışma alanını etkiler, üyelerin kişisel çalışma alanları değişmez.

Biyometrik veri saklama süresi

Kurum sahibi ve yöneticileri, imzacı kimlik doğrulamasında toplanan biyometrik verilerin ne kadar saklanacağını belirleyebilir. Ayarlar sayfasında Kurum: Biyometrik veri saklama kartına gidin, Saklama süresi listesinden 30 gün, 90 gün, 180 gün veya 1 yıl seçin ve Değişikliği kaydet’e tıklayın. Varsayılan süre 1 yıldır.

Canlılık doğrulaması görüntüleri ve kimlik çipinden okunan yüz verisi sözleşme tamamlandıktan sonra, yüz doğrulama vektörleri ve yüz eşleştirmesinde kullanılan kimlik kartı görselleri imzacının onayından itibaren seçtiğiniz süre kadar saklanır. Hiçbiri imzacının onayından itibaren 1 yıldan fazla tutulmaz. Yalnızca kimlik bilgilerinin okunması için çekilen kimlik belgesi görüntüsü bu ayarın kapsamı dışındadır. Süresi dolan veriler otomatik silme işlemiyle silinir; imza kaydı ve denetim izi etkilenmez.

• Kısaltma: Kaydetmeden önce kaç kaydın biyometrik verisinin silineceği gösterilir ve onayınız istenir. Silinen veriler geri getirilemez. Kurumda başka yöneticiler varsa değişiklik talep olarak açılır; diğer tüm yöneticiler kartta Onayla veya Reddet seçer. Hepsi onaylayınca yürürlüğe girer, biri reddederse iptal olur, 7 gün içinde tamamlanmazsa süresi dolar. Talebi açan kişi Talebi geri çek ile vazgeçebilir.
• Tek yöneticili kurum: Kayıt silmeyen değişiklik hemen uygulanır. Kayıt silen kısaltma 7 gün sonra uygulanır; bu sürede Değişikliği iptal et ile vazgeçebilirsiniz.
• Uzatma: Yalnız bundan sonra imzacılardan alınacak onaylara uygulanır, daha önce toplanmış verilerin süresini uzatmaz.

Onay isteyen e-postadaki bağlantı yalnız ayar sayfasını açar; onay, oturum açtığınız panelde verilir. Kurum üyeleri kartı görür ama değiştiremez. Kartta son değiştiren kişi ve tarih görünür.

Kredi ve limitler

Organizasyon Ayarlar sekmesinde Kredi Bakiyesi (Toplam / Kullanılan / Kalan) görünür. Yöneticiler, Üyeler sekmesinden her üyeye aylık kredi limiti atayabilir (boş bırakılırsa sınırsız).

Üyelik, roller veya gizlilik hakkında ayrıntı için Hesap Kurulumu rehberine bakın.